OBJETIVO
O software Folha disponibiliza a exportação para os software Financeiro Viasoft dos valores a pagar para os empregados e guias de INSS, FGTS, RPAs, eventos e Darf's no formato de duplicatas.
Como configurar
Passo 1) Configuração Exportação Financeira: primeiro deve-se realizar a configuração para exportação por meio do menu Cadastros Gerais>Configurações>Conf. Exportação Financeiro, nesse cadastro deve ser parametrizado por processamento as analíticas que receberão os valores dos processamentos e guias. Ao acessar esse menu irá abrir uma tela com todas as configurações de exportação financeira já cadastradas.
Para incluir uma nova configuração clicar na opção "Incluir"
e cadastrar as informações necessárias para envio das duplicatas ao financeiro.
Os campos a seguir devem ser preenchidos corretamente:
Código: Informe o código para Configuração, caso deixar zerado o sistema atribui um código para o mesmo.
Descrição: Informe a descrição que melhor define essa configuração
Inss Fornecedor: Informe o código do fornecedor que receberá a duplicata referente a GPS no financeiro.
Inss Analítica: Informe o código da analítica que receberá a duplicata referente a GPS no financeiro.
Inss Centro de Custo: Informe o código do centro de custo que receberá a duplicata referente a GPS no financeiro.
Inss Situação: Caso a duplicata da GPS precise exportar com uma situação especial informe o código nesse campo.
Fornecedor Financeiro Unificado: Caso a empresa deseje exportar os valores da folha unificado, gerando apenas uma duplicata com o total, será usado o código do fornecedor desse campo.
Importante: Para o FGTS da rescisão o valor da multa (quando houver) é exportado juntamente com o FGTS referente a rescisão.
Guia Configuração dos Processamentos, detalhe em vermelho na figura 2.
Nessa guia serão informados os processamentos que serão exportados ao financeiro e seus respectivos centro de custos e contas.
Percentual do Rateio: O usuário informará qual percentual do processamento em questão deverá ser exportado para cada conta.
😁Exemplificando: Empregado X trabalha 04:00hs por dia no Local X e 04:00hs no Local Y, assim sendo, deverá ser cadastrado duas configurações do processamento Mensal, em cada uma deverá
ser informado as respectivas contas de exportação financeiro e no campo “Percentual de Rateio” será informado 50% para cada configuração, assim, no momento da exportação do mensal, serão geradas duas duplicatas, cada uma com 50% do valor total do líquido do mensal deste empregado.
Guia Configuração dos Eventos
Nessa guia devem ser cadastrados os eventos que serão exportados como duplicatas para o Financeiro, figura 3 . Após cadastrar todas as informações nessa guia a configuração já pode ser salva no ícone 💾.
Passo 2) Configuração Local: a configuração do Local é realizada por meio do menu Cadastros Específicos >>Locais, figura 4 nesse cadastro informe o código da configuração de Exportação Financeiro que será usada pelos empregados desse local no campo em destaque da figura e depois em Salvar .
Passo 3) Configuração Estabelecimento: para realizar a configuração do estabelecimento acesse o menu Cadastros Específicos>> Configuração de Estabelecimento, na guia Configuração Financeiro devem ser configurados Fornecedor, Analítica, Centro de Custo e situação para as guias que se deseja exportar, figura 5 e depois em Salvar.
Passo 4) Configuração/Revisão Cadastro do Empregado: para realizar a configuração ou revisão do cadastro do cadastro do empregado acesse o Menu Cadastros Específicos >>Empregados, na guia Outras Configurações campo Código Fornecedor, informe o código do fornecedor no financeiro, figura 6 e depois em Salvar 💾.
😎Dica: Caso não tenha o código do fornecedor informe o mesmo código do empregado, pois o financeiro valida pelo CPF e se não tiver um fornecedor com esse CPF ele mesmo fará o cadastro.
>>>Também dentro do cadastro do empregado na guia Dados Históricos têm a opção de vincular a configuração de exportação por empregado, dessa forma será possível efetuar exportações com contas do financeiro diferentes mesmo para empregados de um mesmo Local. Sendo assim listará um histórico de exportações vinculadas ao empregado, sendo relacionada a data da inclusão, o código e ao lado a Descrição da exportação, figura 7 e depois em Salvar 💾.
Passo 5) Configuração Prestadores: para empresas que possuem RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) os dados para geração da duplicata devem ser informadas no cadastro de cada prestador para realizar essa configuração deve-se acessar o Menu Cadastros Gerais >>>Prestadores de Serviços.
Na guia Dados da Exportação, figura 9, informar os seguintes dados e depois em Salvar:
Fornecedor Financeiro: Informe o código do Fornecedor no Financeiro
Analítica Financeiro: Informe o código da Analítica que será usada na duplicata referente a RPA no Financeiro.
Centro de Custo Financeiro: Informe o centro de custo que será usada na duplicata referente ao RPA Financeiro.
Cód. Situação Exp. Financeiro: Caso a duplicata da RPA precise exportar com uma situação especial informe o código dela nesse campo.
Da mesma forma que existe a exportação financeira dos valores de Desconto lançados na RPA os campos de fornecedor, analítica, Centro Custo Financeiro e Situação Exp. Financeiro para esses valores dentro do prestador, existe para o valor líquido da RPA.
Passo 6) Geração do Arquivo: Para gerar o arquivo de remessa para o financeiro acesse Menu Processos>>Exportação >>Exportação Financeiro.
Na tela dos Filtros, informar todas as configurações corretamente clicar em Executar.
Campos a serem configurados:
Estabelecimento: Selecione o estabelecimento que exportará as duplicatas.
Empregados: selecione o empregado ou empregados os quais exportará as duplicatas.
Locais: Selecione os locais
Intervalo de Datas: Informe o intervalo de datas para exportar as duplicatas.
Processamentos: Informe os processamentos que serão exportados.
Prestadores: Informe o prestador, podendo também filtrar por todos ou apenas selecionados.
RPA: Informar os RPA's à exportar.
IMPORTANTE: Os campos prestadores e RPA só deverão ser ativados, se no filtro "Dados Adicionais" a opção "Gera Sobre RPA" estiver marcada como SIM.
Vínculos: Informe o tipo de vínculo para filtro ao gerar as duplicatas.
Dados Adicionais
Data de Emissão: Informe a data para ser gravada como data de emissão da duplicata.
Data de Vencimento: Informe a data para ser gravada como data de vencimento da duplicata. Essa data será usada para as duplicatas dos Líquido e dos eventos, pois para as demais guias serão usadas as datas de vencimento de cada uma conforme definido abaixo:
GPS: usará a data de vencimento que está salvo no registro dela.
DARF: usará a data de vencimento que está salvo no registro dela.
FGTS: quando for o FGTS do mensal, o vencimento é no dia 07 do mês subsequente (caso não seja dia útil retroagirá para o primeiro dia útil anterior);
FGTS de rescisão com multa: usará o mesmo vencimento da tela de exportação.
Cód. Do Portador: Informe o código do portador para a duplicata.
Cód. Da Moeda: Informe o código da moeda para a duplicata.
Cód. Da Situação: Informe o código da situação para a duplicata. Esse código de situação só será usado caso alguma duplicata não tenha situação específica já cadastrada na sua devida configuração.
Sufixo: Informe um código para ser colocado como sufixo do código da duplicata. Esse código servirá para identificar as duplicatas dentro do financeiro.
Histórico: Informe um histórico para a duplicata.
Local para Gravação: Informe o diretório onde deseja salvar o arquivo de exportação.
O software gravará o arquivo binário com o nome da seguinte forma: ExpFin20110531.bin. Sendo o ExpFin + ano + mês + dia da emissão.
Gerar Valores Unificados?: Se a empresa desejar que o processamento seja exportado apenas uma duplicata com o valor total para o fornecedor informado na configuração de exportação financeira no campo “Fornecedor Financeiro Unificado”, marque SIM, se a empresa optar por gerar uma duplicata para cada empregado marque NÃO.
Gerar Valores por Bancos?: Se informar SIM nessa opção o Folha gerará as duplicatas da seguinte forma:
Mensal: Gerará uma duplicata para cada banco, consolidando todas as empresas dependendo do banco que o empregado tem conta. Isso para o Líquido à Pagar.
No caso dos encargos (FGTS,INSS e IRRF), gerará uma duplicata única para cada imposto, consolidado de todas as empresas. Pode ser mandado por padrão um portador único, que a decisão de onde é pago, é feito no momento da baixa do título.
Férias: Gerará seguindo o mesmo padrão do mensal, porém como podem ter férias em dias diferentes, deve ser gerado por data.
Rescisão: Gerará também um arquivo por banco, por dia de rescisão. Neste caso, como é pago por cheque, deverá ter também um relatório com os nomes dos empregados e a conta de cada um, para que o financeiro possa fazer o depósito.
No caso do FGTS, será gerado uma guia única, por dia, com o valor do encargo, para um portador fixo, seguindo o mesmo modelo do mensal.
😎IMPORTANTE: Para exportar por banco, além das configurações da exportação financeira será necessário informar o fornecedor, analítica e centro de custo dentro da Agência do Estabelecimento.
Gerar sobre DARF: Informe se deseja gerar as duplicatas das DARFs do período.
Gerar sobre GPS: Informe se deseja gerar as duplicatas das GPSs do período.
Gerar sobre RPA: Informe se deseja gerar as duplicatas das RPAs do período.
Gerar sobre FGTS: Informe se deseja gerar as duplicatas do FGTS do período.
Gerar sobre GPS de 13º: Informe se deseja gerar as duplicatas das GPSs de 13º salário do período.
Ano da GPS de 13º: Informe o ano que será considerado a GPS de 13º para exportação.
Gerar sobre GPS Funrural: Informe se deseja gerar as duplicatas das GPSs de Funrual do período.
Gerar Valor da Rescisão?: Informe se deve ser gerado duplicatas do valor líquido do processamento de rescisão.
Essa opção será usada para atender os casos de rescisão que possui GRRF e o valor do FGTS deve ser exportado para o Financeiro.
😎Explicando😎:
Quando exportar as Rescisões, basta selecionar o período e o processamento 3, a pergunta "Gera Val. Rescisão?" deve estar com SIM, assim será gerado o líquido das rescisões e o FGTS apenas das que tem multa, ou seja, são recolhidas em GRRF.
Ao gerar as duplicatas do Mensal e o FGTS do mês deve ser selecionado processamentos 1,3 (mensal e rescisão) e na pergunta "Gera Val. Rescisão?" deve ser informado NÃO, assim não leva o líquido das rescisões e o valor de FGTS do mês será o do mensal + das rescisões que não tiveram GRRF.
Gerar sobre Eventos?: Caso tenha sido configurado um ou mais eventos para exportar, deve ser informado SIM nessa pergunta para que o processo gere os valores.
🧐IMPORTANTE: Os valores dos eventos consideram TODOS os processamentos selecionados no filtro acima.
Gera GPS Faturamento?: Informe SIM se desejar exportar o valor líquido da GPS sobre Faturamento.
Levar nome Prestador: Informe SIM se deseja que no campo Histórico liste o nome do prestador como complemento.
Levar nome Empregado: Informe SIM se deseja que no campo Histórico liste o nome do empregado como complemento.
🧐IMPORTANTE: Essa opção só funciona se a exportação NÃO for unificada.
😎😎DICA
Os códigos das duplicatas são montados da seguinte forma: Número da duplicata das RPAs : ANO+MES+SEQUENCIA+SEDOC+CODRPA.
Exemplo de exportação detalhada, uma duplicata para cada empregado.
Exemplo de exportação unificada, uma duplicata com o líquido do processamento do período.
😎😎DICA: Os códigos das duplicatas são montados da seguinte forma:
Número da duplicata dos RPA's: ANO+MÊS+SEQUENCIA+SEDOC+CODRPA
Duplicatas dos líquidos:
1.Quando o campo SUFIXO não tiver informação:
AAAAMMPPEEEE
A - ano
M - mês
P - processamento
E - código do empregado
2. Se houver informação no campo do SUFIXO monta:
AAAAMMPPSSFF
A - ano
M - mês
P - processamento
S - código sequencial
F – Sufixo
Após gerar o arquivo, conferir os dados gerados e se estiverem corretos clicar em Salvar, o arquivo já pode ser importado pelo software Financeiro ou FinAgro Viasoft.