Importação NF-e Viasuper

Objetivo

A importação de uma nota fiscal no sistema Viasuper foi desenvolvido para facilitar os lançamentos das notas fiscais de entrada de mercadorias. Pensando em reduzir o tempo gasto nos lançamentos de notas fiscais a importação de NF-e foi bem recebida pelos usuários do sistema, pois. Informando a chave de acesso do danfe o sistema Viasuper conecta a Secretaria da Fazenda fazendo o manifesto de confirmação de recebimento, verificando assim a sua autenticidade, e a recuperação do xml. Com isso, além do sistema realizar a confirmação de operação pelo destinatário está recuperando o xml, ou seja, está fazendo o download do arquivo xml do danfe e salvando no diretório informado do seu computador.

Estando com o xml do danfe salvo em seu computador, o sistema faz a validação do mesmo, cadastra fornecedores automaticamente, caso esse fornecedor não esteja cadastrado no sistema, vincula produtos do fornecedor com o cadastro de produtos do sistema, possibilita o lançamento de produtos com embalagem, desmembramento de produtos, entrega de pedidos, entre outras funcionalidades.

Acesso

Para acessar a rotina de Importação NF-e na rotina Processos» NF-e» Importação NF-e.

Descrição do Processo

Para os dados de importação da NF-e temos:

Configuração de Documento: é a configuração de documento a qual será feita a entrada das notas selecionadas para o sistema.
Local de Estoque: local de estoque destinado a entrada das mercadorias para as notas selecionadas.
Diretório dos Arquivos de XML: é o local onde o sistema irá buscar os arquivos de xml salvos no computador.

Validações e Regras para Importação

Carregar Nota já Existentes: se marcado, o sistema apenas carrega a nota no grid, porém não será possível a sua importação. É apresentada uma mensagem de erro no grid de arquivos carregados com a informação de nota já existente.
Entregar Pedido: se marcado, ao concluir o lançamento da nota de entrada o sistema retorna mensagem para realizar a baixa de pedido.
Não Atualiza Dados do Fornecedor: quando não marcado, o sistema atualiza dados do fornecedor de acordo com os dados da importação do xml, como o número do telefone e endereço. Caso o fornecedor não esteja cadastrado o sistema efetua o cadastramento do mesmo.
Transferência entre Filiais: se marcado, permite que o sistema realize a transferência de uma nota emitida pela matriz em uma filial, por exemplo.
Recalcula COFINS: se marcado, faz o recalculo de COFINS, ou seja, faz a importação do produto do xml, mas com as configurações de CONFINS cadastradas no sistema.
Recalcula PIS: se marcado, faz o recalculo de PIS, ou seja, faz a importação do produto do xml, mas com as configurações de PIS cadastradas no sistema.
Recalcula Prod sem valor ICMS-ST: se marcado, faz o recalculo de Prod sem o valor do ICMS-ST, ou seja, faz a importação do produto do xml, mas com as configurações de Prod sem o valor doICMS-ST cadastradas no sistema.
Recalcula PIS: se marcado, faz o recalculo de PIS, ou seja, faz a importação do produto do xml, mas com as configurações de PIS cadastradas no sistema.
Recalcular todos os ICMS: se marcado, faz o recalculo de todos os ICMS, ou seja, faz a importação do produto do xml, mas com as configurações de todos os ICMS cadastradas no sistema.

É possível que ao importar um xml o sistema apresente algumas mensagens de erros ocasionadas principalmente por arquivos de xml não estarem de acordo com o padrão estabelecido. Em virtude dessas situações foi desenvolvido três validações que se tornaram necessárias para estes fins, as Validações para o Processamento:

Considerar “Valor total” = “Valor Un Trib” x “Quantidade” do XML: usando quando o Sistema apresentar divergência entre Quantidade ou Valor do Item da Nota. Por conta das casas decimais do XML. Caso seja marcado o Sistema irá considerar o Valor Un Trib e Quantidade exatamente como está no XML.

Considerar “Total a Acertar” = “Valor Total da NF-e” do XML: usando quando o Sistema apresenta divergência entre o Valor Total calculado com o Valor Total do XML . Também é causado pelo excesso de casas decimais do XML.

Considerar “Total dos Produtos” = ”Valor Total” do grid: usado quando o somatório dos produtos difere do valor total da nota.

Em Arquivos Carregados são exibidos os arquivos do diretório contendo as informações de chave de acesso, série e número de documento e emitente além de possuir outras três colunas importantes, a coluna importar: que ao ser marcada seleciona a nota para realizar a sua validação, a coluna erros: que exibe se a nota possui erros antes de ser validada, e a coluna mover: que remove o arquivo xml do diretório de arquivos xml para o diretório de arquivos importados.

Usando os botões:

Clicando sobre o botão “Carregar NF’s” vai exibir os arquivos do diretório de salvamento dos xmls.

Clicando sobre o botão “Validar NF’s” o sistema carrega para a aba “Validação das informações” da tela de importação, todas as notas que foram marcadas no grid de arquivos carregados como “Importar”.

Clicando sobre o botão “Recuperar XML” o sistema carrega uma janela onde é possível realizar a confirmação de operação pelo destinatário e o download do arquivo xml, salvando no diretório informado do seu computador

O processo para a importação de um xml parte da seguinte forma:

Verificar o diretório dos arquivos de xml.
Fazer a recuperação do xml, clicando no botão Recuperar XML.
Carregar as NFe, clicando sobre o botão Carregar NFe.
Selecionar as notas para a validação.
Verificar a configuração de documento.
Verificar o Local de estoque.
Verificar regras para a importação.
Clicar sobre o botão Validar NFe.

O sistema faz a validação de todas as notas selecionadas e redimensiona para a aba “Validação das Informações”

Campo 1: são exibidas as chaves de acesso de todas as notas carregadas. É possível verificar que são separadas por corres: Preto: quando a nota não possui rejeições e advertências podendo ser salva sem ajustes, Laranja: quando a nota possui somente advertências podendo ser salva sem a necessidade de correções das mensagens informadas e Vermelho: quando a nota possui rejeições e advertências precisando estas serem corrigidas para salvar a importação da nota. Caso estas rejeições não forem corrigidas o sistema não permite o salvar a nota.

Campo 2: é informado os dados do cabeçalho do xml, podem ser verificados os campos de série e número de documento, fornecedor e código interno do cadastro de pessoa, datas de emissão e entrada a qual pode ser alterada.

Campo 3: grid separado por abas onde são exibidas informações dos produtos do xml, na aba “Produtos” podemos ver os produtos que foram importados do xml com descrição, códigos de barras, valor unitário e total, CFOP, código de barras, entre outras informações enviadas pelo fornecedor. Os produtos do fornecedor podem ser vinculados aos produtos cadastrados no sistema, basta informar o código interno do produto, código de barras ou realizar a pesquisa pela busca rápida, pressionando a tecla de atalho F3 no teclado, caso não houver um cadastro para esse produto, deve ser realizado antes de salvar a nota.

Nesta aba é possível realizar o desmembramento de produtos, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o produto e escolher a opção “Desmembrar Produto”.

Após informado os produtos para o desmembro, é preciso clicar em salvar para que as informações sejam processadas. O produto desmembrado é excluído do grid de produtos e os novos itens são incluídos neste grid com as mesmas tributações do produto desmembrado.

Na aba ICMS, são exibidas informações referentes ao imposto de ICMS, onde quando houver a necessidade podem ser recalculadas, marcando os produtos a serem recalculados no checkbox da coluna recalcula

As colunas CST, Bases e Alíquotas podem ser alteradas caso for necessário.

Na aba “IPI”, são exibidas as informações de IPI, onde se necessário também podem ser alterados os valores de base e alíquota e feito o recalculo

Nas abas “PIS” e “COFINS”, são exibidas as informações destes impostos, como nas abas de IPI e ICMS as colunas CST, Bases e Alíquotas podem ser alteradas caso for necessário e também é possível recalcular estes impostos, Figuras 8 e 9.

Lembre-se: o recalculo substitui as informações de tributações que foram importadas com o xml da nota e recalcula novamente os impostos com as configurações de impostos configuradas no sistema.

A aba “Outros”, somente para fins de visualização o sistema verifica nas configurações de tributações para o produto se atualiza campos de custo e outras despesas.

Na aba “Observações” serão exibidas as observações e informações complementares contidas no xml.

Na aba “XML”, é possível a visualização dos arquivos de xml e protocolo de autorização da NF-e

Campo 4: neste campo são exibidas as mensagens de advertências e rejeições contidas na importação da NF-e, por exemplo, produto não cadastrado, CFOP não de transação estadual, valor de ICMS não informado, entre outros.

Campo 5: para fazer o financeiro da NF-e é preciso acessar o Pagamento, uma tela é exibida onde é possível fazer o pagamento da NF-e com as formas de pagamento disponíveis para o fornecedor.

Clicando sobre os botões das formas de pagamento, é possível gerar o financeiro com as formar de pagamento disponíveis, usando uma ou mais formas de pagamento para a mesma NF-e.

Campo 6: neste campo temos 2 configurações:

Rateio de Frete: utilizado para fazer o rateio de frete por valor, peso bruto ou quantidade.
Rateio de Despesas: utilizado para fazer o rateio de despesas por valor, peso bruto ou quantidade.

Campo 7: neste campo é possível visualizar todos os totais da NF, podendo ser incluídos valores para CTRC e outras despesas.

Verifique as rejeições e advertências, vincule corretamente os produtos do fornecedor com os produtos do sistema, faça o pagamento da nota e salve o processo clicando sobre o botão salvar .

O sistema carrega a aba “Log” da tela de importação de NF-e. Nesta tela é possível verificar os dados de lançamentos da NF-e que foi lançada.

Abaixo temos duas situações que podem ocorrer ao salvar as NF-e.

A primeira delas é quando as notas são salvas com advertências. O sistema permite salvar as notas com advertências, porém a nota fica com status como pendente para conferência.

A segunda situação é a importação correta da NF-e. Sem erros de rejeição e advertências o sistema apresenta a tela de log.

Após a importação das NF-e o sistema retorna mensagem informando que o processo foi concluído

Clicando em “OK” e dependendo de configurações do sistema, é apresentado nova mensagem para formação do preço de venda

Clicando em sim o sistema carrega a tela para a formação de preço de venda para os produtos da NF. Clicando em não o sistema retorna e é possível importar novas NF-e.

OBS.: O processo para formação de preço de venda será descrito em outro manual.

Versão do Sistema Documentado.

A documentação foi realizada na versão 1.0.2105 do Viasuper.