Rotina de Compras

Descrição

Esta rotina desempenha um papel crucial na gestão das operações de compra em cada estabelecimento, proporcionando aos usuários a capacidade de efetuar solicitações de compra e obter cotações de forma eficiente.

Índice

1 Descrição
2 Índice
3 Pré-Requisitos
4 Passo a passo
- 4.1 Quando uma nova solicitação de compra é inserida e o usuário não possui parâmetros definidos, é necessário aguardar a aprovação do supervisor.
5 Dicionário de Dados
- 5.1 Dicionário do Banco de Dados
6 Erros Comuns
7 Versão

Pré-Requisitos

Acesso ao Agro3C.
Acesso a rotina de Compras do Agro3C.
Possuir usuários cadastrados para acesso ao Agro3C.

Passo a passo

Acessar a rotina de Compras, na aba Estoque » Compras » Cadastro de Requisições

Cadastrar uma requisição de Materiais

Nesta tela são incluídos os códigos dos itens e as quantidades que serão enviados para requisição de compra de materiais.

Código: código gerado pelo sistema para identificar a requisição de compra.

Usuário: informar o usuário responsável pela requisição de compra.

Pessoa solicitante: informar a pessoa que requisitou o material.

Estabelecimento: informar o estabelecimento o qual está sendo requisitado os materiais.

Observações: informações que o usuário da requisição pode inserir para os processos seguintes

Na tela Detalhes da Requisição, ao clicar no botão incluir novo item (1), deve-se informar a Data Prazo de Entrega dos produtos, código do Item cadastrado no Agro3C, código do Local para atendimento. Ainda, é possível inserir em Complemento do Item, como marcas de preferência, tamanho de embalagens. No campo e no Observações o usuário pode inserir informações para os processos seguintes.

Quando uma nova solicitação de compra é inserida e o usuário não possui parâmetros definidos, é necessário aguardar a aprovação do supervisor.

Após a aprovação da Requisição de Materiais, deve-se gerar o atendimento da solicitação Estoque » Compras » Gerar atendimento

Config. de Atendimento: inserir uma configuração de atendimento previamente cadastrada no Agro3C.

Nº da Requisição: informar o código da requisição realizada, ou, pressionar F3 para consultar as requisições cadastradas.

Usuário Solicitante: informar o usuário responsável pela requisição de compra.

Item: informar o código o item o qual foi solicitado a requisição de materiais

Estabelecimento: informar o estabelecimento o qual foi requisitado os materiais.

Após inserir os filtros, clicar em Processar e Salvar.

Após gerar o atendimento, deve-se gerar a Solicitação de Compra: Estoque » Compras » Solicitação de Compras, clicar em incluir novo item.

Nesta tela são inseridos os códigos dos itens os quais foram solicitados anteriormente, através da rotina de Requisições de Compra, que após a aprovação do supervisor, devem ser incluídos na tela de Solicitação x Cotação de Compra de Materiais.

Código: código gerado pelo sistema para identificar a solicitação x cotação de compra de materiais

Usuário: informar o usuário responsável pela solicitação

Centro de Custo: informar o centro de custo responsável pelo gerenciamento.

Nesta tela Solicitação x Cotação de Compra de Materiais ao clicar no botão incluir novo item (1), deve-se a Data de Necessidade dos produtos, pode ser carregada automaticamente pelo sistema ou inserida manualmente pelo usuário. Inserir o código do Item cadastrado no Agro3C e informar a Qtd. Solicitada anteriormente. O Local e a Unidade são carregadas automaticamente pelo sistema, através das informações inseridas pelo usuário no cadastro do item. Em Observações o usuário pode inserir informações para os processos seguintes.

Quando pressionado o botão Replicar, o mesmo centro de custo é automaticamente atribuído a todos os itens que forem adicionados à tela de Solicitação x Cotação de Compra de Materiais.

Acessar a tela de Cotações/Aprovações/Pedido de Compra: Estoque » Compras » Cotações/Aprovações/Pedido de compra

A seguir a seguinte tela será aberta:

5.1 Para iniciar a Cotação, o usuário deve informar:

Data Inicial e Data final: inserir as datas das solicitações.

Usuário: informar o usuário responsável pela solicitação.

Solicitação: informar o número da Solicitação x Cotação de Compra de Materiais

Config. Cotação: inserir uma configuração de cotação.

5.2 A seguir a seguinte tela será aberta:

Descrição: informar uma descrição para a cotação.

Data da cotação: inserir a data da cotação.

Data Limite Receb: informar a data limite de recebimento da cotação

Clicar em Adicionar (1) e preencher os campos:

Caso opte por pela opção I . Via-Email, o usuário deve informar:

Cód: código do fornecedor registrado no Agro3C, através do cadastro de Pessoa

Totais: forma de acerto financeiro através do preenchimento dos campos, onde:

Forma de Pagamento

Cod: Código da forma de pagamento dos itens.

Descrição: Descrição da forma de pagamento dos itens, carregada automaticamente pelo sistema.

Forma de Parcelamento

Cod: Código da forma de parcelamento dos itens.

Descrição: Descrição da forma de parcelamento dos itens, carregada automaticamente pelo sistema.

5.3 Após selecionar os fornecedores, o usuário deve clicar em enviar e-mail, e a seguinte tela irá aparecer:

Nesta tela, o usuário deve informar as seguintes informações:

Config. E-mail: informar o código ou a descrição da configuração de e-mail. Esta ação é necessária para o envio dos e-mails aos fornecedores.

O usuário deve acessar Cadastros Gerais » Documentos por e-mail

Clicar em Incluir, e a seguinte tela se abrirá:

Fornecer os dados:

E-mail do remetente: endereço de e-mail de quem está enviando.

Servidor SMTP: Simple Mail Transfer Protocol - é o servidor responsável por enviar os e-mails.

Porta SMTP: é a porta usado pelo servidor SMTP para enviar os e-mails.

Usuário no Provedor: é o nome de usuário usado para autenticar o acesso ao servidor SMTP.

Requer Autenticação: indica se é necessário fornecer as credenciais para o envio dos e-mails, como: nome de usuário e senha.

Assunto do e-mail: linha de assunto do e-mail, o que dá uma breve descrição do conteúdo ou propósito do e-mail.

Formato do arquivo: refere-se ao tipo de formato de arquivo que vai ser anexado ao e-mail, como: PDF, DF-e, entre outros.

Receber cópias DF-e: significa que o destinatário do e-mail irá receber uma cópia dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e).

Site Empresa: endereço do site da empresa, utilizado para direcionar o destinatário para mais informações.

Endreço http Logo Empresa: é o endereço web (URL) onde está localizado o arquivo da logo da empresa, que pode ser exibido no corpo do e-mail.

Uso TLS: Transport Layer Security , protocolo de segurança usado para criptografar a comunicação entre de e-mail e o servidor SMTP, garantindo a transmissão segura dos dados.

Enviar HTML no Corpo: indica se o e-mail pode conter a formatação HTML, permitindo a organização mais complexa do conteúdo de e-mail, como formatação de texto, imagens e links.

Clicar em Salvar.

Outra opção disponível é selecionar os checkbox se deseja Marcar Todos Não Enviados ou Marcar Todos os fornecedores que foram selecionados para a cotação dos materiais.

Após a seleção feita pelo usuário, o Agro3C permite ou enviar o pedido de cotação via
Enviar E-mail, ou, realizar a Cotação Web.

Após a devolutiva dos fornecedores, o usuário pode importar as cotações recebidas no Agro3C e Enviar Aprovação do supervisor.

5.4 Se a opção escolhida pelo usuário for a II. Manual o usuário deve informar os seguintes dados:

Cod: inserir os códigos do fornecedores registrados no Agro3C, através do cadastro de Pessoa

Contato: inserir o contato dos fornecedores.

E-mail: preenchido automaticamente pelo sistema, a partir dos dados inseridos no cadastro de pessoa.

Tipo de Frete: selecionar entre as opções disponíveis: CIF - FOB

Valor Frete: incluir o valor do frete da mercadoria.

Prev. Entrega: data da previsão de entrega da mercadoria.

Prev. Ent. Dias: número de dias de entrega da mercadoria.

Despesa diversa: informar o valor de despesas diversas, se houver.

Valor total: carregada automaticamente pelo sistema

% Desc: porcentagem de desconto.

Valor Tot Líq: valor total líquido dos itens

Fat Mímimo: quantidade mínima do pedido.

Obs.: informações extras enviadas pelo fornecedor.

Na aba Itens, é necessário preencher:

Código: carregado automaticamente pelo sistema, a partir das informações cedidas pelo usuário anteriomente.

Descrição: carregada automaticamente pelo sistema.

Marca: inserir o nome da marca de preferência.

Prev. Entrega: data da previsão de entrega dos itens.

Quantidade: carregada automaticamente pelo sistema.

Valor unit.: valor unitário de cada item.

% Desc: porcentagem de desconto cedida pelo fornecedor.

Valor Tot. IPI: Valor total do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) do item.

Valor Tot. ICMS: Valor total do imposto ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) do item.

Valor Tot. ST: Valor total do imposto ST (Substituição Tributária)

Na aba Totais, a forma de acerto financeiro deve ser preenchida para cada fornecedor selecionado,

através do preenchimento dos campos, onde:

Forma de Pagamento

Cod: Código da forma de pagamento dos itens.

Descrição: Descrição da forma de pagamento dos itens, carregada automaticamente pelo sistema.

Forma de Parcelamento

Cod: Código da forma de parcelamento dos itens.

Descrição: Descrição da forma de parcelamento dos itens, carregada automaticamente pelo sistema.

Após o preenchimento de todos os campos, o usuário pode clicar em Enviar Aprovação.

5.6 Para Aprovar Cotação, fornecer as seguintes informações:

Data Inicial e Data final: inserir a data da cotação.

Cotação: informar o código da cotação

Usuário: informar o usuário responsável pela cotação.

Clicar em Executar e selecionar a cotação de interesse. A seguinte tela será aberta:

Após avaliação, o supervisor pode aprovar a quantidade da cotação, preenchendo o campo Qtd. Aprov. (1), conforme julgar necessário, e clicar em Aprovar e na sequência Salvar.

5.7 Após a aprovação da cotação, deve-se iniciar o processo de emitir pedido:

Data Inicial e Data final: inserir a data da cotação.

Fornecedor: inserir o código do fornecedor aprovado.

Clicar em Consultar.

Selecionar a cotação desejada.

Na aba Pedidos, informar uma Conf. Emissão (1) de pedidos já configurada.

Na aba itens selecionar a cotação aprovada (2).

Clicar no ícone (3).

Preencher a Quantidade P/ Pedido (a mesma aprovada pelo supervisor na cotação), clicar em Salvar e na sequência em Emitir Pedido.

5.8 Impressão X Envio de E-mail para os fornecedores:

Após a emissão do pedido, o usuário tem a opção de: Enviar e-mail para os fornecedores ou imprimir o pedido.

Para envio de e-mail para os fornecedores, o usuário deve inserir o código de Config. E-mail ou realizar a impressão do pedido.

Dicionário de Dados

Nome do Campo no Sistema	Funcionalidade

Nome do Campo no Sistema	Funcionalidade

Erros Comuns

Versão

Lote	Versão do Sistema	Versão do Banco de Dados	Versão da Documentação	Autor/Revisor

Lote	Versão do Sistema	Versão do Banco de Dados	Versão da Documentação	Autor/Revisor