Como realizar o cadastro de Contabilização dentro do módulo PSFinanceiro no Petroshow?

OBJETIVO

Essa documentação tem por objetivo disponibilizar ao usuário, as instruções e orientações quanto a contabilização dos documentos em movimentações financeiras.

Antes de falarmos sobre a contabilização no sistema, vamos entender um pouco mais sobre o plano de contas e a classificação das contas contábeis:

DESCRIÇÃO DO PROCESSO

 ✔ O que é um Plano de Contas e como se classificam as Contas Contábeis?

Podemos conceituar Plano de Contas como sendo o conjunto de rubricas contábeis criado pela empresa, visando atender às necessidades de registro dos fatos contábeis, de forma a atender não só exigências fiscais, mas também societárias.

Revisando alguns conceitos, temos que as contas são classificadas entre “Patrimoniais” e as de “Resultado”. As patrimoniais não interferem no resultado, enquanto que as de resultado interferem.

As contas patrimoniais representam os bens, os direitos, as obrigações e a situação líquida. Já as contas de resultado indicam as variações positivas (receitas) e as negativas (custos/despesas) ocorridas no patrimônio, em virtude das atividades da empresa. As contas de resultado possibilitam a apuração dos lucros ou prejuízos em cada exercício.

O plano de contas deve ser flexível, de forma a poder ser adaptado, mediante inclusão ou exclusão de contas, em virtude da ocorrência de fatos contábeis inicialmente não previstos e da dinâmica própria da atividade empresarial.

Ao se criar, estruturar e atualizar um Plano de Contas, algumas questões precisam ser observadas. Entre os elementos essenciais de um plano de contas, podemos citar:

 

- Deve atender primeiramente as necessidades de informação da empresa;

-As contas devem conter elementos claros para rápida identificação e assimilação do que representam;

-Os títulos das contas devem refletir imediatamente os elementos patrimoniais que representam de 

forma clara e sucinta.

 

Como regra geral, cada empresa tem seu plano de contas de acordo com suas atividades e  peculiaridades.

O plano de contas é dividido em quatro grandes grupos: Ativo, Passivo, onde estão as contas patrimoniais e as Receitas e Despesas.

O principal conceito de receitas são os recursos provenientes da venda de mercadorias ou de uma prestação de serviços. As despesas, por sua vez, são todos os gastos que uma empresa precisa ter para obter uma receita. Alguns exemplos de despesas são os salários, a conta de água, luz, telefone, os impostos, folha de salários, aluguéis e etc.

As contas analíticas são aquelas que representam os elementos patrimoniais no maior grau de detalhamento. Já as contas sintéticas são aquelas cujo saldo é calculado através da soma de duas ou mais contas analíticas. Resumindo, a conta sintética será a soma de diversas contas analíticas.

Temos, para esse caso, alguns exemplos: a conta sintética “Bancos Conta Movimento”. Poderemos ter contas analíticas “Banco Bradesco”, “Caixa Federal”.

Se considerarmos que uma empresa tenha Matriz e Filiais, no grupo das despesas, pode- remos ter como conta sintética “Despesa com Salários” e como analíticas “Despesas com Salários – Matriz”, “Despesas com Salários – Filial “1””.

Considerando tudo mencionado acima, o Plano de Contas não deixa de ser uma relação das contas “sintéticas e analíticas”, estruturada de forma ordenada. No entanto, para que ele sirva de fonte de consulta para os profissionais da Contabilidade, é recomendável que ele possua mais informações.

Em relação a cada conta, essas informações seriam do tipo “Nome da Conta”, “Função da Conta” (para que ela serve), “Funcionamento da Conta (quando é debitada e quando é creditada)”, “Natureza do Saldo (Devedor ou Credor)”. Esse será, na verdade, o “Manual de Contas Contábeis”.

Dessa forma, haverá uma segurança maior para quem procede a escrituração e também a conferência/conciliação, pois terá uma ferramenta do tipo “ajuda”.

 

 

Fonte: Manual de Contas Contábeis: Entenda a sua importânciaManual de Contas

Contábeis: Entenda a sua importância

Pronto, agora que já sabemos mais cobre o plano de contas e a sua importância, vamos entender como é realizada a contabilização:

 CONTABILIZAÇÃO DOS LANÇAMENTOS FINANCEIROS

A contabilização dos lançamentos financeiros ocorre da seguinte forma:

DESPESA:

• Débito: analítica do portador;

• Crédito: a analítica no plano de contas;

RECEITA:

• Débito: analítica no plano de contas;

• Crédito: analítica do portador;

✔ Débito e Crédito na linguagem Contábil:

 

As palavras Débito e Crédito, na linguagem contábil, têm significados muito diferentes daqueles que têm na linguagem cotidiana.

 É errado associar o débito e o crédito da contabilidade, com “subtração” e “adição” do financeiro. O correto é associá-los aos termos Destino e Origem, respectivamente.

Debitar significa anotar na coluna do Débito de uma conta, para aumentar o seu valor (se a conta representa um Bem ou um Direito), ou para diminuir seu valor (se a conta representa uma obrigação).

Creditar significa registrar uma importância na coluna de Crédito de uma conta, para aumentar seu valor (se a conta representa uma obrigação), ou para diminuir seu valor (se a conta representa um Bem ou Direito).

 

Fonte: Débito e Crédito na linguagem Contábil

CONSULTANDO AS ANALÍTICAS DO LANÇAMENTO FINANCEIRO

➔ Analítica do Plano de Contas:

Rotina – Caixa/Bancos >> Lançamentos Financeiros >> Lançamento ou pelo atalho

Alt + L:

Open

Ou ainda pelo ícone de acesso rápido da rotina:

Open

Uma forma de localizar a conta analítica do plano de contas que foi utilizada no lançamento financeiro, é consultando o mesmo na sua rotina. Nesta o usuário localizará o lançamento em questão, e já na sua tela inicial poderá visualizar a analítica do plano de contas que foi utilizado para o mesmo:

Rotina – Cadastros Gerais >> Plano de Contas ou pelo atalho CTRL + F8 :

Após identificar a analítica do plano de contas no lançamento financeiro, basta o usuário acessar a rotina do plano de contas para consultá-la.

Nesta o usuário deverá acessar o plano de contas utilizado pela empresa e localizar a conta que é utilizada para receitas e despesas:

➔ Analítica do Portador:

Rotina – Cadastros Específicos >> Portador

Nesta o usuário deverá acessar o cadastro do portador em questão e na aba Contas/Configurações  Contábeis verificar a conta contábil utilizada para o portador:

CONTABILIZAÇÃO DE DUPLICATAS A RECEBER  

A contabilização das duplicatas a receber ocorre da seguinte forma:

Inclusão Original:

• Débito: analítica no plano de contas; (Clientes)

• Crédito: analítica no plano de contas; (Receitas)

Baixa Original:

• Débito: analítica no plano de contas, também definida nas configurações financeiras do estabelecimento; (Transitória)

• Crédito: analítica no plano de contas; (Clientes)

Inclusão Renegociada

• Débito: analítica do plano de contas também definida nas configurações financeiras do estabelecimento; (Renegociada)

• Crédito: analítica no plano de contas; (Transitória)

Baixa Renegociada

• Débito: analítica do plano de contas, também definida nas configurações financeiras do estabelecimento; (Banco/Caixa/Portador)

• Crédito: analítica do plano de contas; (Renegociada)

CONSULTANDO AS ANALÍTICAS DA DUPLICATAS A RECEBER

➔ Analítica do Plano de Contas:

Rotina – Caixa/Bancos >> Duplicatas >> Duplicatas a Receber:

Uma forma de localizar a conta analítica do plano de contas que foi utilizada no lançamento da duplicata a receber, é consultando a mesma na sua rotina. Nesta o usuário localizará o lançamento em questão, e já na sua tela inicial poderá visualizar a analítica do plano de contas que foi utilizado para a mesma:

Rotina – Cadastros Gerais >> Plano de Contas ou pelo atalho CTRL + F8 :

Após identificar a analítica do plano de contas na duplicata a receber, basta o usuário acessar a rotina do  plano de contas para consultá-la.

Nesta o usuário deverá acessar o plano de contas utilizado pela empresa e localizar a conta que é utilizada para duplicatas a receber:

Para saber as analíticas financeiras utilizadas no crédito e débito da duplicata, basta o usuário acessar a aba Dados Financeiros, disponível no canto direito da tela:

Rotina – Processos >> Central da Contabilização

Outra forma de consultar os créditos e débitos dos lançamentos, é utilizando a rotina Central da  Contabilização selecionando as opções referentes a lançamentos de Duplicatas a Receber:

Feitas as seleções de filtros desejadas e informando o período que desejar visualizar, ao buscar os lançamentos será exibida a tela Central da Contabilização:

Nesta, serão exibidos os lançamentos contábeis de acordo com a filtragem, onde a visualização dos  lançamentos é dividida em 5 seções, sendo elas:

DOCUMENTOS DE ORIGEM

Nesta seção serão exibidos os documentos de origem dos lançamentos contábeis, onde o usuário deverá selecionar a origem do qual deseja visualizar a contabilização, além disso, o usuário também poderá visualizar os dados de cada documento clicando no “+” encontrado no canto esquerdo de cada lançamento:

Selecionando a origem desejada, daremos sequencia nas próximas seções que serão exibidas de acordo com a seleção da Origem:

CABEÇALHO DO LANÇAMENTO

Seção onde será exibido o cabeçalho do lançamento selecionado, com dados como, número do lançamento, sua data, o controle e a data de geração.

SEQUÊNCIAS DO LANÇAMENTO

Seção onde será exibida a sequência do lançamento, detalhando os dados das contas crédito e débito, assim como o valor e histórico do lançamento. O usuário também poderá visualizar o detalhamento da sequência clicando sobre “+” disponível na coluno “Seq”:

SEQUÊNCIAS AUXILIARES DO LANÇAMENTO

Nesta seção serão exibidas sequências auxiliares do lançamento, caso esse possua lançamentos de débito e crédito auxiliar.

E para finalizar temos a quinta seção, que compõe das demais:

LANÇAMENTOS CONTÁBEIS

Nesta seção serão apresentados os lançamentos contábeis do módulo contábil de cada documento de origem selecionado. O usuário também poderá filtrar os lançamentos de acordo com a sua Situação, ou até mesmo os lançamentos Sem origem.

CONSULTANDO AS CONFIGURAÇÕES DO ESTABELECIMENTO  

➔ Analítica das Configurações Financeiras do estabelecimento

Rotina – Cadastros Específicos >> Configurações Financeiras ou pelo atalho CTRL + O (Letra):

Nesta para consultar as analíticas para cada tipo de lançamento o usuário deverá acessar a seção

Analíticas e em seguida selecionar o tipo de lançamento que deseja consultar, sendo eles:

RECEBIMENTOS:

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de recebimento:

• Dinheiro: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para recebimentos em dinheiro.

•  Duplicata: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para recebimentos em duplicatas.

• Cheque: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para recebimentos em cheque.

• Cartão: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para recebimentos em cartão.

• Outros: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para recebimentos em outros.

• Fat. Antecip: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para recebimentos em faturamentos antecipados.

PAGAMENTOS:

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de pagamento:

• Dinheiro: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para pagamentos em dinheiro.

• Cheque: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para pagamentos em cheque.

• Cheque terc: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para pagamentos em cheques de terceiros.

• Cartão: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para pagamentos em cartão.

• Outros: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para pagamentos em outros.

• Dup (Imp NFe): Campo onde o usuário deverá informar a analítica para pagamentos em duplicatas.

TROCOS:

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de troco:

• Receita: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para receitas de trocos.

• Cheque Recebido: Campo onde o usuário deverá informar a analítica de trocos em cheques recebidos nos acertos financeiros.

• Rec Conta Pessoal: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para recebimentos de troco em conta pessoal.

• Duplicatas a Pagar: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para trocos em duplicatas a pagar.

• Cheque Emitido: Campo onde o usuário deverá informar a analítica de trocos em cheques emitidos nos acertos financeiros.

• Pag Conta Pessoal: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para pagamentos de troco em conta pessoal.

DESCONTOS:

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de desconto:

• Receitas: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para transferências de entrada (Receita).

• Despesas: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para transferências de saídas (Despesas).

TRANSFERÊNCIAS:

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de transferência:

• Obtidos: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para descontos obtidos

• Concedidos: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para descontos recebidos.

JUROS/MULTAS/TAXAS:

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de juros e multas:

• Juros Recebidos: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para juros recebidos.

• Juros Pagamentos: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para juros pagos.

• Taxa Desc. Cheque: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para taxa de desconto de Cheque.

• Multa Recebida: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para multas recebidas.

• Multa Paga: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para multa pagas.

• Desp. Cobrança: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para despesas de cobrança bancária.

 CARTÕES:

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de taxa de cartões:

• Taxa de Ajuste (R): Campo onde o usuário deverá informar a analítica para a taxa de ajuste de receita.

• Taxa de Ajuste (D): Campo onde o usuário deverá informar a analítica para a taxa de ajuste de Despesa.

 RENEGOCIAÇÕES:

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de renegociação:

• Dups. a Pagar: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para renegociações das duplicatas a pagar.

• Dups. a Receber: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para renegociações das duplicatas a receber.

IMPOSTOS RETIDOS (RECEITAS) E (DESPESAS):

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de Imposto retido em Receitas/Despesas:

•  IRRF: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para receita/despesa de impostos retidos – IRRF.

• PIS: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para receita/despesa de impostos retidos – PIS.

• COFINS: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para receita/despesa de impostos retidos – CONFINS.

• ISS: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para receita/despesa de impostos retidos – ISS.

• INSS: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para receita/despesa de impostos  retidos – INSS.

• CSLL: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para receita/despesa de impostos retidos – CSLL.

IMPOSTOS RETIDOS (PAGAMENTOS):

Nesta serão definidas as analíticas para cada tipo de Imposto retido em Pagamentos:

• Imp. Ret Federal: Campo onde o usuário deverá informar a analítica utilizada na geração de duplicata a pagar de imposto retido federal (PIS/CONFINS/CSLL/IRRF).

• INSS Retido: Campo onde o usuário deverá informar a analítica utilizada na geração de duplicata a pagar de INSS retido.

• ISS Retido: Campo onde o usuário deverá informar a analítica utilizada na geração de duplicata a pagar de ISS retido.

DRE:

Nesta serão definidas as analíticas utilizadas no DRE:

• CMV: Campo onde o usuário deverá informar a analítica do CMV para o DRE.

• Imposto S/Vendas: Campo onde o usuário deverá informar a analítica para o Imposto sobre vendas para o DRE

• Consumo Próprio: Campo onde o usuário deverá informar a analítica de consumo próprio para o DRE.

• Resgate de Bonif: Campo onde o usuário deverá informar a analítica de Resgate de Bonificação para o DRE.

OUTRAS:

• Estorno de baixa de cheque recebido: Campo onde o usuário deverá informar a analítica utilizada na geração de lançamento de estorno da baixa de cheque recebido.

• Devolução de baixa de cheque recebido: Campo onde o usuário deverá informar a analítica utilizada na geração de lançamento de devolução da baixa de cheque recebido.

• Devolução de Cheque Emitido: Campo onde o usuário deverá informar a analítica de devolução de cheque emitido.

CONSULTANDO AS CONFIGURAÇÕES DE EXPORTAÇÃO CONTÁBIL

Para finalizar a contabilização de movimentações financeiras falaremos um pouco sobre as analíticas que são definidas na Configuração de Exportação Contábil!

➔ Analítica das Conf. Exportação Contábil

Rotina – Cadastros Específicos >> Conf. Exportação Contábil:

Nesta para consultar as analíticas para cada tipo de lançamento definido na Configuração de Exportação para o módulo Contábil, o usuário deverá acessar a seção Contas Contábeis e em seguida selecionar o tipo de lançamento que deseja consultar, sendo eles:

GERAL/ESTOQUE:

Nesta serão definidas as contas contábeis para os lançamentos gerais e de movimentação de estoque.

IMPOSTOS RETIDOS:

Nesta serão definidas as contas contábeis para os lançamentos de Impostos Retidos.

IMPOSTOS

Nesta serão definidas as contas contábeis para os lançamentos de Impostos.

FINANCEIRO:

Nesta serão definidas as contas contábeis para os lançamentos de movimentações financeiras.

HISTÓRICO PADRÕES

Nesta o usuário poderá inserir os históricos padrões para determinados tipos de lançamentos/documentos.

Sendo eles:

• Histórico para Recebimentos

• Histórico para Documentos

• Histórico para Baixa de Cheques

E desta forma encerramos os processos da Contabilização de Movimentações Financeiras!

RESULTADOS ESPERADOS

A realização dos processos da Contabilização de Movimentações Financeiras, conforme as aplicabilidades  selecionadas.

RELATÓRIOS VINCULADOS

A rotina possui alguns relatórios padrões disponíveis para o usuário!

Para consultá-los, basta clicar no atalho CTRL + F3, ou também pela rotina Relatórios >> Relatórios Padrões.

Sendo eles:

EXTRATO DE ANALÍTICA:

Neste relatório usuário terá acesso a um extrato completo dos lançamentos de saldos de cada analítica de acordo com a filtragem inicial:

-644 Extrato de Analítica Conforme DRE Gerencial.

VERSÃO DO SISTEMA DOCUMENTADO

Versão 2104.1000.