"Provisões Contábeis são despesas que, mesmo que ainda não pagas, configuram-se como ocorridas. Pelo princípio de competência contábil”
Visando melhorar e facilitar a forma de cálculo da provisão de 13° salário e férias, foi desenvolvida uma nova rotina no Software Folha Viasoft. Nesse conteúdo será explanado passo a passo para utilização da rotina, bem coma suas configurações e particularidades.
1. Configuração da Rotina no Software Folha Viasoft
Para a ultilização da rotina nova da provisão, é necessário entrar em contato com o suporte da Viasoft, para que seja ativada. Após ativar a rotina, será necessário realizar as seguintes configurações:
1.1 Configuração do Estabelecimento
No menu Cadastros Específicos > Configuração do Estabelecimento, na aba “Configurações de Cálculos”.
Base de PIS: Neste campo deverá ser informado a base 55 de PIS, para as empresas que recolhem o PIS de 1% sobre a remuneração do empregado. Para empresas que não são obrigadas a recolher esse imposto, deverá deixar este campo zerado, para que não provisione os valores de PIS no cálculo.
Calcula Provisão 13º e Férias: Selecione se a empresa irá realizar o cálculo de Provisão de 13º e Férias, ao selecionar SIM, será realizado o cálculo das provisões de forma automática no sistema, quando o processamento da folha mensal (Processamento 1) for encerrado.
1.2 Fixo Geral
Para o cálculo da nova provisão, não é necessário incluir no fixo geral os eventos menores que 2000. Já para os eventos personalizados com o código maior que 2000, será necessário incluir os eventos no fixo geral, no menu cadastros especifico > fixo geral.
Deverá ser informado o código do evento e na aba periodicidade por mês, informar em quais meses deverá ser calculado este evento.
2. Cálculo da Provisão
2.1 Cálculo Automático
Ao encerrar o processamento da folha mensal (Processamento 1), o sistema irá criar os controles de processamento das provisões acumuladas (Processamento 9) e provisão avo a avo (Processamento 8). O processamento será executado em segundo plano, onde poderá ser verificado o progresso do cálculo, pela tela de monitoramento de processos.
Quando o status estiver como completo, poderá ser realizada as conferências e exportação para a contabilidade.
2.2 Processamento Rápido
O sistema permite realizar o cálculo de forma “manual”, para realizar o processamento é necessário realizar o cadastro dos controles de processamento, no menu Processamentos > Cadastro de Controle ou se a empresa possui vários estabelecimentos, poderá estar cadastrando os controles no menu Processamentos > Controle por Grupos.
Ao cadastrar o controle de processamento, deverá ser informado a data do último do mês e o processamento 9. (Ao criar o controle do processamento 9, automaticamente será criado o controle do processamento 8).
Após criar o controle do processamento, acesse o menu Processamentos > Processamento Rápido para realizar o cálculo.
Será necessário selecionar os filtros conforme deseja calcular, e selecionar a data do cálculo e o processamento 9, em seguida executar o cálculo.
3. Relatórios e Conferência
Para realizar a conferência das provisões, o sistema consta com os seguintes relatórios:
Menu Relatórios > Verificação > Cálculos da Folha
Menu Relatórios > Resumos > Resumo Geral
Menu Relatórios > Provisões > Provisões
No relatório de provisões, é possível emitir o mesmo, de forma analítica e sintética, e deverá ser selecionado no tipo da provisão, se será emitido as provisões de férias ou 13º salário.
3.1 Conferência de Férias
Será listado os valores de férias, médias e do 1/3 de férias, com os seus respectivos encargos.
Para realizar a conferência é necessário observar as colunas do relatório e seus valores:
Valor Transferido:
Em caso de transferência do empregado entre filiais, será listado nesta coluna o valor provisionado na filial de origem do empregado até o momento da transferência.
Saldo Prov. Anterior:
Nesta coluna será listado o valor provisionado no mês anterior do cálculo.
Provisão do mês:
Nesta coluna será listado o valor referente a provisão do mês do empregado.
Provisionando no mês:
Nesta coluna será listado o valor da provisão acumulada do empregado no mês.
Para conferência desse valor, deverá ser realizado o seguinte cálculo.
Somar o valor do Saldo Prov. Anterior + Provisão do mês, e deduzir o campo Gozada no mês e o campo indenizada no mês. O resultado será o saldo de provisão do mês deste empregado.
Gozadas no mês
: Será listado nessa coluna, os valores correspondentes as férias gozadas pelo empregado no mês do cálculo da provisão.
Os valores de férias gozadas, será listado conforme a proporcionalidade dos dias do mês, conforme o complemento do cálculo mensal e de rescisão.
Indenizada no mês:
Será listado nessa coluna, os valores correspondentes as férias pagas em rescisão pelo empregado no mês do cálculo da provisão.
Saldo de Provisão:
Neste campo será listado o valor que deverá constar na contabilidade.
Para conferência desse valor, deverá ser realizado o seguinte cálculo.
Somar o valor do Saldo Prov. Anterior + Provisão do mês, e deduzir o campo Gozada no mês e o campo indenizada no mês. O resultado será o saldo de provisão do mês deste empregado, pode ocorrer de o empregado possuir férias com início e termino no outro mês (ficando negativa sua provisão no mês) sendo necessário deduzir o valor da provisão do mês, e no cálculo de provisão da próxima competência, será realizado o ajuste, com o restante dos complementos.
Valor a transferir:
Neste campo será listado o valor dos empregados com transferência, que será transferido para a filial de destino.
3.2 Conferência de 13º Salário.
Será listado os valores de 13º e médias, com os seus respectivos encargos.
Para realizar a conferência é necessário observar as colunas do relatório e seus valores:
Valor Transferido:
Em caso de transferência do empregado entre filiais, será listado nesta coluna o valor provisionado na filial de origem do empregado até o momento da transferência.
Saldo Prov. Anterior:
Nesta coluna será listado o valor provisionado no mês anterior do cálculo.
Provisão do mês:
Nesta coluna será listado o valor referente a provisão do mês do empregado.
Provisionando no mês:
Nesta coluna será listado o valor da provisão acumulada do empregado no mês.
Para conferência desse valor, deverá ser realizado o seguinte cálculo.
Somar o valor do Saldo Prov. Anterior + Provisão do mês, e deduzir o campo 13º pago no mês e o campo 13º indenizada no mês. O resultado será o saldo de provisão do mês deste empregado.
13º pago no mês
: Será listado nessa coluna, os valores correspondentes ao 13º pago para o empregado no mês do cálculo da provisão.
13 indenizado no mês:
Será listado nessa coluna, os valores correspondentes ao 13º pago em rescisão pelo empregado no mês do cálculo da provisão.
Saldo de Provisão:
Neste campo será listado o valor que deverá constar na contabilidade.
Somar o valor do Saldo Prov. Anterior + Provisão do mês, e deduzir o campo 13º pago no mês e o campo 13º indenizada no mês. O resultado será o saldo de provisão do mês deste empregado.
Valor a transferir:
Neste campo será listado o valor dos empregados com transferência, que será transferido para a filial de destino.
4. Exportação Contábil
Para configurar os lançamentos de provisão para que seja contabilizado, deverá ser acessado o menu Cadastros Gerais > Configurações > Exportação Contábil > Conf. Exp. Contábil.
Para configurar será necessário inserir todos os eventos do processamento de provisão avo a avo (Processamento 8), para facilitar poderá ser realizado a emissão do relatório resumo geral, para verificar quais os eventos foram utilizados no cálculo, no menu Relatórios > Resumos > Resumo Geral, selecionando o período e o processamento 8.
Para contabilização das baixas de provisões, será necessário inserir na configuração de exportação contábil os eventos de pagamento de férias gozadas, indenizadas e 13º salário.
Para facilitar a identificação dos eventos que devem ser configurados para realizar as baixas, basta acessar o menu Cadastros Gerais > Gerais > Eventos > Eventos, e filtrar a coluna Tipo, pelos seguintes códigos 71, 300, 500, 520, 521, 548, 549, 550, 560, 561, 800, 810, 860, 900, 920, 940, 960,116,234, e inserir na configuração contábil, no menu Cadastros Gerais > Configurações > Exportação Contábil > Conf. Exp. Contábil.
Após a realizar a configuração, deverá ser gerado o arquivo de exportação, no menu processos > exportação > exportação contábil, incluindo o processamento 8, no filtro de processamentos, junto com os demais que serão exportados.
Quando o valor da provisão estiver negativo, na exportação contábil será invertida as contas debito e crédito conforme a configuração.