Para realizar essa conciliação, no entanto, são necessárias algumas configurações. Aqui no menu contábil, através do menu cadastros >> configurações contábeis >> conciliação contábil. Neste menu é importante vincular o estabelecimento contábil, que se deseja conciliar. É muito importante que se faça as amarrações principalmente, para diferenciar da contabilidade centralizada ou a contabilidade descentralizada. Então, eu preciso vincular em todos os estabelecimentos, qual é o estabelecimento contábil e o de fato que será trabalhado. O sistema gerencial sempre vai ser o sistema agro, porque a conciliação atualmente só é possível com o sistema agro. Também, eu tenho a possibilidade de vincular aqui as contas de estoque para facilitar o processo de conferência de estoques.
A conciliação de estoque, uma das modalidades da rotina de conciliação, parte com a primeira abertura, onde é necessário identificar os 3 tipos de estoque possíveis numa empresa: Estoque próprio, Estoque de Terceiros em Poder da Empresa, ou Estoque da Empresa em Poder de terceiros. Assim, nos referidos campos, é necessário o usuário informar as contas contábeis, que demonstram no seu balanço, os estoques para cada um destes tipos. Caso a empresa não trabalhe com um determinado tipo, basta deixar o campo em branco, que este não será tratado na conciliação.
No demais, todas as configurações já estão atreladas às configurações de contabilização, seja pelo modulo agro, seja pelo próprio modulo contábil.
Para ter acesso ao menu de conciliação, basta acessar o Menu Consulta >> Conciliação contábil. Aqui na conciliação, existem alguns filtros que descreveremos na sequência.
Filtros:
Na rotina de conciliação, nós temos alguns filtros que facilitam ao usuário o retorno das informações. Orienta-se que se trabalhe com filtros a fim de listar informações menores na tela, pois, em caso de listar informações de um período muito grande, ou de vários estabelecimentos, em bases de dados que tenham uma movimentação bastante grande, a rotina poderá se tornar demasiadamente demorada. Então, nossa orientação é que se trabalhe com um período curtos, com conciliações pontuais para ter uma melhor performance da rotina.
O primeiro filtro é o filtro de estabelecimentos, será informado qual o estabelecimento da contabilidade que se deseja conciliar. Então, se a empresa trabalhar com uma contabilidade centralizada, deverá ser informando sempre a o estabelecimento contábil matriz, que é onde, geralmente, se trabalha com a contabilidade centralizada. Nos casos onde a empresa trabalhar com contabilidade aberta, ou seja, descentralizada, é possível estar conciliando todas as filhadas de uma única vez, ou então duas ou três filhais, ao mesmo tempo, ou até mesmo estar conciliando uma única filhada por vez.
Abaixo, nós temos, então, as datas inicial e final, para que eu possa determinar qual período se deseja conciliar. É muito importante destacar aqui que para uma correta verificação de saldos, principalmente do saldo inicial, se orienta sempre buscar como data inicial o primeiro dia do mês. Por quê? Como é sabido, no contábil, os controles de saldo são mensais. Então, o saldo inicial do mês sempre vai ser o saldo final do mês anterior. Ou seja, se eu trabalhar com datas distintas, por exemplo, essa informação não será carregada da forma correta. Então, para que o saldo inicial liste correto, orienta-se que se trabalha sempre a partir do dia primeiro. E a data final, deve ser a data deseja conciliar. Reiteramos que se trabalhe com períodos de no máximo de 30 dias, para que a melhor performance da rotina seja aplicada.
Ao lado, temos a opção de listar documentos, onde é possível escolher se será carregado em tela para a conciliação somente o que está inconsistente, pois o que está consistente entende-se que já está correto, ou, se irá trazer tudo e fazer a verificação visual em tela.
Depois, temos os tipos de conciliação. Atualmente, são esses tipos de conciliação que a rotina hoje oferece:
· Portador, é a conciliação para o disponível da contabilidade, ou seja, a conta caixa, as contas de banco, as contas de aplicações financeiras, por exemplo, e que, no sistema agro, tratado como portador.
· Clientes e Fornecedores, em linha gerais, seriam as conciliações de duplicados a receber e duplicadas apagar.
· Cheques emitidos e Cheques recebidos, que também, em linha gerais, seriam, então, as conciliações das duplicadas, que foram quitadas por um cheque, ou que foram convertidas em um cheque.
· Adiantamentos de ativo, para os adiantamentos realizados a fornecedores, e que se deseja fazer esse acompanhamento.
· Adiantamentos de passivo, para os adiantamentos que clientes realizaram para a empresa.
· Conciliação de estoque, para se verificar o estoque da empresa, com base no que foi descrito anteriormente, separando em estoque próprio, estoque próprio em poder de terceiro ou estoque de terceiro em meu poder.
Na seqüência, temos o filtro de estabelecimento gerenciais. Aqui a ideia de fato é filtrar o estabelecimento do agro que se deseja conciliar. Por que existe isso se já tem um filtro de estabelecimento mais acima? Justamente para quem trabalha com a contabilidade centralizada. Então, quando eu trabalho com a contabilidade centralizada, o estabelecimento vai ser um único, mas dentro do sistema gerencial, cada filial é um estabelecimento separado. E aí, se o desejo é fazer essa conferência de uma forma mais detalhada, é possível estar filtrando, para conciliar somente a matriz, somente a filial, e assim, por diante. Na contabilidade, isso se desmembra através do centro de custo pai. Dentro do sistema agro, existe uma configuração onde se vincula qual centro de custo pai refere a cada estabelecimento. E aí, a partir do momento que é filtrado o estabelecimento do sistema agro, irá carregar as informações de acordo com o centro de custo pai. Ou seja, por mais que esteja considerando todo o estabelecimento matriz na contabilidade, utilizando o filtro de estabelecimento gerencial, vai se limitar a trazer a informação somente do centro de custo ao qual esses estabelecimentos se refere.
E por fim, o campo de analíticas. É possível estar buscando, de acordo com as analíticas para cada tipo de conciliação. Por exemplo, numa conciliação de portadores, é possível escolher somente a conta caixa para fazer a verificação somente dessa conta. Se não for informado nada nesse filtro, onde é possível informar inclusive várias contas, entende-se para considerar todos os portadores, todo o disponível. Neste caso, o sistema vai buscar as informações lá do sistema agro gerencial de todo o disponível, de todos os portadores, e vai trazer essa informação aqui para a tela para fazer essa conciliação.