Projetos e Tarefas
- Kellin Mohr
- Yandra Cristina Cachorroski
- Nicolas Antonio Ferreira Morigi
1. Objetivo
O módulo Projetos no Voors, permite a criação de projetos e tarefas personalizados de acordo com a demanda dos usuários do Voors. Sua fácil criação e manutenção o tornam um importante recurso para utilização com os colaboradores.
2. Acessos e Atalhos
Para acessar o gestor de projetos e tarefas, basta selecionar o item “Projetos” no menu de navegação entre módulos do Voors.
Na tela “inicial”, o usuário irá visualizar os projetos administrados por ele e a opção de criar novos projetos. Logo abaixo, o usuário irá verificar os projetos do qual é membro, mas que são administrados por outros usuários.
Para que a tela de visualização dos projetos não seja prejudicada, é possível arquivar os projetos, assim, quando necessário fazer uma consulta em um projeto já arquivado, basta selecionar a opção “mostrar projetos arquivados”.
Para criar um projeto basta acessar a tela home do gestor de projetos e tarefas e selecionar a opção “Novo Projeto”.
Ao selecionar a opção Novo Projeto, o usuário deve realizar o preenchimento de um breve formulário com as informações do projeto, informando:
Nome: nome que irá identificar o projeto.
Alias: código de identificação do projeto, este código será gerado junto com qualquer tarefa identificando de qual projeto ela está relacionada, utilizado para buscas e notificações.
Início: data de início do projeto, não é um campo obrigatório, porém, é a referência para o controle de datas das tarefas.
Término: data de término do projeto, não é um campo obrigatório, porém, é a referência para o controle de datas das tarefas.
Tipo de planejamento: Story Points ou Horas.
Tipo: o tipo é utilizado para identificar se o projeto é confidencial, privado ou público.
Projeto confidencial: os membros do projeto confidencial deverão ser informados no campo de Membro do projeto. Este projeto não será exibido no perfil dos membros no Voors Social.
Projeto privado: apenas os usuários selecionados como membros terão acesso.
Projeto público: todos usuários cadastrados no Voors terão acesso ao projeto.
Descrição: campo texto para um breve resumo do projeto, neste campo será possível descrever um resumo do projeto como referência para os membros participantes.
Cor: também é possível identificar os projetos por cor, as cores podem ser utilizadas para facilmente identificar um projeto específico ou, ainda, grupos de projetos.
Líderes do Projeto: os líderes do projeto são os administradores, automaticamente o criador do projeto se torna líder dele. Os líderes do projeto são os usuários que terão as opções de configurar o projeto e as colunas, além de visualizar indicadores e extrair relatórios.
Membros do projeto: são todos os usuários que fazem parte do projeto, suas permissões de visualização, criação e edição são definidas pelos líderes do projeto.
Ao finalizar os cadastros basta clicar em salvar e pronto, seu projeto já está criado e pronto para as configurações necessárias. Após criado o projeto é possível editar as informações, excluir o projeto ou ainda arquivar para consultas futuras.
Após a criação do projeto, será disponibilizado o campo colunas, sendo possível incluir as tarefas abertas, finalizadas e em acompanhamento
Criação de colunas: no kanban, as colunas representam as etapas do projeto, podem ser criadas quantas colunas forem necessárias. Apenas usuários líderes do projeto podem fazer edições, criar e alterar as colunas.
Para criar uma coluna basta selecionar o item ‘adicionar coluna” no projeto. Por padrão, o projeto já conta com duas colunas: abertas e fechadas.
Após criar uma coluna, o usuário deve definir um nome e poderá, segurando o mouse e clicando sobre ela, mover para a posição adequada no projeto.
Após criadas e posicionadas as colunas, será possível configurar suas permissões. Ao lado do título é habilitado um botão de configurações que permite:
Arquivar tarefas - Todas as tarefas de determinada coluna serão arquivadas.
Editar coluna - Será possível configurar as permissões e regras da coluna
Remover coluna - Será possível excluir a coluna.
As configurações de colunas são conjuntos de regras que as tarefas deverão seguir. Estas configurações são definidas pelos líderes do projeto e podem ser editadas a qualquer momento, mesmo com o projeto em andamento. Nas configurações das colunas é possível definir:
Nome: Informação que representa a fase em que o projeto se encontra (aberto, em andamento, finalizado, entre outros).
Descrição: Esta informação será apresentada para direcionar o responsável da tarefa sobre a atividade.
Responsáveis: Membros que serão os responsáveis pelas tarefas em determinada etapa. As colunas podem ter mais de um responsável, portanto, para identificar quem está com cada tarefa, devem ser atribuídos responsáveis a elas. Sempre que a coluna receber uma tarefa ou a tarefa atrasar, os responsáveis serão notificados.
Somente responsáveis podem visualizar: Todas as tarefas vinculadas nesta coluna ficarão visíveis apenas aos responsáveis por ela e pelo líder do projeto.
Somente responsáveis movimentam tarefas: As tarefas nesta coluna serão movimentadas somente pelos responsáveis da coluna, independente de quem seja o responsável pela tarefa até essa fase.
Permitir Criar Tarefa: Se habilitada essa opção, será possível abrir tarefas diretamente nesta coluna.
Coluna de finalização de tarefa: Quando uma tarefa é repassada para esta coluna ela é automaticamente finalizada e passa a compor os relatórios e indicadores como finalizada.
Enviar processo de aprovação: Quando uma tarefa chega a esta coluna, automaticamente é disparado um e-mail para o criador solicitando a aprovação ou não da tarefa e um comentário.
Exigir comentário ao receber tarefa: Sempre que uma tarefa é direcionada a esta coluna será obrigatório ao responsável pela movimentação incluir um comentário.
Notificar criador da tarefa: Quando uma tarefa for movimentada para esta coluna, o criador da tarefa receberá um e-mail e notificação no Voors informando a posição de sua tarefa no projeto.
Permitir mover para próxima etapa: Quando habilitado este recurso a tarefa passa a ter um botão de “concluir etapa”, o usuário responsável, ao selecionar a opção de concluir etapa, indica que a tarefa deve ser movida para a próxima fase configurada.
Restringir fluxo de tarefas: Esta opção restringe de quais colunas a coluna em questão receberá tarefas. Essa configuração não permite que etapas do projeto sejam puladas.
Copiar para outro projeto quando movidas: Quando uma tarefa é movida para esta coluna, ela também será copiada para outro projeto e coluna conforme configurado. A tarefa do novo projeto ficará relacionada a nível de histórico e acompanhamento. O criador da tarefa sempre será mantido, mesmo que ele não faça parte do projeto do qual a tarefa foi copiada.
O recurso de opções do projeto possibilita que os usuários líderes do projeto possam criar configurações personalizadas, consultar tarefas arquivadas e alterar a cor de identificação do projeto.
As configurações personalizadas são:
Definir data de início e término do projeto; Tipo de planejamento; Privacidade do Projeto.
Líderes do projeto - A qualquer momento podem ser adicionados ou removidos líderes do projeto.
Membros do projeto - Se necessário, é possível fazer alterações sobre os membros do projeto. Caso o projeto seja público, todos os usuários do Voors já serão considerados membros.
Exigir comentário ao mover tarefas atrasadas - Sempre que uma tarefa atrasada for movimentada entre colunas, será necessário incluir um comentário.
Avisar tarefas atrasadas aos responsáveis - Os responsáveis pela tarefa e responsáveis pela coluna serão notificados por e-mail sobre as tarefas atrasadas.
Membros podem ver todas as tarefas - Caso habilitada esta opção, todos os membros do projeto podem visualizar todas as tarefas. Caso contrário, visualizam apenas as que são de sua responsabilidade ou criação.
Membros podem criar tarefas - Membros podem criar tarefas em colunas habilitadas para criação de tarefas.
Criação detalhada das tarefas - A criação padrão de tarefas é composta apenas pelo título da tarefa, já a criação detalhada requer que o usuário preencha o formulário da tarefa para criação.
Itens do checklist tem data - Além do controle de data do projeto e da tarefa, nas ações do checklist é possível definir prazos para execução ou prazos de execução, desmembrando uma tarefa em várias ações.
Campos personalizados - É possível criar campos adicionais aos formulários de tarefas, estes campos podem ser no formato texto, numérico, data, moeda e horas. Sempre que uma tarefa for criada, estes campos estarão relacionados para preenchimento.
Criação de tarefas - Nas colunas em que a configuração de criação de tarefas está habilitada, basta selecionar a opção “adicionar tarefas”. Se o projeto estiver habilitado para “criação detalhada”, será habilitado um formulário para preenchimento, caso contrário, basta definir um título para a tarefa. O próprio Voors irá criar um código de identificação da tarefa.
Criação detalhada de tarefa - Na criação detalhada da tarefa o autor deverá, além do título, incluir as etiquetas, as tarefas, uma descrição, data de início e término da tarefa, o tipo de controle se estiver definido (por milestone ou story points) e preencher os campos personalizados do projeto.
Responsável por tarefas - É possível atribuir um responsável por cada tarefa, assim, este usuário receberá notificações sobre as tarefas e também poderá acompanhar toda a movimentação. Para atribuir um responsável basta acessar a tarefa e selecionar o membro do projeto. Cada tarefa poderá ter apenas um membro como responsável.
Registro de trabalho - O registro de trabalho possibilita que o usuário administrador informe o tempo consumido para uma ação na tarefa e um comentário. O registro de trabalho é importante para contabilizar o tempo total da tarefa.
Checklist - O checklist são marcos da tarefa, são pequenas ações que devem ser controladas. Mais de um checklist pode ser criado por tarefa.
Iniciar - Inicia um cronômetro de execução da tarefa que, ao ser paralisado, requer um comentário, e registra o tempo envolvido no histórico da tarefa.
Copiar tarefas - Faz uma cópia da tarefa com todas suas configurações (dados históricos e campos preenchidos não serão copiados).
Arquivar - Quando uma tarefa é arquivada, ela não será mais exibida no kanban, a não ser que seja aplicado o filtro para exibição de tarefas arquivadas no projeto. As tarefas são arquivadas mantendo seu status atual, ou seja, ela não será finalizada no projeto, apenas não estará mais listada no campo visual.
Excluir - Ao excluir uma tarefa não é possível reverter esta ação, uma tarefa excluída deixa de fazer parte do projeto e não será contabilizada nos indicadores.
Comentários - Os comentários são utilizados para troca de informações entre os membros de um projeto sobre determinada tarefa, os comentários geram notificações aos membros responsáveis e aos demais membros de mencionados neles com uso do “@” + “o nome do usuário”.
Anexos - Para uma boa gestão da tarefa, é possível anexar documentos de qualquer formato. Para visualização de um anexo o usuário precisa fazer seu download. Não existem limitadores de número de anexos por tarefa (em projetos públicos todos podem anexar documentos, em projetos privados apenas quem criou a tarefa e o responsável por ele podem anexar documentos).
Histórico - Todas as movimentações da tarefa entre a coluna, inclusão de anexos e movimentação de checklists são registrados, mantendo o histórico e facilitando o acompanhamento dos projetos.
Tarefas relacionadas - De acordo com as configurações do projeto, são as tarefas que se originaram ou deram origem a ela em outro projeto.
Movimentação de tarefas - Para movimentar uma tarefa, basta arrastar ela para a coluna que deverá recebê-la, ou altere através do ícone de coluna dentro de cada tarefa qual será sua coluna de destino. O movimento de tarefas entre colunas pode estar restrito conforme as configurações de cada fluxo de tarefas.
Etiquetas - As etiquetas são identificadores das tarefas no projeto. destino. O etiquetas podem ser personalizados por títulos e cores, de acordo com a necessidade de cada projeto.
Status do projeto - Apresenta qual o progresso das tarefas e o percentual relativo entre tarefas abertas e finalizadas.
CONFIGURAÇÃO
ATENÇÃO - Algumas funções de configurações só pode ser executada por perfis de usuário com acesso ao painel de administrador
Para que o usuário possua acesso ao Gestor de Projetos, deverá estar habilitada a flag da funcionalidade no seu perfil de acesso, para habilitar a funcionalidade deverá seguir o caminho:
Menu > Painel Administrador > Cadastros > Gerais > Perfis de Acesso