Cadastros Empresa / Estabelecimento

OBJETIVO

Este material tem como finalidade orientar o usuário quanto às configurações e cadastros iniciais necessários para a criação de uma nova empresa ou estabelecimento nos softwares Folha e Ponto, garantindo assim seu correto funcionamento.

INICIANDO AS CONFIGURAÇÕES

O processo tem início no Gerenciador de Softwares VIASOFT3C_XE, onde devem ser realizados os cadastros essenciais, como os de empresa, estabelecimento e usuários.

No menu principal do Viasoft Gerente, estão disponíveis as opções para o cadastro de empresas e usuários, além das configurações de direitos de acesso, parâmetros do sistema e personalização do gerenciador, fundamentais para o uso adequado das ferramentas.

CADASTRO DA EMPRESA NO VIASOFT GERENTE

Essa rotina está disponível no menu: Configuração >> Empresas/Filiais >> Cadastro de Empresas, ao selecionar a opção “Incluir Nova”, será necessário preencher os seguintes campos:

Código da Empresa

Informe um código identificador de até 3 caracteres, definido pelo usuário.
É importante garantir que esse código não esteja duplicado, pois ele será utilizado como chave única da empresa e não poderá ser alterado posteriormente.

Razão Social

Informe o nome de registro oficial da empresa, conforme consta nos documentos legais.

Nome Reduzido (Fantasia)

Preencha com o nome fantasia, ou seja, a denominação mais comum e conhecida da empresa.

Situação da Empresa (Inativa)

Neste campo, é possível definir o status da empresa:

Sim: A empresa será considerada inativa e todos os seus registros serão ocultados, incluindo os estabelecimentos vinculados.
Não: A empresa permanecerá ativa e visível no sistema.

Confirmação do Cadastro

Após salvar os dados, o sistema apresentará a seguinte mensagem:

"A Empresa foi concluída com sucesso. Deseja cadastrar os estabelecimentos agora?"

Caso selecione Sim, será automaticamente redirecionado para a próxima etapa de configuração, facilitando a continuidade do processo.

CADASTRO DO ESTABELECIMENTO

Após o cadastro da empresa, o próximo passo é realizar o cadastro do estabelecimento, acessível pelo caminho: Configuração >> Empresas/Filiais >> Cadastro de Estabelecimentos.

Essa etapa é essencial para identificar e separar os diferentes CNPJs vinculados à mesma empresa. Em outras palavras, um grupo empresarial (empresa) pode conter diversos estabelecimentos, cada um com seu próprio CNPJ. Para cada um deles, deve ser criado um cadastro individual dentro do VIASOFT3C_XE.

Incluindo um Novo Estabelecimento

Para iniciar, clique no botão “Incluir” e preencha os campos conforme orientações abaixo:

Estabelecimento

Informe um código de identificação com até 6 caracteres, definido pelo usuário.
Atenção: certifique-se de que o código não esteja duplicado.
Esse campo funciona como uma chave única e, uma vez salvo, não poderá ser alterado posteriormente.

Código da Empresa: Identificador único da empresa ao qual o estabelecimento será vinculado. Este campo é de preenchimento obrigatório.

Filial: Ao informar o valor 0 (zero), indica-se que o estabelecimento corresponde à Matriz da empresa. Dessa forma, os dados registrados neste cadastro serão utilizados nos relatórios consolidados por empresa. Caso haja necessidade de alterar o código da filial, isso poderá ser feito desde que o novo código ainda não tenha sido utilizado para a mesma empresa. O código deve ser definido pelo usuário e pode conter até 3 caracteres, sendo vedada a repetição dentro da mesma empresa.

Razão Social: Nome jurídico completo da empresa, conforme registrado nos órgãos oficiais.

Nome Reduzido: Denominação simplificada que será exibida nos demais módulos do sistema.

Inscrição Estadual: Número de registro da empresa na Receita Estadual.

Inscrição Municipal: Número de registro da empresa junto à Prefeitura Municipal.

Código da Atividade Econômica (CNAE): Código que representa a atividade econômica da empresa, conforme classificação oficial.

CNPJ: Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica — número de identificação da empresa perante a Receita Federal.

Tipo de Logradouro (Rua, Avenida, etc.): Especificar a designação do endereço do estabelecimento.

Endereço: Indicar o logradouro completo onde o estabelecimento está situado.

Número: Informar o número correspondente ao local físico do estabelecimento.

Complemento: Caso necessário, incluir uma descrição adicional que facilite a identificação ou localização do endereço.

Bairro: Bairro onde a unidade (filial ou matriz) está localizada.

Código da Cidade: Código do município conforme cadastro no sistema. Utilize a tecla F3 para localizar.

CEP: Código de Endereçamento Postal do estabelecimento.

Telefone: Número de telefone de contato.

Fax: Número de fax da unidade, se aplicável.

E-mail: Endereço eletrônico de contato do estabelecimento.

Estabelecimento Inativo: Quando marcado como SIM, o estabelecimento será considerado inativo e, portanto, indisponível para operações e alterações nos demais módulos do sistema.

NIRE: Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE), conforme registro na Junta Comercial.

CONFIGURAÇÕES NO SOFTWARE FOLHA

As demais configurações devem ser realizadas já no software Folha.

Na abertura do software, é solicitado um usuário e senha, caso seja o primeiro acesso do usuário é necessário clicar no link “Alterar senha de acesso” para definição de senha. Após realizado login, o software Folha é aberto, sendo mostrado ao usuário a seleção de estabelecimento de trabalho.

Efetuando o login de acesso uma nova tela surgirá indicando a seleção do estabelecimento, onde o usuário pode filtrar por Últimos Estabelecimentos Selecionados ou por todos os Estabelecimentos

Obs: Caso não seja selecionado nenhum estabelecimento ou clicado no botão fechar, o usuário poderá ir no menu Configurações >> Selecionar Empresa.

Na imagem abaixo, estão apresentados os menus que compõem o módulo Folha. Observa-se que seus cadastros estão organizados em duas categorias: Gerais e Específicos, as quais serão detalhadas a seguir.

Cadastros Gerais: Representam a base de dados comum a todos os estabelecimentos registrados no sistema. As informações inseridas nesta seção, como os eventos (verbas trabalhistas), podem ser compartilhadas e utilizadas por qualquer empresa cadastrada, servindo como referência para os cálculos da folha.

Cadastros Específicos: Reúnem as informações exclusivas de cada estabelecimento, como, por exemplo, o cadastro de empregados, que é individual para cada unidade.

Observação: Cada menu contempla configurações próprias, que devem ser analisadas e ajustadas conforme as necessidades de cada empresa.