Ordem de Compra - PSGerencial

OBJETIVO
O objetivo da rotina é disponibilizar ao usuário a possibilidade de realizar a consulta, inclusão e lançamento das ordens de compras do estabelecimento.

ACESSOS E ATALHOS
O acesso da rotina ocorre por meio do menu: PS - Gerencial >> Processos >> Ordem de Compra >> Ordem de Compra:

Open

PRÉ-REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO

Para utilização da rotina serão necessárias algumas configurações específicas, sendo elas:

CONFIGURAÇÃO DO CONTROLE DE AÇÃO
Para utilização da rotina será necessário que o usuário possua algumas ações liberadas, para determinados tipos de ações nas ordens de compras!

Essa configuração é feita pelo usuário supervisor e/ou autorizado através da rotina PS – Gerencial >> Gerente >> Controle de Ações - (Grupo/ Usuário), sendo elas:

• 85 – Gera Orçamento Ordem Compra: Caso marcado essa opção, o usuário terá permissão para gerar orçamentos no lançamento da ordem de compra.

• 86 – Aprova Orçamento Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário terá permissão para aprovar orçamentos no lançamento da ordem de compra

• 249- Libera entrada de nota com divergência com ordem de compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá efetuar a liberação de entrada de notas bloqueadas por divergências com ordem de compra

• 257 – Libera entrada de nota com divergência com ordem de compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá efetuar a liberação de entrada de notas bloqueadas por divergências com ordem de compra.

• 275 – Libera entrada de nota com o Tipo de Frete divergente da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com o tipo de frete diferente da ordem de compra associada.

• 276 – Libera entrada de nota com o Parcelamento divergente da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com o parcelamento diferente da ordem de compra associada.

• 277 – Libera entrada de nota com os Itens divergentes da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com os itens diferentes da ordem de compra associada.

• 278 – Libera entrada de nota com os Valores Unitários divergentes da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com os valores unitários diferentes da ordem de compra associada.

• 279 – Libera entrada de nota com as Quantidades divergentes da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com as quantidades diferentes da ordem de compra associada.

• 280 – Libera entrada de nota com os Valores de Frete divergentes da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com os valores de frete diferentes da ordem de compra associada.

• 282 – Autoriza andamento da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário autorizará efetuar as cotações e seguir para as demais fases da Ordem de Compra.

• 299 – Libera entrada de nota com o Local de Estoque divergente da Ordem de Compra: Caso marcado essa opção, o usuário poderá liberar a entrada de uma nota com o local de estoque diferente da ordem de compra associada.

CONFIGURAÇÃO DO ESTABELECIMENTO - ORDEM DE COMPRA

Além disso, para utilização da rotina serão necessárias algumas configurações específicas na configuração do estabelecimento. Para isso será necessário acessar a rotina Cadastros Específicos >> Estabelecimento >> Configuração ou pelo atalho Ctrl + O (Letra) e em seguida selecionar a seção Gerencial e nesta, a opção Ordem de Compra:

Open

Nesta o usuário deverá parametrizar as seguintes configurações:

• Número Mínimo de Orçamentos: Neste campo o usuário deverá definir o número mínimo de orçamentos para as ordens de compra.

• Carregar Itens da OC na nota?: Neste campo o usuário deverá indicar se serão carregados os itens da ordem de compra na nota fiscal.

• Obriga Config. de Nota?: Neste campo o usuário deverá indicar se será obrigatório informar a configuração de nota na tela de ordem de compra.

• Obriga Analítica Financeira: Neste campo o usuário deverá indicar se será obrigatório informar a analítica financeira na tela de ordem de compra.

• Gera entregas automáticas?: Neste campo o usuário deverá indicar se serão geradas entregas automáticas para os fornecedores na ordem de compra.

  • Para que essa configuração Funcione corretamente, a Ordem de compra precisa ter preenchido o Campo Previsão de Entrega, conforme print abaixo, após aprovar a ordem de compra as entregas serão cadastradas automáticamente.

• Gera provisão Financeira?: Neste campo o usuário deverá indicar se será gerado o lançamento de provisão financeira da ordem de compra.

• Obriga a autorização da Ordem de Compra: Campo onde o usuário deverá indicar se será obrigatório a autorização da ordem de compra.

• Obriga C.C na Ordem de Compra: Campo onde o usuário deverá indicar se será obrigatório informar o Centro de Custo na ordem no cadastro da ordem de compra.

Envio de Email:

Nestas duas opções, o usuário poderá definir os textos padrões que serão enviados nos e-mails envolvidos, sendo um o Texto Padrão para Email de Solicitação e o outro Texto Padrão para Email de Aprovação.

CONFIGURAÇÃO DO ESTABELECIMENTO - E-MAIL

Nesta configuração, o usuário parametrizará o e-mail que será utilizado para o envio dos e-mails de solicitação de orçamento e aprovação. Para isso será necessário acessar a rotina Cadastros Específicos >> Estabelecimento >> Configuração ou pelo atalho Ctrl + O (Letra) e em seguida selecionar a seção E-mails:

Nesta, o usuário deverá informar o e-mail que será utilizado pelo estabelecimento nos envios de solicitações de orçamento e aprovações na opção Cfg Email Ordem Compra.

CONFIGURAÇÃO DO E-MAIL - CADASTRO DA PESSOA

Assim como para o estabelecimento, será necessário que o fornecedor possua o e-mail que receberá as solicitações de orçamento e aprovações parametrizado em seu cadastro. Para isto o usuário deverá acessar a rotina Cadastros Gerais >> Pessoas >> Dados Complementares e em seguida selecionar a aba Dados Cadastrais:

Nesta, o usuário deverá informar o e-mail que será utilizado pelos fornecedores nos recebimentos de solicitações de orçamento e aprovações na opção Email (Ordem de Compra).

CONFIGURAÇÃO DE NOTA

Nesta configuração o usuário parametrizará a configuração de nota que será utilizada nas entradas de notas fiscal que tenham vinculo com a ordem de compra! Para isto, o usuário deverá acessar a rotina PS – Gerencial >> Notas Fiscais >> Configuração de Notas >> Cadastrar selecionar a configuração utilizada e nesta selecionar a aba Regras. Nesta, para que o vínculo com a ordem de compra seja realizado, a opção “Obriga Ordem de Compra?” deve estar marcada como “Sim”.

UTILIZANDO A ROTINA

A rotina Processos >> Ordem de Compra >> Ordem de Compra disponibiliza ao usuário as opções de consulta, inclusão e lançamento das ordens de compras do estabelecimento.

Seguindo disso, ao selecionar a rotina o usuário terá acesso à tela Ordem de Compra:

Nesta inicialmente o usuário deverá definir a filtragem de acordo com a visualização que desejar ter das ordens de compra:

• Fornecedor: Campo onde o usuário poderá filtrar as ordens de compra de um Fornecedor específico.

   

• Item: Campo onde o usuário poderá filtrar as ordens de compra de um Item específico.

   

• Local de Estoque: Campo onde o usuário poderá filtrar as ordens de compra de um Local de Estoque específico.

• Data de Cadastro: Campos onde o usuário poderá filtrar as ordens de compra definindo um período inicial e final da sua inclusão.

• Cód. Ordem: Campo onde o usuário poderá filtrar as ordens de compra de um Cód. Ordem específico.

Feitas as filtragens basta clicar no botão Consultar e o sistema carregará os dados na aba Ordem de Compra:

Nesta aba, o usuário poderá visualizar as ordens de compra já cadastradas, bem como suas informações cadastrais e a situação atual de cada uma, bastando o usuário selecionar a ordem que deseja visualizar no canto esquerdo da tela!

Seguindo da consulta, conforme citado inicialmente é por meio desta rotina que são feitas as inclusões das ordens de compra!

Para isto, basta o usuário clicar no botão Incluir disponível no canto superior da tela de Cadastro:

Feito isso o sistema abrirá os campos de edição para a inclusão da ordem de compra:

A tela de inclusão é dividida em 3 abas, sendo elas:

1.Cadastro

Nesta aba serão informados os dados cadastrais da ordem de compra, sendo eles divididos em duas seções:

Dados Principais:

• Data da ordem: Campo onde o usuário poderá informar a data/hora da inclusão da ordem.

• Motivo da compra: Campo onde o usuário poderá informar descrever o motivo da compra.

• Data da autorização: Campo onde o usuário poderá informar a data/hora da autorização da ordem.

• Usuário da autorização: Campo de preenchimento automático, preenchido com o nome do usuário que realiza autorização.

• Encerrar Ordem: Botão utilizado para encerrar ordens de compras que ainda não foram concluídas.

Itens da Ordem de Compra

Nesta seção o usuário incluirá os itens que irão compor a ordem de compra e as demais informações, como Quantidade, Data de Necessidade da Compra, Especificações para Fornecedor, dentre outras informações que a seção possui que são relevantes para o orçamento do fornecedor.

Ainda na aba Cadastro, o usuário terá a opção adicional de incluir um Rateio por Centro de Custos, bastando informar o centro de custos, e as demais informações de rateio:

Além disso, o usuário também poderá realizar o Rateio pela Placa dos centros de custos, clicando sobre a seta ao final da seção de Rateio por Centro de Custos:

Feitos os preenchimentos acima descritos, basta o usuário clicar no botão Salvar para dar continuidade nos demais processos da rotina.

2.Orçamentos

Após salvar a ordem de compra, o usuário deverá acessar essa tela para informar os fornecedores que farão parte da cotação, para ser mandado o orçamento para os mesmos e caso houverem produtos que já foram recebidos de tais fornecedores, o mesmo aparecerá como sugestão para ser mandado no orçamento:

Ao selecioná-la primeiramente o usuário deverá sinalizar Fornecedores para Orçamento, marcando-os na coluna Gerar Orc. e em seguida clicando no botão Executar:

Feito isso o sistema exibirá as Informações dos Fornecedores x Produtos, onde ao clicar sobre o fornecedor o usuário terá as informações de valores, bem como os valores de suas últimas cotações:

Na seção Produtos, o usuário poderá alterar os valores unitários para os cotados pelo fornecedor para em seguida realizar as análises comparativas entre os fornecedores.

Após informar os valores cotados pelos fornecedores o usuário precisa salvar o cadastro da ordem de compra, para isso basta clicar no botão Ações a Executar>> Salvar (Ctrl+S):

Ainda na aba Informações, o usuário poderá realizar o envio por e-mail da solicitação de orçamento, bem como o envio da aprovação do orçamento para o respectivo vencedor das cotações. Para isto basta clicar no botão de Envio, localizado no canto esquerdo da tela e em seguida selecionar a ação desejada:

Após lançados os orçamentos, na aba Produto x Fornecedores o usuário terá o comparativo entre os valores cotados pelos fornecedores, além disso o sistema sinalizará o Fornecedor Vencedor, cujo o valor cotado foi o menor entre os demais.

Nesta tela o usuário poderá selecionar o produto para aprovação, para em seguida executar as ações de aprovação.

Outra forma de análise dos preços que o sistema realiza, é exibida na aba Análises:

Nesta aba, o sistema exibirá um comparativo entre os fornecedores que realizaram o orçamento, destacando o fornecedor vencedor!

Após realizadas as análises e o usuário selecionar o produto/fornecedor escolhido o usuário deverá realizar a aprovação, para isso deve-se clicar em “Ações a Executar”:

Nesta o usuário deverá selecionar a ação desejada para o orçamento, no caso da aprovação basta clicar na opção Aprovar Orçamento e em seguida informar o motivo da aprovação com no mínimo 5 e no máximo 60 caracteres, e clicar em ok para finalizar o processo:

Feito isso o sistema apresentará a mensagem de envio de e-mail de aprovação para o fornecedor, onde o usuário deverá sinalizar se será feito o envio:

Feito isso, o processo de aprovação estará concluído:

Relembrando:

• Entregas

Após incluir, salvar e aprovar o orçamento da Ordem de Compra, o usuário poderá informar os dados da entrega na aba Entregas:

• Entregas Cadastradas: Nesta seção o usuário informará os dados do fornecedor da entrega, bem como as informações referentes a nota de entrada.

• Itens da Entrega: Nesta seção o usuário informará as informações do item da entrega.

   

NOTAS FISCAIS

Após realizados os processos descritos anteriormente e estando agendada a entrega na ordem de compra do fornecedor, o usuário poderá realizar entrada da nota fiscal e posterior vinculo da ordem de compra!

Este processo pode ser realizados na rotina PS – Gerencial >> Notas Fiscais e também através da importação do XML PS – Gerencial >> Processos >> Notas Fiscais >> Importação NF-e ou então pela rotina Notas Fiscais>> Entrada de NFe (Por Etapas).

No lançamento manual o usuário deverá informar a configuração de nota para a entrada da mesma, parametrizada de acordo com o item Configuração de Nota, onde após informar o fornecedor, o sistema apresentará uma tela com as ordens de compra pendentes para entrega do fornecedor informado, desta o usuário poderá selecionar a ordem de compra que fará parte da nota fiscal que está sendo lançada:

Ao final do processo, após serem informadas as formas de pagamento e informações do frete, ao ser clicar em Salvar a nota fiscal, o sistema novamente apresentará os dados da ordem de compra selecionada que foram inseridas na nota, onde, o sistema apresentará de verde os itens que estiverem de acordo com o cotado, e em vermelho os itens que tiverem alguma divergência com a cotação realizada. Caso esteja tudo corretamente, basta o usuário clicar no botão Liberar Entrada ou então no botão Bloquear Entrada para que as informações na nota sejam vinculadas a OC ou então no caso de bloquear entrada, corrigir as informações.

Importação do XML

O processo de importação do XML também realizará o mesmo processo descrito acima, onde ao ser importado um XML de uma ordem de compra, basta o usuário clicar no botão Ações e selecionar a opção “Ordem de Compra”, para que o sistema realize as validações necessárias.

NFe Por etapas

O processo de entrada pela rotina NFe por etapas também realizará o mesmo processo descrito acima, onde ao selecionar um XML de uma ordem de compra, na etapa 5 basta o usuário clicar no botão “Ordem de Compra”

Então o sistema exibirá a tela para realizar o vinculo da Ordem de compra com a Nota Fiscal

Após feitos os processos de entrada de notas fiscais descritos acima, o sistema concluirá a ordem de compra automaticamente e a mesma passará a ter a situação “Concluída”.

Além disso, o usuário poderá conferir as notas vinculadas a ordem de compra na aba Entregas:

E desta forma, encerramos os processos da rotina de Ordem de Compra!

RESULTADOS ESPERADOS

A realização dos processos da rotina de Ordem de Compra, conforme a aplicabilidade selecionada.

RELATÓRIOS VINCULADOS

A rotina possui alguns relatórios padrões disponíveis para o usuário!

Para consultá-los, basta clicar no atalho CTRL + F3, ou também pela rotina Relatórios >> Relatórios Padrões.

Sendo ele:

-705 Ordem de Compra

VERSÃO DO SISTEMA DOCUMETADO

Versão 2.0.2302.1000