OBJETIVO
Essa documentação tem por objetivo disponibilizar ao usuário, as instruções e orientações quanto a contabilização dos documentos em movimentações financeiras.
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Antes de falarmos sobre a contabilização no sistema, vamos entender um pouco mais sobre o plano de contas e a classificação das contas contábeis:
DESCRIÇÃO DO PROCESSO
✔ O que é um Plano de Contas e como se classificam as Contas Contábeis?
Podemos conceituar Plano de Contas como sendo o conjunto de rubricas contábeis criado pela empresa, visando atender às necessidades de registro dos fatos contábeis, de forma a atender não só exigências fiscais, mas também societárias.
Revisando alguns conceitos, temos que as contas são classificadas entre “Patrimoniais” e as de “Resultado”. As patrimoniais não interferem no resultado, enquanto que as de resultado interferem.
As contas patrimoniais representam os bens, os direitos, as obrigações e a situação líquida. Já as contas de resultado indicam as variações positivas (receitas) e as negativas (custos/despesas) ocorridas no patrimônio, em virtude das atividades da empresa. As contas de resultado possibilitam a apuração dos lucros ou prejuízos em cada exercício.
O plano de contas deve ser flexível, de forma a poder ser adaptado, mediante inclusão ou exclusão de contas, em virtude da ocorrência de fatos contábeis inicialmente não previstos e da dinâmica própria da atividade empresarial.
Ao se criar, estruturar e atualizar um Plano de Contas, algumas questões precisam ser observadas. Entre os elementos essenciais de um plano de contas, podemos citar:
- Deve atender primeiramente as necessidades de informação da empresa;
-As contas devem conter elementos claros para rápida identificação e assimilação do que representam;
-Os títulos das contas devem refletir imediatamente os elementos patrimoniais que representam de
forma clara e sucinta.
Como regra geral, cada empresa tem seu plano de contas de acordo com suas atividades e peculiaridades.
O plano de contas é dividido em quatro grandes grupos: Ativo, Passivo, onde estão as contas patrimoniais e as Receitas e Despesas.
O principal conceito de receitas são os recursos provenientes da venda de mercadorias ou de uma prestação de serviços. As despesas, por sua vez, são todos os gastos que uma empresa precisa ter para obter uma receita. Alguns exemplos de despesas são os salários, a conta de água, luz, telefone, os impostos, folha de salários, aluguéis e etc.
As contas analíticas são aquelas que representam os elementos patrimoniais no maior grau de detalhamento. Já as contas sintéticas são aquelas cujo saldo é calculado através da soma de duas ou mais contas analíticas. Resumindo, a conta sintética será a soma de diversas contas analíticas.
Temos, para esse caso, alguns exemplos: a conta sintética “Bancos Conta Movimento”. Poderemos ter contas analíticas “Banco Bradesco”, “Caixa Federal”.
Se considerarmos que uma empresa tenha Matriz e Filiais, no grupo das despesas, pode- remos ter como conta sintética “Despesa com Salários” e como analíticas “Despesas com Salários – Matriz”, “Despesas com Salários – Filial “1””.
Considerando tudo mencionado acima, o Plano de Contas não deixa de ser uma relação das contas “sintéticas e analíticas”, estruturada de forma ordenada. No entanto, para que ele sirva de fonte de consulta para os profissionais da Contabilidade, é recomendável que ele possua mais informações.
Em relação a cada conta, essas informações seriam do tipo “Nome da Conta”, “Função da Conta” (para que ela serve), “Funcionamento da Conta (quando é debitada e quando é creditada)”, “Natureza do Saldo (Devedor ou Credor)”. Esse será, na verdade, o “Manual de Contas Contábeis”.
Dessa forma, haverá uma segurança maior para quem procede a escrituração e também a conferência/conciliação, pois terá uma ferramenta do tipo “ajuda”.
Fonte: Manual de Contas Contábeis: Entenda a sua importânciaManual de Contas
Pronto, agora que já sabemos mais cobre o plano de contas e a sua importância, vamos entender como é realizada a contabilização:
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Débito: analítica no plano de contas;
Crédito: analítica do portador;
✔ Débito e Crédito na linguagem Contábil:
As palavras Débito e Crédito, na linguagem contábil, têm significados muito diferentes daqueles que têm na linguagem cotidiana.
É errado associar o débito e o crédito da contabilidade, com “subtração” e “adição” do financeiro. O correto é associá-los aos termos Destino e Origem, respectivamente.
Debitar significa anotar na coluna do Débito de uma conta, para aumentar o seu valor (se a conta representa um Bem ou um Direito), ou para diminuir seu valor (se a conta representa uma obrigação).
Creditar significa registrar uma importância na coluna de Crédito de uma conta, para aumentar seu valor (se a conta representa uma obrigação), ou para diminuir seu valor (se a conta representa um Bem ou Direito).
CONSULTANDO AS ANALÍTICAS DO LANÇAMENTO FINANCEIRO
➔ Analítica do Plano de Contas:
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Nesta o usuário deverá acessar o plano de contas utilizado pela empresa e localizar a conta que é utilizada para receitas e despesas:
➔ Analítica do Portador:
Rotina – Cadastros Específicos >> Portador
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CONSULTANDO AS ANALÍTICAS DA DUPLICATAS A RECEBER
➔ Analítica do Plano de Contas:
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Nesta, serão exibidos os lançamentos contábeis de acordo com a filtragem, onde a visualização dos lançamentos é dividida em 5 seções, sendo elas:
DOCUMENTOS DE ORIGEM
Nesta seção serão exibidos os documentos de origem dos lançamentos contábeis, onde o usuário deverá selecionar a origem do qual deseja visualizar a contabilização, além disso, o usuário também poderá visualizar os dados de cada documento clicando no “+” 
encontrado no canto esquerdo de cada lançamento:
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Selecionando a origem desejada, daremos sequencia nas próximas seções que serão exibidas de acordo com a seleção da Origem:
CABEÇALHO DO LANÇAMENTO
Seção onde será exibido o cabeçalho do lançamento selecionado, com dados como, número do lançamento, sua data, o controle e a data de geração.
SEQUÊNCIAS DO LANÇAMENTO
Seção onde será exibida a sequência do lançamento, detalhando os dados das contas crédito e débito, assim como o valor e histórico do lançamento. O usuário também poderá visualizar o detalhamento da sequência clicando sobre “+” disponível na coluno “Seq”:
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SEQUÊNCIAS AUXILIARES DO LANÇAMENTO
Nesta seção serão exibidas sequências auxiliares do lançamento, caso esse possua lançamentos de débito e crédito auxiliar.
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E para finalizar temos a quinta seção, que compõe das demais:
LANÇAMENTOS CONTÁBEIS
Nesta seção serão apresentados os lançamentos contábeis do módulo contábil de cada documento de origem selecionado. O usuário também poderá filtrar os lançamentos de acordo com a sua Situação, ou até mesmo os lançamentos Sem origem.
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CONSULTANDO AS CONFIGURAÇÕES DO ESTABELECIMENTO
➔ Analítica das Configurações Financeiras do estabelecimento
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Para finalizar a contabilização de movimentações financeiras falaremos um pouco sobre as analíticas que são definidas na Configuração de Exportação Contábil!
➔ Analítica das Conf. Exportação Contábil
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Neste relatório usuário terá acesso a um extrato completo dos lançamentos de saldos de cada analítica de acordo com a filtragem inicial:
-644 Extrato de Analítica Conforme DRE Gerencial.
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