Como Funciona a Contabilização no Petroshow?

Objetivos

É muito comum ouvir falar que "foram contabilizadas 500 pessoas" ou que "foram contabilizados 20 reais de prejuízo". Na verdade, esse é um uso incorreto para o termo "contabilizar".

Para a contabilidade, contabilizar é a ação de transformar atos gerenciais em informações contábeis, ou econômicas e financeiras, ou patrimoniais. A contabilidade permite que a empresa tenha um controle completo sobre os custos, lucros, perdas, dentre outros. Mas como isso é feito? É o que vamos ver neste treinamento.

Conceitos da Contabilização

Para que essas ações gerenciais possam ser contabilizadas, são gerados lançamentos contábeis, onde cada lançamento possui suas contas contábeis e o valor que foi movimentado em cada conta e em cada dia.

As contas contábeis são cadastradas em um plano de contas, local onde armazenamos o código e a descrição dessas. Essas contas são agrupadas e separadas em diversos níveis. Dentro do plano, podemos separa-las em 3 grandes grupos, sendo ativo, passivo e resultado.

Ativo

As contas do ativo representam os recursos/direitos que a empresa tem, capazes de gerar um fluxo no caixa. Dentro do grupo de ativo, geralmente possuímos dois sub-grupos denominados ativo circulante e ativo não circulante.

Ativo Circulante

O ativo circulante possui contas que a empresa tem e que possuem movimentação a curto prazo, ou seja, são contas que são frequentemente movimentadas. Nesse grupo de contas podemos citar as contas de caixa, banco, contas a receber, estoques...

Por exemplo, é comum que uma empresa gere diariamente operações de compra, venda e/ou prestação de serviço. Essas operações irão movimentar os estoques e o financeiro da empresa. Por esse motivo, as contas que armazenam essas movimentações estarão no grupo do ativo circulante.

Ativo Não Circulante

Já no ativo não circulante, como o próprio nome diz, estão contas que não são movimentadas a curto prazo. Nesse grupo, vamos cadastrar contas como investimentos e ativo imobilizado.

Vejam, um investimento pode ser feito hoje para que os lucros sejam vistos somente daqui a muitos anos, ou então, um ativo imobilizado da empresa pode demorar muito tempo para ser vendido ou para perder seu valor. É por esse motivo que essas contas estão no grupo de não circulante.

Passivo

Mudando de ativo para passivo, nesse grupo estarão cadastradas as contas que representam as obrigações da empresa. Assim como no ativo, no passivo também temos dois sub-grupos muito importantes, que são o passivo circulante e o passivo não circulante. A ideia de circulante e não circulante segue o mesmo princípio do ativo.

Passivo Circulante

No passivo circulante, vamos encontrar contas que deverão ser pagas até o fim do exercício seguinte, ou seja, contas que deverão ser pagas a curto prazo.

Podemos citar nesse grupo contas como empréstimos, financiamentos, fornecedores e obrigações fiscais. Um conta que podemos utilizar de exemplo é a de fornecedores, onde quando fazemos uma compra podemos pagar no início do próximo mês. Isso indica uma movimentação frequente, que será feita a curto prazo.

Passivo Não Circulante

Já no sub-grupos de passivo não circulante, vamos encontrar obrigações também. O que muda é que nesse sub-grupo serão lançadas as contas cuja data de vencimento se dá a longo prazo. Podemos lançar aqui a conta de um empréstimo que só será quitado em 10 anos, por exemplo.

Para os lançamentos no ativo e passivo, o conceito de crédito e débito é um pouco diferente do que estamos acostumados no financeiro. Quando falamos em debitar uma conta, estamos falando que essa conta irá receber um valor, e quando falamos em creditar uma conta, algum valor será removido dela.

Resultado

O grupo de resultado vai armazenar as receitas e despesas que a empresa teve. Esses valores são calculados através da DRE Contábil. Nesse grupo são armazenados os totais das operações para que seja possível apurar o lucro ou prejuízo da empresa.

Nessas contas, crédito e débito são semelhantes ao financeiro que estamos acostumados, ou seja, crédito coloca valor na conta, e débito remove valor da conta, gerando receitas e despesas.

Centros de Custos e Auxiliares

Além das contas contábeis, um lançamento contábil pode ter outras informações que auxiliam na identificação da movimentação. Estamos falando de centros de custos e lançamentos auxiliares.

Centros de Custos

Envolvemos o centro de custo no lançamento contábil para separar dentro de uma mesma conta quanto foi gasto para cada centro de custo. Por exemplo, podemos comparar a Viasoft como uma conta contábil e cada uma das unidades (Agrotitan, Petroshow, Construshow) como um centro de custo.

Dessa maneira, podemos contabilizar R$ 100,00 na conta Viasoft, onde desses, R$ 50,00 são correspondentes ao Agrotitan, R$ 30,00 ao Petroshow e R$ 20,00 ao Construshow. É uma forma de separar os lançamentos dentro da conta.

Lançamentos Auxiliares

Além dos centros de custos temos os lançamentos auxiliares, que seguem a mesma ideia mas separam os valores por pessoa. Por exemplo, podemos ter vários lançamentos que totalizaram R$ 10.000,00 na conta Fornecedores. Cada um desses lançamentos foram gerados para auxiliares (fornecedores) diferentes. Com isso, é possível emitir um relatório visualizando quais auxiliares compõe o saldo de R$ 10.000,00, visualizando qual foi o valor pago para cada fornecedor, por exemplo.

Contabilizando uma Nota Fiscal

Sabendo desses conceitos, vamos simular a contabilização de notas fiscais para entendermos melhor o processo. Primeiro de tudo vamos entender o que significa cada uma das contas envolvidas:

Caixa

É o valor que a empresa tem em sua posse, no próprio estabelecimento, como dinheiro e cheques não depositados. Podemos referenciar essa conta a um cofre da empresa por exemplo.

Exemplos de contas de caixa: Caixa Geral, Caixa Filial e Cofre.

Bancos

Nessas contas são armazenados os valores/títulos que a empresa tem em uma determinada instituição financeira, como depósitos e conta movimento. Quando é retirado o dinheiro do cofre/caixa da empresa e feito um depósito bancário no Banco do Brasil, por exemplo, o valor será removido do caixa e adicionado na conta de bancos.

Exemplos de contas de banco: Banco do Brasil, Banco Itaú e HSBC.

Contas a Receber

Esses valores são provenientes de vendas a prazo de mercadorias/serviços. São valores que a empresa ainda não recebeu, mas sabe que vai receber um dia. Quando é feito o recebimento desses títulos, o valor será removido das contas a receber e adicionado no local em que foi recebido, como o caixa ou bancos.

Exemplos de contas a receber: Vendas a Prazo e Cheques Pré-datados.

Contas de Estoque

Essas contas vão armazenar os valores dos bens que a empresa produziu ou adquiriu. Quando a empresa compra 10 cadeiras e paga à vista, será removido do caixa e adicionado no almoxarifado, por exemplo.

Essas contas geralmente são usadas nas notas de venda e de consumo próprio, ou seja, operações que de fato movimentam o estoque da empresa.

Exemplos de contas de estoque: Almoxarifado, Produtos para Revenda e Matérias-primas.

Contas do CMV

Armazenam os valores do Custo da Mercadoria Vendida. O cálculo desses valores pode ser feito de 3 formas, sendo pelo Custo Médio, PEPS ou UEPS. Custo Médio: Calcula o valor médio proporcional a quantidade comprada.

PEPS: Primeiro que entra, primeiro que sai.

UEPS: Último que entra, primeiro que sai.

Contas de Impostos

Neste grupo teremos as contas que armazenam os valores dos impostos a receber e a recuperar. Na compra, dependendo da tributação utilizada e de outros fatores, a empresa terá direito a crédito do imposto, e na venda terá a obrigação de pagar alguns impostos. Tudo isso será armazenado nessas contas.

Exemplos de contas de impostos: ICMS a Recolher, ICMS a Recuperar, PIS a Recolher, COFINS a Recuperar.

Entrada de Nota Fiscal

Vamos imaginar uma situação em que foi feita uma compra de produtos tributados para comercialização com os seguintes valores:

Open

A contabilização dessa entrada seria assim:

Open

Ao fazer a compra a prazo, criamos uma obrigação para pagar nosso fornecedor. Sabemos que as obrigações ficam armazenadas no grupo do passivo, por isso a contabilização foi feita nessa conta Fornecedores que é do passivo.

Por outro lado, na compra adquirimos alguns bens, e temos direito a recuperação de impostos. Por isso, lançamos essas informações nas contas do ativo.

Com isso, se verificássemos o extrato de contas teríamos os seguintes valores:

Saída de Nota Fiscal

Agora, vamos imaginar uma venda desse mesmo produto. Nossa nota de venda foi gerada com os seguintes valores:

Teremos um lançamento contábil semelhante à esse:

Nesse caso a venda também foi a prazo, mas por se tratar de uma operação de venda temos o direito de receber o valor do nosso cliente. Por isso, o valor cobrado na venda a prazo foi lançado na conta de Duplicatas a Receber, que é do Ativo. Além disso, como fizemos uma venda de mercadoria, nosso estoque diminuiu. Assim, removemos o saldo da nossa conta de estoque no ativo fazendo um crédito na mesma.

Nessa venda fomos obrigados a pagar ICMS, PIS e COFINS. Diante disso, esses valores serão lançados nas contas do passivo, registrando que devemos pagar esses valores.

Nesse lançamento contábil vamos validar também os resultados da nossa operação avaliando os lançamentos nas contas de resultado, representadas em azul. Quando fizemos uma venda, geramos uma receita bruta no valor de R$ 5.000,00, que é o valor que o cliente irá pagar, então é o valor bruto que vamos receber nessa operação. Nesse caso fazemos o crédito na conta de resultado para registrar nossa receita.

Por outro lado, temos que registrar as despesas que tivemos com a venda. Para isso é feito um débito nas contas de resultado, registrando nossas despesas com o estoque (CMV) e com os impostos (ICMS, PIS e COFINS).

Com essas informações na conta de resultado, podemos calcular nosso lucro líquido, somando as contas de resultado creditadas (Receita com Vendas) menos as contas de resultado debitadas (CMV, ICMS sobre Vendas, PIS sobre Vendas e COFINS sobre vendas). Com isso temos:

R$ 5.000,00 - R$ 1.968,75 - R$ 600,00 - R$ 82,50 - R$ 380,00 = R$ 1.968,75

Ou seja, registramos nas nossas contas de resultado que o lucro dessa venda foi de R$ 1.968,75.

Após a venda, o extrato de contas estaria assim:

Conclusão

Pudemos ver o que é a contabilização, quais são alguns de seus conceitos básicos e sua aplicação no lançamento de notas fiscais. Cada operação irá movimentar contas diferentes de grupos diferentes, mas todas seguirão o mesmo padrão do lançamento contábil.

Espero que com esse treinamento básico você tenha aprendido um pouco mais sobre a contabilização. Até a próxima!