- Configurações e Utilização
- Rafael Ramos Schmitz
Configuração inicial do Fiscal Online
A primeira coisa a ser feita quando se dá início da utilização do Fiscal On Line, é no menu: “Cadastros Gerais » Configurações gerais do Fiscal » Configuração do Fiscal Online”, informar a “Data de inicio do Fiscal Online”. Depois de feito é necessário informar qual ou quais estabelecimentos vão utilizar o Fiscal Online, informando como “Sim” na coluna “Util Fiscal Online?”, conforme imagem abaixo:
Quando configurado o estabelecimento para usar o Fiscal Online, algumas funcionalidades serão alteradas para fazer as tratativas necessárias para funcionamento da mesma.
Desativação de menus: Isso se faz necessário para que as tratativas dos campos IDORIGEM (que são utilizados para linkar a informação entre o fiscal e o sistema gerencial) não seja comprometido, uma vez que o formato deste campo é tratado diferente em ambos os processos.
Serão ocultados os menus referentes a importação de arquivo texto, Converte SPED ICMS/IPI e Acertar Mercadorias. Essa alteração impactará em todos os sistemas que estejam configurados para utilizar o Fiscal Online, caso não utilize continuará como é feito atualmente.
Bloqueio de inclusões e exclusões nos cadastros de Pessoas, Mercadorias, Serviços e Grupos: Essa ação se faz necessária para evitar que haja cadastros divergentes com o sistema gerencial, somente importando conforme o gerencial mandar para o Fiscal.
OBS: Para alterações dentro dos cadastros é permitido.
Também essa validação citada acima vai influenciar nas importações de notas oriundas de XML, onde Pessoas e Mercadorias somente serão relacionadas, quando não forem encontradas a nota será inserida sem essas mercadorias e pessoas. No final da importação, será apresentando na tela ao usuário caso as mercadorias ou pessoas não tenham sido importadas, conforme imagem abaixo:
As rotinas de importação e cadastros que serão impactas com a validação citada acima, caso o estabelecimento utilize Fiscal Online são:
Processos >> Importação >> Importar NF-e/NFCE via XML
Processos >> Importação >> Importar CF-e/SAT via XML
Processos >> Importação >> Importar CT-e via XML
Processos >> Importação >> Importar CT-e OS vias XML
Processos >> Importação >> Importar Arquivos CAT-52
Processos >> Importação >> Importar NFS-e (Todas as rotinas)
Processos >> Importação >> Converte SPED ICMS/IPI
Processos >> Importação >> Importar/Acompanhamento
Cadastros Específicos >> Pessoas
Cadastros Específicos >> Mercadorias/Serviços
Cadastros Específicos >> Grupo de Mercadoria/Serviços
Cadastros Específicos >> Grupos para Inventário
Processos >> Acertar Mercadorias
Clientes novos (virada já no modelo Fiscal On Line)
Por se tratar de um processo novo, durante o desenvolvimento do mesmo foram feitas algumas tratativas de melhorias, o que tornaram a rotina com algumas diferenças do processo que é utilizado atualmente. Por isso, há uma diferença na implantação da mesma em clientes novos, e clientes que já utilizem o sistema fiscal pelo processo de integração por arquivo texto.
No caso de clientes novos, a configuração já está pronta, ou seja, não há mais nenhuma tratativa a ser feita, do que as que já são conhecidas: Ativação do plugin mencionado acima, configurações básicas do módulo fiscal, e instalações do serviço.
O ideal, é que o serviço seja instalado e configurado já na instalação do sistema, para que as migrações de dados ou os cadastros realizados durante a implantação já sejam automaticamente sincronizados para o fiscal (estamos falando aqui principalmente dos cadastros da fila 1, como pessoas e mercadorias por exemplo). Caso isso não ocorra, será necessário realizar uma “carga” destes cadastros, para que o sistema fiscal fique com as informações tal qual o sistema Gerencial. Para realizar tal procedimento, deverá ser verificado com cada sistema gerencial (Agro, Petro, Viasuper) o procedimento correto para realizar tal carga. É indispensável que seja feito este processo, pois caso contrário, ao iniciar a integração das notas fiscais, poderão ficar informações em desacordo.
As principais mudanças que serão verificadas pelo usuário neste modelo são:
1 - O cadastro de pessoas do sistema fiscal terá um padrão de código que permitirá uma identificação mais fácil da pessoa registrada no sistema gerencial, pois o código que será utilizado no fiscal será o mesmo código de cadastro no sistema gerencial, multiplicado por 100. Ou seja, a pessoa número 1 no sistema Gerencial será a pessoa 100 no fiscal. Obviamente, as configurações de USANDO DE no fiscal continuarão existindo, e poderão ser criados cadastros de pessoas individualmente para cada estabelecimento. No entanto, orienta-se que, caso no sistema gerencial o cadastro seja único, também seja feito desta mesma forma no sistema fiscal (utilizando um único USANDO DE), para evitar uma população de dados desnecessária.
É sabido que nos sistemas gerenciais, existe a figura do Endereço Alternativo no cadastro de Pessoas. Todavia, no fiscal, a cada novo endereço, deverá existir um novo cadastro de pessoas. Nestes casos, o código da pessoa no fiscal seguirá o mesmo padrão descrito acima, pegando o código da pessoa no gerencial multiplicado por 100. No entanto, a cada endereço alternativo, será acrescido 1 número. Por exemplo:
No sistema gerencial, a pessoa número 1, possui o endereço principal e mais 3 endereços alternativos. Ao exportar para o fiscal, o registro do endereço principal ficará com o código 100, e os outros 3 endereços alternativos ficarão com os códigos 101, 102 e 103 respectivamente.
2 - O cadastro de Cidades não será mais integrado como era feito na integração via arquivo texto. Sendo assim, serão minimizadas as situações de Cidades duplicadas no sistema Fiscal.
Contudo, a forma de link entre a cidade do sistema gerencial e a cidade do sistema Fiscal será o código do IBGE. Desta forma, orienta-se que o cadastro de cidades no sistema gerencial esteja com os códigos de IBGE classificados corretamente para evitar erros durante a integração.
No sistema fiscal, há uma atualização inteligente que mantém o cadastro de cidades oficiais atualizados, e ainda, há uma tarefa programada que atualiza o cadastro de cidades a partir desta atualização inteligente, para que os códigos de IBGE esteja sempre devidamente preenchidos.
Clientes que já estão em operação
Para os casos dos clientes que já utilizam hoje a integração por arquivo texto, será necessário realizar uma “migração” do processo, pois foram realizadas algumas alterações na integração e na validação de alguns registros.
1 - Após instalados os serviços do AtiveMQ e do Viasoft Integração Fiscal, e devidamente parametrizados, o usuário deverá acessar o caminho Cadastros Gerais >> Configurações Gerais do Fiscal >> Configuração do Fiscal On Line.
Ao acessar o caminho mencionado, o usuário encontrará o cadastro desta forma:
A primeira coisa a ser feita, é alterar a opção Realiza De → Para Pessoas? para SIM. Isso se faz necessário, pois o formato de comparação das pessoas, que na integração via Arquivo utiliza o CNPJ, IE e endereço, passará a utilizar o campo IDORIGEM. Assim, este processo irá realizar o relacionamento entre as pessoas do sistema gerencial com as pessoas já existentes no sistema Fiscal. Este processo também irá bloquear os registros duplicados ou inválidos que por ventura existam no sistema fiscal.
Ao alterar a opção para SIM, o sistema irá carregar na tela todos os estabelecimentos que possuem cadastro de pessoas.
Importante: No sistema fiscal, o cadastro de pessoas utiliza uma funcionalidade chamada USANDO DE. Logo, nesta tela somente serão carregados os estabelecimentos que possuem cadastro próprio, ou seja, caso a empresa possua 10 estabelecimentos, mas o cadastro de pessoas é único no estabelecimento matriz, e as filiais utilizando o USANDO DE da matriz, somente o estabelecimento Matriz será carregado nesta tela.
O próximo campo da tela que deverá ser verificado é o tipo do Banco. Por padrão, sempre irá retornar Oracle, mas o processo pode ser feito também para bancos Firebird (Agro e Automação). Caso seja uma situação de banco Firebird, selecione a opção de banco correta, e o sistema habilitará os campos IP, PORTA e DATABASE, onde deverão ser inseridos, respectivamente, o IP do servidor onde está hospedado o bando de dados do sistema GERENCIAL, a parta do Firebird deste servidos, e o caminho do banco do sistema Gerencial.
Selecionado o banco correto, o usuário deverá selecionar nos estabelecimentos da tela, o sistema gerencial de cada um deles. É importante selecionar o sistema correto, para que o processo seja feito corretamente. Além disso, nenhum estabelecimento pode ficar sem o sistema gerencial informado.
Após o usuário deverá clicar na opção EXECUTAR DE - PARA PESSOAS, para que o sistema realize o processo de comparação.
Primeiramente, o sistema irá executar a atualização no cadastro de cidades do sistema fiscal, uma vez que o novo processo de integração não realiza mais a importação do cadastro de cidades do sistema Gerencial, e utiliza o Código do IBGE como comparador. É importante que seja verificado se a atualização inteligente para o cadastro CIDADEBASE está atualizado, e ainda se a tarefa programada Atualizar Cidades está ativa. Também é necessário verificar se o cadastro de cidades do sistema Gerencial está devidamente preenchido com os códigos de IBGE corretamente.
Após a atualização do cadastro de cidades do módulo Fiscal, o sistema irá realizar a comparação das pessoas do sistema Gerencial com as pessoas do sistema Fiscal. A chave de comparação utilizada será CNPJ, INSCRIÇÃO ESTADUAL e CÓDIGO DO IBGE da Cidade do Endereço. As pessoas que possuírem estas chaves em comum, serão relacionadas, ao passo que, no cadastro da pessoa do Sistema Fiscal, será inserido o IDORIGEM conforme o padrão definido pelo layout.
Importante: Para clientes com sistema Gerencial Agro, é necessário realizar a configuração do DE-PARA no módulo Exp Imp, conforme manual agro anexo a este manual.
Ao finalizar o processo, o sistema irá mostrar duas telas com o resultado do relacionamento:
Na primeira tela, serão mostrados os registros duplicados, ou seja, todas as pessoas do sistema fiscal que possuem relacionamento duplicado. Isso quer dizer que, para uma única pessoa no sistema Gerencial, existe duas ou mais pessoas que se relacionam com a mesma chave no sistema Fiscal. Esta informação é apenas para visualização do usuário, não havendo necessidade de realizar nenhuma manutenção.
Na segunda tela, serão mostrados os registros SEM IDORIGEM, que no caso são todas as pessoas do sistema Fiscal que nao foi possível relacionar com nenhuma pessoa do sistema Gerencial. Isso pode ocorrer caso alguma das 3 chaves de comparação não estava igual. Geralmente, aqui, irão aparecer aqueles cadastros que foram feitos de forma errada, e depois foram corrigidos. Ou ainda, se a cidade não está correta.
Neste caso aqui, cabe uma conferência por amostragem. Em uma verificação realizada em cenários de amostra, o número de registros SEM IDORIGEM tido como aceitável fica em torno de 5% a 10% do total de pessoas do sistema Fiscal. Caso o número fique acima disso, é importante realizar conferência minuciosa.
Não tem segredo. É pegar alguns registros e comparar as informações e verificar se realmente os dados estão divergentes, e verificar com o cliente o por que estão divergentes. Como foi citado, podem ser resquícios de cadastros feitos de forma errado em algum momento da utilização do sistema, ou até mesmo na implantação.
Este processo de DE-PARA pode ser executado quantas vezes forem necessárias. Caso nas conferências sejam identificados cadastros errados, é possível realizar os ajustes e executar o processo novamente, para que o sistema realize os relacionamentos novamente.
Finalizadas as conferências, deve ser executado então o bloqueio dos cadastros inválidos, através do click no botão Bloquear registros Duplicados/Sem IDORIGEM. Este processo irá efetivar no banco de dados os registros relacionados, e irá bloquear todos os registros inválidos. No caso dos duplicados, será considerado válido um deles, e todos os demais serão bloqueados. Já nos Sem IDORIGEM, todos serão bloqueados. O bloqueio ser dará com o sistema inserindo no campo IDORIGEM a informação BLOQUEADO. Isso não irá impedir que o cadastro seja utilizado no sistema fiscal de forma manual, ou, em caso do cadastro estar sendo utilizado em algum documento passado, não fará nenhuma mudança. Apenas irá evitar que estes cadastros sejam utilizadas nas novas integrações futuras.
2 - Realizado o DE-PARA, é necessário realizar a carga inicial dos cadastros da primeira fila. Isso se faz necessário para garantir que os cadastros existentes no sistema gerencial esteja todos no sistema Fiscal, e assim evitar problemas nos documentos fiscais. Para isso, é necessário executar as rotinas de carga inicial de cada sistema Gerencial, conforme o manual anexo abaixo.
3 - Por fim, devem ser carregados os documentos da fila 2 da integração, a partir do dia 01 do mês escolhido para realização da migração. É muito importante que se inicie um mês fechado no novo processo, pois não é possível trabalhar com parte do mês no processo de arquivo texto e parte no novo processo. Para realizar tal carga, é necessário executar as rotinas de carga inicial de cada sistema Gerencial, conforme o manual anexo abaixo.
Após todos estes passos, o sistema está pronto para trabalhar no formato on line. A partir deste momento, qualquer lançamento realizado no sistema Gerencial será integrado com o Fiscal, na periodicidade definida no sistema Gerencial.
Acompanhamento Integração (Log)
O sistema Fiscal possibilita a consulta do LOG para os registros que não integrarem de forma correta. Para isso, basta acessa o menu Processos >> Importação >> Acompanhamento Fiscal On Line. Neste menu, o usuário poderá verificar todos os registros que falharam na integração, verificando o motivo e procedendo nos ajustes para a correta integração.
Datas: O filtro de datas a ser informado, deverá ser pela Data de integração, ou seja, pela data em que tal registro foi integrado para o Fiscal, independente da data do documento. Por exemplo, no dia de 22/02/2022, o usuário lançou um nota fiscal com data de entrada em 31/01/2022, e a mesma não integrou no fiscal. O filtro a ser passado deverá ser 22/02/2022.
Registro: O usuário pode, para fins de maior rapidez, filtrar um único registro para consulta (no exemplo acima citado, filtrar Entradas). Ou ainda, deixar a opção todos para verificar todos os registros que não foram integrados em determinada data;
Situação: Também pode ser filtrado somente registros com erros, ou ainda registros que foram Re-importados. A Re-importação é possível por esta mesma tela, para registros que não possuam erro estrutural, ou seja, registros que não foram importados por bloqueio fiscal, como por exemplo, documentos barrados pela movimentação Fiscal Bloqueada. Para evitar que o usuário precise realizar qualquer manutenção no sistema Gerencial, o mesmo pode, através do click com o botão direito do Mouse, executar a Re-importação dos registros, de todos ou apenas de um específico, após é claro resolver o problema pelo qual ele não foi integrado da primeira vez. Registros com erro estrutural, como por exemplo Cidade inválida, devem ser ajustados no sistema gerencial e reintegrados a partir do sistema gerencial.
Para realizar a Re-importação, é necessário configurar o Host do ActiveMQ e a porta, assim como foi configurada no sistema gerencial.
Manuais Anexos
Abaixo, os links dos manuais para configuração nos sistema gerenciais:
Petro:
https://nimitz.atlassian.net/wiki/spaces/PETRO/pages/2508488741
Agro: