Como já mencionado anteriormente, a conciliação de portador consiste em realizar a conciliação das contas do grupo disponível do balanço contábil, ou seja, com as contas das quais fazem parte a conta caixa, as contas de banco- conta movimento e as contas de aplicação financeira. Após a execução da rotina, o sistema faz uma consulta no sistema agro para retornar as informações do financeiro, onde é realizado o controle de portadores, e confronta com as informações do contábil, da seguinte forma: A partir dos filtros informados na tela, a consulta verifica todos as portadores que foram filtrados, conforme as contas contábeis que foram informadas. Quando não é informada nenhuma conta analítica, são retornados todos os portadores que existem no sistema financeiro, e todas as contas contábeis que estão amarrados a esses portadores. Assim, caso tenha algum portador, que não tenha uma conta contábil amarrada, irá retornar com a conta zero, identificando que existe um portador sem configuração. Obviamente, se for informado no filtro uma conta analítica específica, por exemplo, a conta 1 (caixa), será retornado do financeiro somente portadores que estão configurados para alimentar a conta analítica número 1.
A conciliação parte da ideia de verificar os valores do nível mais sintético para o mais analítico. O primeiro nível de conciliação é o de conta contábil, onde o sistema retorna as contas contábeis que ele identificou nos portadores, com o saldo inicial, a movimentação e o saldo final: o saldo inicial é considerado obviamente das tabelas de saldo, onde, para empresas que utilizam centro de custos e/ou contabilidade centralizada, os saldo são considerados das tabelas de centro de custo. Para contabilidade decentralizada, e/ou empresas que não trabalham com centro de custo, os saldos são considerados pela tabela de analíticas.
A movimentação de lançamentos que ocorreu no período informado e o saldo final é montado a partir do saldo inicial, ou seja, o saldo final sempre é montado a partir da informação composta pelo saldo inicial e a movimentação que foram listados.
O mesmo acontece nas colunas do módulo gerencial, onde são listados o saldo inicial, a movimentação e o saldo final. Com estas informações, o sistema realiza a comparação de cada coluna, descrevendo na coluna situação se está consistente, ou se não está consistente, e sendo inconsistente, qual é a diferença, inclusive, pintando de vermelho o campo que está com a inconsistência. Identificada a conta contábil que tem uma inconsistência, é possível realizar o detalhamento em cada passo, para identificar onde está essa diferença.
O segundo nível de detalhamento é o de estabelecimento. Essa etapa somente é habilitada quando a contabilidade é centralizada. Quando a contabilidade é decentralizada, somente é habilitada se o filtro de estabelecimento possuir mais de um estabelecimento. Selecionando então a conta contábil onde foi identificada a divergência, é possível verificar em qual estabelecimento ou em quais estabelecimentos ocorre essa divergência.
Encontrado os estabelecimentos com divergência, então é possível selecionar esse estabelecimento, e então habilita uma nova etapa mais analítica, que é a etapa que retorna as informações por data. São listadas dia a dia as informações de saldo inicial, movimentação e saldo final, a partir da data inicial e Final que foram informados no filtro. Novamente, cabe-se comentar que o saldo inicial do dia primeiro é montado a partir da tabela de saldos e dos demais dias é o saldo final do dia anterior, montado sempre pela saldo inicial, mais a movimentação.
Verificado, então, o dia com a diferença, é possível acessar a quarta etapa, mais analítica do processo, que é a etapa dos lançamentos. Aqui, basicamente, há um cruzamento entre os lançamentos daquele dia, daquele estabelecimento e daquela conta contábil entre a contabilidade e o sistema gerencial. São demonstrados o valor específico do lançamento, se ele é a débito, ou a crédito, o número do lançamento e o histórico. Para fazer esse cruzamento, se dá através do código do ID origem. Assim, o sistema faz o cruzamento dos lançamentos da contabilidade e do financeiro que possui um mesmo ID origem, que é a chave de ligação entre o lançamento na contabilidade e o lançamento no sistema gerencial.
Caso o identifique que o lançamento possui uma divergência e esse lançamento for um lançamento composto, ou seja, sendo um lançamento de multi-sequências, é possível então abrir um quinto nível de tratamento, que é o detalhe do lançamento, ou seja, a abertura de cada perna do lançamento, onde é possível verificar, então, no seu nível mais micro, mais detalhado, quais foram as sequências que compuseram aquele lançamento, novamente cruzando gerencial com a contabilidade e identificando onde consta essa diferença, qual é a situação que gerou essa diferença de lançamentos. E a partir daí, cabe ao usuário realizar os ajustes necessários para que aquele lançamento fique condizente e consequentemente as informações a nível de saldo também fiquem condizentes.
Uma informação bastante importante é ser relembrada aqui: Os saldos são alimentados pelas tabelas de saldo, ou seja, no caso da contabilidade, o lançamento precisa estar consistido e processado, (Controle P), para que ele alimente a tabela de saldo. Sendo assim, nas três primeiras etapas, somente são considerados lançamentos que possuem o controle igual P. Porém, na tela de lançamentos, são listados lançamentos que estão com a situação em aberto ou com erro, justamente para que o usuário possa verificar se a diferença de saldo ou movimentação, é pelo fato, de haver lançamentos que ainda não foram consistidos, ou ainda não foram processados.