OBJETIVO
O objetivo da rotina é disponibilizar ao usuário a possibilidade de realizar a consulta, inclusão e lançamento das ordens de compras do estabelecimento.
ACESSOS E ATALHOS
O acesso da rotina ocorre por meio do menu: PS - Gerencial >> Processos >> Ordem de Compra >> Ordem de Compra:
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PRÉ-REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO
Para utilização da rotina serão necessárias algumas configurações específicas, sendo elas:
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85 – Gera Orçamento Ordem Compra: Caso marcado essa opção, o usuário terá permissão para gerar orçamentos no lançamento da ordem de compra.
86 – Aprova Orçamento Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário terá permissão para aprovar orçamentos no lançamento da ordem de compra
249- Libera entrada de nota com divergência com ordem de compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá efetuar a liberação de entrada de notas bloqueadas por divergências com ordem de compra
257 – Libera entrada de nota com divergência com ordem de compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá efetuar a liberação de entrada de notas bloqueadas por divergências com ordem de compra.
275 – Libera entrada de nota com o Tipo de Frete divergente da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com o tipo de frete diferente da ordem de compra associada.
276 – Libera entrada de nota com o Parcelamento divergente da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com o parcelamento diferente da ordem de compra associada.
277 – Libera entrada de nota com os Itens divergentes da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com os itens diferentes da ordem de compra associada.
278 – Libera entrada de nota com os Valores Unitários divergentes da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com os valores unitários diferentes da ordem de compra associada.
279 – Libera entrada de nota com as Quantidades divergentes da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com as quantidades diferentes da ordem de compra associada.
280 – Libera entrada de nota com os Valores de Frete divergentes da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com os valores de frete diferentes da ordem de compra associada.
282 – Autoriza andamento da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário autorizará efetuar as cotações e seguir para as demais fases da Ordem de Compra.
299 – Libera entrada de nota com o Local de Estoque divergente da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com o local de estoque diferente da ordem de compra associada.
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Além disso, para utilização da rotina serão necessárias algumas configurações específicas na configuração do estabelecimento. Para isso será necessário acessar a rotina Cadastros Específicos >> Estabelecimento >> Configuração ou pelo atalho Ctrl + O (Letra) e em seguida selecionar a seção Gerencial e nesta, a opção Ordem de Compra:
Nesta o usuário deverá parametrizar as seguintes configurações:
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Gera entregas automáticas?: Neste campo o usuário deverá indicar se serão geradas entregas automáticas para os fornecedores na ordem de compra.
Para que essa configuração Funcione corretamente, a Ordem de compra precisa ter preenchido o Campo Previsão de Entrega, conforme print abaixo, após aprovar a ordem de compra as entregas serão cadastradas automáticamente.
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Gera provisão Financeira?: Neste campo o usuário deverá indicar se será gerado o lançamento de provisão financeira da ordem de compra.
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Obriga a autorização da Ordem de Compra: Campo onde o usuário deverá indicar se será obrigatório a autorização da ordem de compra.
Obriga C.C na Ordem de Compra: Campo onde o usuário deverá indicar se será obrigatório informar o Centro de Custo na ordem no cadastro da ordem de compra.
Envio de Email:
Nestas duas opções, o usuário poderá definir os textos padrões que serão enviados nos e-mails envolvidos, sendo um o Texto Padrão para Email de Solicitação e o outro Texto Padrão para Email de Aprovação.
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Nesta configuração o usuário parametrizará a configuração de nota que será utilizada nas entradas de notas fiscal que tenham vinculo com a ordem de compra! Para isto, o usuário deverá acessar a rotina PS – Gerencial >> Notas Fiscais >> Configuração de Notas >> Cadastrar selecionar a configuração utilizada e nesta selecionar a aba Regras. Nesta, para que o vínculo com a ordem de compra seja realizado, a opção “Obriga Ordem de Compra?” deve estar marcada como “Sim”.
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DESCRIÇÃO DA UTILIZANDO A ROTINA
A rotina Processos >> Ordem de Compra >> Ordem de Compradisponibiliza ao usuário as opções de consulta, inclusão e lançamento das ordens de compras do estabelecimento.
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Seguindo disso, ao selecionar a rotina o usuário tera terá acesso à tela Ordem de Compra:
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Além disso, o usuário também poderá realizar o Rateio pela Placa dos centros de custos, clicando sobre a seta ao final da seção de Rateio por Centro de Custos:
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Feito isso o sistema exibirá as Informações dos Fornecedores x Produtos, onde ao clicar sobre o fornecedor o usuário terá as informações de valores, bem como os valores de suas últimas cotações:
Na seção Produtos, o usuário poderá alterar os valores unitários para os cotados pelo fornecedor para em seguida realizar as análises comparativas entre os fornecedores.
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Após informar os valores cotados pelos fornecedores o usuário precisa salvar o cadastro da ordem de compra, para isso basta clicar no botão Ações a Executar>> Salvar (Ctrl+S):
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Ainda na aba Informações, o usuário poderá realizar o envio por e-mail da solicitação de orçamento, bem como o envio da aprovação do orçamento para o respectivo vencedor das cotações. Para isto basta clicar no botão de Envio, localizado no canto esquerdo da tela e em seguida selecionar a ação desejada:
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Nesta o usuário deverá selecionar a ação desejada para o orçamento, no caso da aprovação basta clicar na opção Aprovar Orçamento e em seguida informar o motivo da aprovação para concluir com no mínimo 5 e no máximo 60 caracteres, e clicar em ok para finalizar o processo:
Feito isso o sistema apresentará a mensagem de envio de e-mail de aprovação para o fornecedor, onde o usuário deverá sinalizar se será feito o envio:
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Este processo pode ser realizados na rotina PS – Gerencial >> Notas Fiscais e também através da importação do XML PS – Gerencial >> Processos >> Notas Fiscais >> Importação NF-e ou então pela rotina Notas Fiscais>> Entrada de NFe (Por Etapas).
No lançamento manual o usuário deverá informar a configuração de nota para a entrada da mesma, parametrizada de acordo com o item 3.4 – Configuração de Nota, onde após informar o fornecedor, o sistema apresentará uma tela com as ordens de compra pendentes para entrega do fornecedor informado, desta o usuário poderá selecionar a ordem de compra que fará parte da nota fiscal que está sendo lançada:
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Ao final do processo, após serem informadas as formas de pagamento e informações do frete, ao ser clicar em Salvar a nota fiscal, o sistema novamente apresentará os dados da ordem de compra selecionada que foram inseridas na nota, onde, o sistema apresentará de verde os itens que estiverem de acordo com o cotado, e em vermelho os itens que tiverem alguma divergência com a cotação realizada. Caso esteja tudo corretamente, basta o usuário clicar no botão Liberar Entrada ou então no botão Bloquear Entrada para que as informações na nota sejam corrigidas.
vinculadas a OC ou então no caso de bloquear entrada, corrigir as informações.
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Importação do XML
O processo de importação do XML também realizará o mesmo processo descrito acima, onde ao ser importado um XML de uma ordem de compra, basta o usuário clicar no botão Ações e selecionar a opção “Ordem de Compra”, para que o sistema realize as validações necessárias.
NFe Por etapas
O processo de entrada pela rotina NFe por etapas também realizará o mesmo processo descrito acima, onde ao selecionar um XML de uma ordem de compra, na etapa 5 basta o usuário clicar no botão “Ordem de Compra”
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Então o sistema exibirá a tela para realizar o vinculo da Ordem de compra com a Nota Fiscal
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Após feitos os processos de entrada de notas fiscais descritos acima, o sistema concluirá a ordem de compra automaticamente e a mesma passará a ter a situação “Concluída”.
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Para consultá-los, basta clicar no atalho CTRL + F3, ou também pela rotina Relatórios >> Relatórios Padrões.
Sendo ele:
-705 Ordem de Compra
VERSÃO DO SISTEMA DOCUMETADO
Versão 2010.10012.0.2302.1000