Descrição

Índice

Pré-Requisitos

• Acesso ao menu: Processos >> Assistência Técnica/Montagem >> Cadastro de Assistência Técnica.

Processos de usuário que influenciam na rotina:

• 151 - Exclui Documento da Assistencia - Permite usuário excluir documentos pela tela de assistencia tecnica (habilitará o botão do lixeiro na aba Processos).

• 152 - Aprova Assistencias - Permite usuário aprovar assistencia tecnicas que estao abertas (na tela de Assistência técnica e Gera nota de Assistência).

Ações de usuário que influenciam na rotina:

• 150 - Valida Produto Sem Garantia na Assistencia - Se o produto nao estiver no periodo de garantia informado no seu cadastro, solicita autorizacao para salvar assistencia tecnica para o mesmo (O sistema irá comparar a data de emissão da nota com o número de meses (em dias) de garantia informados no cadastro do produto).

Cadastro dos Status da Assistência Técnica

• No menu Processos >> Assistência Técnica/Montagem >> Cadastros Assistência Técnica é possível realizar os cadastros do tipo “A - Aparência, D - Defeito, S - Status, T - Tipo do Produto”. 

  • Aparência: Esse cadastro pode ser utilizado para definir a aparência do produto. Exemplo: Bem Cuidado, Velho, etc;

  • Defeito: Defeito que o produto possui, por exemplo, “Quebrado, Não Liga, etc.”. No cadastro da assistência a técnica é obrigatório informar um defeito;

  • Status: Status utilizado para definir em qual processo está a assistência técnica, exemplo: "Aberto, Aguardando Aprovação, Encerrado, etc.”.

  • Tipo do Produto: Define o tipo do produto, como, por exemplo, “Ferramentas Gerais, Piso, etc.”.

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Cadastro de Status Dos Contatos

• No menu Processos >> Agendamento para Contatos >> Status dos Contatos realize o cadastro dos Status de Contato. 

  • Descrição do Status: Descrição para identificar o status;

  • Cor de Exibição: Cor exibida nos contatos cadastrados com esse status;

  • Finaliza o Contato?: Essa opção define se o agendamento será finalizado quando for adicionado um contato com esse status;

  • Adiciona por Padrão: Quantidade padrão de horas acrescentadas no contato desse status. A Data/Hora Agendada no contato será a data/hora atual + quantidade de horas definidas nesse campo.

• OBS: Não é obrigatório efetuar o cadastro desses status. Esses status podem ser utilizados para cadastrar agendamentos e contatos na rotina “Central de Contatos Agendados”, conforme o andamento da assistência técnica. 

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Configurações Gerais

• Opções disponíveis no menu Configurações >> Gerais >> Vendas >> Assistência Técnica 

  • Presta Serviço de Reparo: Marcar essa opção como "Não" para definir que a empresa encaminha os produtos para garantia;

  • Configurações de Documento Utilizadas: Nessa opção são definidas as configurações de documento que serão exibidas ao cadastrar um novo documento para assistência/garantia. 

  • Finaliza Assistência: caso essa opção esteja marcada, ao cadastrar um documento na assistência/garantia com essa configuração de documento, a "Situação" da assistência/garantia será alterada para "Finalizado".

  • Lista no Cadastro: se essa opção estiver marcada, a configuração de documento ficará disponível para inclusão de um novo documento apenas no cadastro da assistência/garantia, e se essa opção estiver desmarcada, a configuração de documento ficará disponível apenas na rotina Processos >> Assistência Técnica/Montagem >> Gerar Nota de Assistência;

  • Bloq. Finaliza Carga: Bloqueia finalização da carga se esse for o último documento gerado na assistência/garantia.

  • Bloq. Inserção Docto: Bloqueia a inclusão desse documento na assistência/garantia, quando algum desses documentos já tiver sido gerado na assistência/garantia.

  • Cód. Status: Ao cadastrar um documento com essa configuração de documento na assistência/garantia, esse status será informado.
    
    

  • Status Assistência X Status Contato: Realiza o vínculo dos status de assistência com os status dos contatos. Ao alterar o status da assistência técnica, será gerado um novo contato com o status e responsável correspondente. Existem três opções de status "Nenhum, Finaliza e Cancela". A opção "Nenhum" gera um contato pendente, a opção "Finaliza" encerra o contato e habilita a nota para ser finalizada no caixa, e a opção "Cancela" finaliza o contato e cancela a nota gerada pelo orçamento;
    
    

  • Local de Retirada para Produtos da Assistência: Se configurado, os produtos serão adicionados com esse local de retirada nas notas de assistência técnica;

  • Status para Gerar Reembolso da Garantia: Ao selecionar este Status em uma Assistência Técnica do tipo "Garantia" será gerada uma duplicata a receber para o Fornecedor informado.

Configurações de Documento

• Para esse exemplo foram cadastradas 5 configurações de documento: 

  • 426 - Essa configuração de documento não movimenta estoque, e gera nota de transporte. Essa configuração será utilizada em casos onde há necessidade de ir ao cliente. 

  • 427 - Essa configuração movimenta estoque, dando entrada no tipo de saldo "garantia". Essa configuração será utilizada para dar entrada do produto no estoque da empresa. Como esse produto não pode ficar disponível para venda, foi adicionado um tipo de saldo com o nome "Garantia". 

  • 428 - Essa configuração movimenta estoque, realizando a saída do produto no estoque "Garantia" e dando entrada no estoque "Aguardando Retorno da Garantia". Essa configuração será utilizada quando o produto for enviado para o "prestador", solicitando a troca do produto. Esse local de estoque foi cadastrado para identificar que o produto não está mais na empresa, pois já foi enviado para o "prestador". 

  • 429 - Essa configuração movimenta estoque, efetuando a baixa do estoque "Aguardando Retorno da Garantia" e realizando a entrada no tipo de saldo "Produto Novo Garantia". Essa configuração será utilizada para informar que o "Prestador" já retornou o produto da garantia, e ele está disponível para ser entregue ao cliente. 

  • 430 - Essa configuração movimenta estoque, realizando a saída do produto no estoque "Produto Novo Garantia". Essa configuração será utilizada para informar que o produto foi entregue ao cliente. 

• OBS: Essas configurações são apenas um exemplo de como a rotina pode ser configurada, o correto seria verificar com o cliente qual a melhor forma de configurar os documentos, seguindo os processos utilizados pelos mesmos. 

Passo a passo

Cadastro da Assistência Técnica

1. As Assistências Técnicas/Garantias podem ser cadastradas no menu Processos >> Assistência Técnica/Montagem >> Assistência Técnica ou no carrinho Processos >> Carrinho. 

2. Nesse cadastro é obrigatório informar um Cliente, Vendedor, Produto ou Modelo e Defeito. Para garantia também é obrigatório informar o Fornecedor. 
   1- Cadastro de Cliente: Permite efetuar o cadastro rápido do cliente; 

   2- Status: Nessa opção são exibidos os status da assistência que cadastrados anteriormente; 

   3- Cliente: Cliente que entregou o produto para assistência/garantia; 

   4- Vendedor: Vendedor que efetuou a venda desse produto para o cliente; 

   5- Operador: Usuário que efetuou o cadastro da Assistência/Garantia; 

   6- Situação: Define se a assistência/garantia está aberta ou finalizada; 

   7- Tipo: Define se esse cadastro é uma assistência ou garantia. 

   8- Produto: Produto que será feita a assistência/garantia; 

   9- Produto Avulso: Se essa opção estiver desmarcada, no campo "Produto" serão exibidos apenas os produtos que esse cliente comprou em alguma das filiais. Se a opção estiver marcada, serão exibidos todos os produtos; 

   10- Nota Fiscal de Venda: Caso seja selecionado um produto com a opção "Produto Avulso" desmarcada, serão carregados os dados da nota de venda; 

   11- Modelo: Caso o cliente não tenha comprado esse produto em nenhum dos estabelecimento/filial da empresa, ou esse produto esteja desativado, pode ser informado o modelo como alternativa; 

   12- Tipo Equip, Aparência e Defeito: Exibem os cadastros realizados anteriormente na rotina "Cadastros Assistência Técnica" com os respectivos tipos "T - Tipo de Produto, A - Aparência, D - Defeito"; 

   13- Imagens: Possibilita a inclusão de três imagens na assistência. 

Inclusão de Documentos na Assistência/Garantia

1. Após efetuar o cadastro da assistência é exibido a mensagem solicitando ao usuário se deseja adicionar um novo documento. Caso clique em Não, será gerado um novo processo em branco, com apenas o campo observação habilitada para edição. Caso clique em Sim, serão exibidas as configurações de documentos informadas anteriormente nas configurações gerais, que estejam marcadas para “Listar no Cadastro”. 

2. Após selecionar a configuração de documento desejada, será aberta a tela de Nota Fiscal, onde não será possível alterar o cliente e o produto.  

3. Depois que a nota for adicionada, ela será vinculada com a assistência/garantia, e ficará disponível na aba “Processos”, onde também será possível efetuar a inclusão de novos documentos. 

Impressão

1. Possibilita a impressão dos relatórios personalizados configurados para os documentos ASSISTENCIAINICIO e ASSISTENCIAFIM no menu: Configurações >> Gerais >> Impressora Padrão. 

Adicionar Novo Contato

1. Essa opção possibilita efetuar o cadastro de um novo contato para o agendamento da assistência técnica. A opção do lado “Abrir Central de Contatos Agendados” abre a rotina “Central de Contatos Agendados” com a pessoa filtrada. 

Inclusão de Documentos na Rotina Gerar Nota Assistência Técnica 

1. No menu Processos >> Assistência Técnica/Montagem >> Gerar Nota de Assistência é possível efetuar a inclusão de um documento para uma ou várias assistências.

2. Nessa rotina é obrigatório informar uma pessoa configurada como “Prestador” e uma configuração de documento informada nas configurações gerais, na opção “Configurações de Documento Utilizadas” e que a opção “Lista no Cadastro” esteja desmarcada.

3. Ao clicar em “Gerar Nota”, será gerado apenas um documento, e os produtos serão adicionados nessa nota. Esse documento gerado ficará vinculado em todas as assistências selecionadas.

Cadastro de Assistência Técnica/Garantia no Carrinho 

1. No menu Processos >> Carrinho, opção Atalhos >> Assistência Técnica é possível realizar o cadastro ou visualizar o cadastro das assistências técnicas/garantias.

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