Objetivo

Índice

Pré-Requisitos

• Acesso ao menu: Processos >> Assistência Técnica/Montagem >> Cadastro de Assistência Técnica.
  Processos de usuário que influenciam na rotina:

• 152 - Aprova Assistencias - Permite usuário aprovar assistencia tecnicas que estao abertas (na tela de Assistência técnica e Gera nota de Assistência).

Ações de usuário que influenciam na rotina:

• 150 - Valida Produto Sem Garantia na Assistencia - Se o produto nao estiver no periodo de garantia informado no seu cadastro, solicita autorizacao para salvar assistencia tecnica para o mesmo (O sistema irá comparar a data de emissão da nota com o número de meses (em dias) de garantia informados no cadastro do produto).

Cadastro dos Status da Assistência Técnica

• No menu Processos >> Assistência Técnica/Montagem >> Cadastros Assistência Técnica é possível realizar os cadastros do tipo "A - Aparência, D - Defeito, S - Status, T - Tipo do Produto". 

  • Aparência: Esse cadastro pode ser utilizado para definir a aparência do produto. Exemplo: Bem Cuidado, Velho, etc;

  • Defeito: Defeito que o produto possui, por exemplo, “Quebrado, Não Liga, etc”. No cadastro da assistência técnica é obrigatório informar um defeito;

  • Status: Status utilizado para definir em qual processo está a assistência técnica, exemplo: "Aberto, Aguardando Aprovação, Encerrado, etc.”;

  • Tipo do Produto: Define o tipo do produto, como, por exemplo, “Ferramentas Gerais, Piso, etc."

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Cadastro de Status Dos Contatos

• No menu Processos >> Agendamento para Contatos >> Status dos Contatos realize o cadastro dos Status de Contato. 

  • Descrição do Status: Descrição para identificar o status;

  • Cor de Exibição: Cor exibida nos contatos cadastrados com esse status;

  • Finaliza o Contato?: Essa opção define se o agendamento será finalizado quando for adicionado um contato com esse status;

  • Adiciona por Padrão: Quantidade padrão de horas acrescentadas no contato desse status. A Data/Hora Agendada no contato será a data/hora atual + quantidade de horas definidas nesse campo.

• OBS: Não é obrigatório efetuar o cadastro desses status. Esses status podem ser utilizados para cadastrar agendamentos e contatos na rotina “Central de Contatos Agendados”, conforme o andamento da assistência técnica. 

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Configurações Gerais

• Configurações >> Gerais >> Vendas >> Carrinho (Doctos) 
  Adicione uma configuração de documento que movimente estoque e financeiro, finalize e acerte no caixa, gere Nota de Transporte e seja do tipo “Outras Saídas”. Essa configuração de documento deve ser informada com a opção “Documentos a Gerar” marcada como “Assistência”; 

  Adicione outra configuração de documento, que não movimente financeiro (movimenta estoque é opcional), que Emite NF-e e NFS-e. E vincule a configuração anterior no “A partir De” desta configuração. 

• Configurações >> Gerais >> Vendas >> Assistência Técnica 

  • Presta Serviço de Reparo: Marcar essa opção como “Sim” para definir que a empresa presta serviços de reparo;

  • Configurações de Documento Utilizadas: Adicione as notas cadastradas anteriormente nessa opção. Na coluna "Tipo Assistência" é possível definir se a configuração será utilizada para assistência ou garantia.

  • Status Assistência X Status Contato: Realiza o vínculo dos status de assistência com os status dos contatos. Ao alterar o status da assistência técnica, será gerado um novo contato com o status e responsável correspondente. Existem três opções de status "Nenhum, Finaliza e Cancela”. A opção “Nenhum” gera um contato pendente, a opção “Finaliza” encerra o contato e habilita a nota para ser finalizada no caixa, e a opção “Cancela” finaliza o contato e cancela a nota gerada pelo orçamento;

  • Local de Retirada para Produtos da Assistência: Se configurado, os produtos serão adicionados com esse local de retirada nas notas de assistência técnica;

  • Status para Gerar Reembolso da Garantia: Se informar um status, quando esse status for informado na “Garantia" será gerado uma duplicata a receber para o Fornecedor da garantia, para que posteriormente possa ser feito o abatimento do acerto. Esse status precisa estar vinculado com um status de contato, caso contrário ao selecionar o status de reembolso na garantia, ela será finalizada, e a duplicata não será gerada.

Passo a passo

Cadastro da Assistência Técnica 

1. As Assistências Técnicas/Garantias podem ser cadastradas no menu Processos >> Assistência Técnica/Montagem >> Assistência Técnica ou no carrinho Processos >> Carrinho. 

2. Nesse cadastro é obrigatório informar um Cliente, Vendedor, Produto ou Modelo e Defeito. Para garantia também é obrigatório informar o Fornecedor. 
   1- Cadastro de Cliente: Permite efetuar o cadastro rápido do cliente; 

   2- Status: Nessa opção são exibidos os status da assistência que cadastrados anteriormente; 

   3- Cliente: Cliente que entregou o produto para assistência/garantia; 

   4- Vendedor: Vendedor que efetuou a venda desse produto para o cliente; 

   5- Operador: Usuário que efetuou o cadastro da Assistência/Garantia; 

   6- Situação: Define se a assistência/garantia está aberta ou já foi finalizada; 

   7- Tipo: Define se esse cadastro é uma assistência ou garantia. 
   ABA EQUIPAMENTO 
   8- Produto: Produto que será feita a assistência/garantia; 

   9- Produto Avulso: Se essa opção estiver desmarcada, no campo “Produto” serão exibidos apenas os produtos que esse cliente comprou em alguma das filiais. Se a opção estiver marcada, serão exibidos todos os produtos; 

   10- Modelo: Caso o cliente não tenha comprado esse produto em nenhum dos estabelecimentos/filial da empresa, ou esse produto esteja desativado, pode ser informado o modelo como alternativa; 

   11- Tipo Equip, Aparência e Defeito: Exibem os cadastros realizados anteriormente na rotina "Cadastros Assistência Técnica" com os respectivos tipos "T - Tipo de Produto, A - Aparência, D - Defeito"; 

   12- Nota Fiscal de Venda: Caso seja selecionado um produto com a opção "Produto Avulso" desmarcada, serão carregados os dados da nota de venda; 

   13- Imagens: Possibilita a inclusão de três imagens na assistência. 
   OBS: O orçamento gerado ficará disponível no caixa depois que a "Situação" da assistência/garantia for alterada para "Finalizado". 

3. Após efetuar o cadastro da assistência é possível Gerar/Finalizar Orçamento, Adicionar Novo Contato e realizar a Impressão. 

Gerar/Finalizar Orçamento

1. Essa opção devem ser informados os produtos/serviços que serão utilizados para fazer o reparo do produto. 

   1. Ao clicar em Gerar/Finalizar Orçamento, será exibida uma tela solicitando a senha de acesso do vendedor para abrir o cadastro do carrinho.

   2. Alguns atalhos serão desabilitados no carrinho, como, por exemplo, tintométrico, devolução, etc;

   3. Na aba Cliente será carregado o cliente informado na assistência, e alguns campos serão desabilitados;

   4. Ao adicionar os produtos/serviços que serão utilizados na manutenção do produto da assistência, serão exibidos todos os locais de retirada, porém ao finalizar o orçamento os locais de retirada serão alterados para o local de retirada informado nas configurações gerais;

   5. Ao finalizar o cadastro do orçamento, serão exibidas as configurações de documento configuradas como Documento a Gerar “Assistência” nas Configurações Gerais.

Adicionar Novo Contato

1. Essa opção possibilita efetuar o cadastro de um novo contato para o agendamento da assistência técnica. A opção do lado "Abrir Central de Contatos Agendados" abre a rotina "Central de Contatos Agendados" com a pessoa filtrada. 

Impressão

1. Possibilita a impressão dos relatórios personalizados configurados para os documentos ASSISTENCIAINICIO e ASSISTENCIAFIM nas configurações gerais. 

Produtos/Serviços

1. Após gerar o orçamento, são habilitadas as opções “Ver Orçamento Original, Alterar Produtos/Serviços e Pagamentos”. 

   1. Ver Orçamento Original: Ao clicar nessa opção, é exibido o Código do Orçamento, Número do Cartão, Data de Abertura e os dados dos produtos/serviços que foram adicionados no orçamento, ocultando os produtos/serviços adicionados/excluídos pela rotina de assistência;

   2. Alterar Produtos/Serviços: Possibilita a inclusão/edição dos produtos e serviços adicionados na nota fiscal gerada a partir do orçamento. Os produtos e serviços adicionados nessa rotina também serão incluídos com o local de retirada padrão configurado nas gerais. O orçamento original(carrinho) não será alterado;

   3. Pagamentos: Permite editar a forma de acerto da nota gerada a partir do orçamento.

Notas Geradas/Impressão DANFE

1. Essa aba exibe os dados da nota gerada a partir do orçamento.

   1. Imprimir: Esse botão é habilitado depois que a nota for autorizada, e possibilita visualizar/imprimir a DANFE.

   2. Abrir: Abre o cadastro da nota fiscal.

Cadastro de Garantia

1. O processo é praticamente o mesmo da assistência técnica, existem apenas algumas diferenças, as quais serão listadas a baixo:

   1. A garantia também é cadastrada no menu "Processos >> Assistência Técnica/Montagem >> Assistência Técnica";

   2. "Tipo" do cadastro deve ser selecionado a opção "Garantia";

   3. Caso o Estabelecimento preste serviço de Reparo a garantia exige que seja informado um fornecedor;

   4. Na Garantia é possível efetuar o cadastro automático de uma duplicata a receber para o fornecedor, conforme descrito anteriormente nas Configurações Gerais, "Status para Gerar Reembolso da Garantia". Após efetuar o cadastro da duplicata a receber, é habilitado a opção "Ver Duplicata de Reembolso" no cadastro da Assistência Técnica - Garantia.

Cadastro de Assistência Técnica/Garantia no Carrinho

1. No menu Processos >> Carrinho, opção Atalhos >> Assistência Técnica é possível realizar o cadastro ou visualizar o cadastro das assistências técnicas/garantias.
   OBS: Não é possível gerar o orçamento direto pelo carrinho, para gerar o orçamento é necessário fechar o carrinho, abrir a assistência técnica e clicar na opção “Gerar/Finalizar Orçamento”.

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