Descrição
Esta rotina desempenha um papel crucial na gestão das operações de compra em cada estabelecimento, proporcionando aos usuários a capacidade de efetuar solicitações de compra e obter cotações de forma eficiente.
Índice
Pré-Requisitos
Acesso ao Agro3C.
Acesso a rotina de Compras do Agro3C.
Possuir usuários cadastrados para acesso ao Agro3C.
Passo a passo
Acessar a rotina de Compras, na aba Estoque » Compras » Cadastro de Requisições
Cadastrar uma requisição de Materiais
Nesta tela são incluídos os códigos dos itens e as quantidades que serão enviados para requisição de compra de materiais.
Código: código gerado pelo sistema para identificar a requisição de compra.
Usuário: informar o usuário responsável pela requisição de compra.
Pessoa solicitante: informar a pessoa que requisitou o material.
Estabelecimento: informar o estabelecimento o qual está sendo requisitado os materiais.
Observações: informações que o usuário da requisição pode inserir para os processos seguintes
Na tela Detalhes da Requisição, ao clicar no botão incluir novo item (1), deve-se informar a Data Prazo de Entrega dos produtos, código do Item cadastrado no Agro3C, código do Local para atendimento. Ainda, é possível inserir em Complemento do Item, como marcas de preferência, tamanho de embalagens. No campo e no Observações o usuário pode inserir informações para os processos seguintes.
Quando uma nova solicitação de compra é inserida e o usuário não possui parâmetros definidos, é necessário aguardar a aprovação do supervisor.
Após a aprovação da Requisição de Materiais, deve-se gerar o atendimento da solicitação Estoque » Compras » Gerar atendimento
Config. de Atendimento: inserir uma configuração de atendimento previamente cadastrada no Agro3C.
Nº da Requisição: informar o código da requisição realizada, ou, pressionar F3 para consultar as requisições cadastradas.
Usuário Solicitante: informar o usuário responsável pela requisição de compra.
Item: informar o código o item o qual foi solicitado a requisição de materiais
Estabelecimento: informar o estabelecimento o qual foi requisitado os materiais.
Após inserir os filtros, clicar em Processar e Salvar.
Após gerar o atendimento, deve-se gerar a Solicitação de Compra: Estoque » Compras » Solicitação de Compras, clicar em incluir novo item.
Nesta tela são inseridos os códigos dos itens os quais foram solicitados anteriormente, através da rotina de Requisições de Compra, que após a aprovação do supervisor, devem ser incluídos na tela de Solicitação x Cotação de Compra de Materiais.
Código: código gerado pelo sistema para identificar a solicitação x cotação de compra de materiais
Usuário: informar o usuário responsável pela solicitação
Centro de Custo: informar o centro de custo responsável pelo gerenciamento.
Nesta tela Solicitação x Cotação de Compra de Materiais ao clicar no botão incluir novo item (1), deve-se a Data de Necessidade dos produtos, pode ser carregada automaticamente pelo sistema ou inserida manualmente pelo usuário. Inserir o código do Item cadastrado no Agro3C e informar a Qtd. Solicitada anteriormente. O Local e a Unidade são carregadas automaticamente pelo sistema, através das informações inseridas pelo usuário no cadastro do item. Em Observações o usuário pode inserir informações para os processos seguintes.
Quando pressionado o botão Replicar, o mesmo centro de custo é automaticamente atribuído a todos os itens que forem adicionados à tela de Solicitação x Cotação de Compra de Materiais.
Acessar a tela de Cotações/Aprovações/Pedido de Compra: Estoque » Compras » Cotações/Aprovações/Pedido de compra
A seguir a seguinte tela será aberta:
5.1 Para iniciar a Cotação, o usuário deve informar:
Data Inicial e Data final: inserir as datas das solicitações.
Usuário: informar o usuário responsável pela solicitação.
Solicitação: informar o número da Solicitação x Cotação de Compra de Materiais
Config. Cotação: inserir uma configuração de cotação.
Selecionar os Itens da Solicitação e clicar em Cotar
5.2 A seguir a seguinte tela será aberta:
Descrição: informar uma descrição para a cotação.
Data da cotação: inserir a data da cotação.
Data Limite Receb: informar a data limite de recebimento da cotação
Clicar em Adicionar (1) e preencher os campos:
Neste momento, o Agro3C permite dois tipos de solicitações:
I. Via e-mail: os fornecedores recebem uma planilha com a lista dos itens necessários. Após a devolução do arquivo preenchido, o usuário pode importar os dados através do botão ‘Importar Excel’.
II. Manual: o usuário de posse dos dados enviados pelos fornecedores, insere no sistema todas as informações necessárias para gerar a cotação.
Caso opte por pela opção I . Via-Email, o usuário deve informar:
Cód: código do fornecedor registrado no Agro3C, através do cadastro de Pessoa
Informações como: E-mail são preenchidos automaticamente, através desta modalidade.
Totais: forma de acerto financeiro através do preenchimento dos campos, onde:
Forma de Pagamento
Cod: Código da forma de pagamento dos itens.
Descrição: Descrição da forma de pagamento dos itens, carregada automaticamente pelo sistema.
Forma de Parcelamento
Cod: Código da forma de parcelamento dos itens.
Descrição: Descrição da forma de parcelamento dos itens, carregada automaticamente pelo sistema.
5.3 Após selecionar os fornecedores, o usuário deve clicar em enviar e-mail, e a seguinte tela irá aparecer:
Nesta tela, o usuário deve informar as seguintes informações:
Config. E-mail: informar o código ou a descrição da configuração de e-mail. Esta ação é necessária para o envio dos e-mails aos fornecedores.
O usuário deve acessar Cadastros Gerais » Documentos por e-mail
Clicar em Incluir, e a seguinte tela se abrirá:
Fornecer os dados:
E-mail do remetente: endereço de e-mail de quem está enviando.
Servidor SMTP: Simple Mail Transfer Protocol - é o servidor responsável por enviar os e-mails.
Porta SMTP: é a porta usado pelo servidor SMTP para enviar os e-mails.
Usuário no Provedor: é o nome de usuário usado para autenticar o acesso ao servidor SMTP.
Requer Autenticação: indica se é necessário fornecer as credenciais para o envio dos e-mails, como: nome de usuário e senha.
Assunto do e-mail: linha de assunto do e-mail, o que dá uma breve descrição do conteúdo ou propósito do e-mail.
Formato do arquivo: refere-se ao tipo de formato de arquivo que vai ser anexado ao e-mail, como: PDF, DF-e, entre outros.
Receber cópias DF-e: significa que o destinatário do e-mail irá receber uma cópia dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e).
Site Empresa: endereço do site da empresa, utilizado para direcionar o destinatário para mais informações.
Endreço http Logo Empresa: é o endereço web (URL) onde está localizado o arquivo da logo da empresa, que pode ser exibido no corpo do e-mail.
Uso TLS: Transport Layer Security , protocolo de segurança usado para criptografar a comunicação entre de e-mail e o servidor SMTP, garantindo a transmissão segura dos dados.
Enviar HTML no Corpo: indica se o e-mail pode conter a formatação HTML, permitindo a organização mais complexa do conteúdo de e-mail, como formatação de texto, imagens e links.
Outra opção disponível é selecionar os checkbox se deseja Marcar Todos Não Enviados ou Marcar Todos os fornecedores que foram selecionados para a cotação dos materiais.
Após a seleção feita pelo usuário, o Agro3C permite ou enviar o pedido de cotação via
Enviar E-mail, ou, realizar a Cotação Web.
Após a devolutiva dos fornecedores, o usuário pode importar as cotações recebidas no Agro3C e Enviar Aprovação do supervisor.
5.4 Se a opção escolhida pelo usuário for a II. Manual o usuário deve informar os seguintes dados:
Cod: inserir os códigos do fornecedores registrados no Agro3C, através do cadastro de Pessoa
Contato: inserir o contato dos fornecedores.
E-mail: preenchido automaticamente pelo sistema, a partir dos dados inseridos no cadastro de pessoa.
Tipo de Frete: selecionar entre as opções disponíveis: CIF - FOB
Frete CIF: o vendedor é responsável por todos os custos e riscos que envolvem o transporte da mercadoria.
Frete FOB: o cliente é responsável por todos os custos e riscos que envolvem o transporte da mercadoria.
Valor Frete: incluir o valor do frete da mercadoria.
Prev. Entrega: data da previsão de entrega da mercadoria.
Prev. Ent. Dias: número de dias de entrega da mercadoria.
Despesa diversa: informar o valor de despesas diversas, se houver.
Valor total: carregada automaticamente pelo sistema
% Desc: porcentagem de desconto.
Valor Tot Líq: valor total líquido dos itens
Fat Mímimo: quantidade mínima do pedido.
Obs.: informações extras enviadas pelo fornecedor.
Na aba Itens, é necessário preencher:
Código: carregado automaticamente pelo sistema, a partir das informações cedidas pelo usuário anteriomente.
Descrição: carregada automaticamente pelo sistema.
Marca: inserir o nome da marca de preferência.
Prev. Entrega: data da previsão de entrega dos itens.
Quantidade: carregada automaticamente pelo sistema.
Valor unit.: valor unitário de cada item.
% Desc: porcentagem de desconto cedida pelo fornecedor.
Valor Tot. IPI: Valor total do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) do item.
Valor Tot. ICMS: Valor total do imposto ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) do item.
Valor Tot. ST: Valor total do imposto ST (Substituição Tributária)
Na aba Totais, a forma de acerto financeiro deve ser preenchida para cada fornecedor selecionado,
através do preenchimento dos campos, onde:
Forma de Pagamento
Cod: Código da forma de pagamento dos itens.
Descrição: Descrição da forma de pagamento dos itens, carregada automaticamente pelo sistema.
Forma de Parcelamento
Cod: Código da forma de parcelamento dos itens.
Descrição: Descrição da forma de parcelamento dos itens, carregada automaticamente pelo sistema.
Após o preenchimento de todos os campos, o usuário pode clicar em Enviar Aprovação.
5.6 Para Aprovar Cotação, fornecer as seguintes informações:
Data Inicial e Data final: inserir a data da cotação.
Cotação: informar o código da cotação
Usuário: informar o usuário responsável pela cotação.
Clicar em Executar e selecionar a cotação de interesse. A seguinte tela será aberta:
O supervisor responsável pela aprovação da cotação, tem a opção de detalhar a cotação através do botão Detalhes ou comparar itens X fornecedores, clicando em Itens X Fornecedores.
Após avaliação, o supervisor pode aprovar a quantidade da cotação, preenchendo o campo Qtd. Aprov. (1), conforme julgar necessário, e clicar em Aprovar e na sequência Salvar.
As alternativas adicionais como Finalizar ou Reiniciar a cotação estão disponíveis na tela, caso seja necessário após revisão do supervisor.
5.7 Após a aprovação da cotação, deve-se iniciar o processo de emitir pedido:
Data Inicial e Data final: inserir a data da cotação.
Fornecedor: inserir o código do fornecedor aprovado.
Clicar em Consultar.
Selecionar a cotação desejada.
Na aba Pedidos, informar uma Conf. Emissão (1) de pedidos já configurada.
Na aba itens selecionar a cotação aprovada (2).
Clicar no ícone (3).
Preencher a Quantidade P/ Pedido (a mesma aprovada pelo supervisor na cotação), clicar em Salvar e na sequência em Emitir Pedido.
5.8 Impressão X Envio de E-mail para os fornecedores:
Após a emissão do pedido, o usuário tem a opção de: Enviar e-mail para os fornecedores ou imprimir o pedido.
Para envio de e-mail para os fornecedores, o usuário deve inserir o código de Config. E-mail ou realizar a impressão do pedido.
Dicionário de Dados
Nome do Campo no Sistema | Funcionalidade |
|---|---|
Dicionário do Banco de Dados
Caso tenha interesse em saber os campos do banco de dados que se relacionam a cada campo do sistema, sugerimos a leitura do artigo a seguir: https://nimitz.atlassian.net/l/c/NDGXWDD6
Erros Comuns
Situações que podem ocorrer durante o uso da rotina
Versão
Lote | Versão do Sistema | Versão do Banco de Dados | Versão da Documentação | Autor/Revisor |
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