Como realizar o cadastro de Controle de Caixa dentro do módulo PSFinanceiro no Petroshow?

Owned by Debora Soares Damasceno
Last updated: Dec 17, 2021
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OBJETIVO

 

Esse manual tem como objetivo auxiliar o usuário do financeiro na conferência dos caixas fechados no PDV. Essa conferência é realizada através do módulo PSFinanceiro >> Caixa >> Controle de Caixa, através dela o usuário responsável do financeiro irá fazer a conferência dos valores informados lá pelo usuário do caixa no PDV, irá listar as notas fiscais faturadas pelo mesmo bem como os seus acertos financeiros, além das duplicatas recebidas e as sangrias e suprimentos, é muito importante que essa conferência seja realizada no dia de fechamento do caixa para que o extrato do portador fique sempre com o saldo zerado e que o caixa seja só efetivamente fechado pelo financeiro após todos os valores tiverem sido devidamente conferidos e os lançamentos de ajuste caso necessário, feitos.


ACESSOS E ATALHOS

 

Para que essa rotina funcione corretamente é necessário realizar algumas parametrizações no sistema antes, dentre elas é necessário que o usuário do PDV possua direito de acesso ao estabelecimento no qual utiliza o caixa, caso não tenha, o seu caixa fechado no PDV não irá aparecer no módulo PSFinanceiro para o usuário do financeiro efetivar o fechamento. Para conferir se o usuário tem acesso ao estabelecimento acesso o módulo VIASOFT 3C >> Configuração >> Direito de Acesso > Acessos a Empresas, conforme imagem abaixo:

 

 

Para saber se o usuário tem acesso ao estabelecimento clique em cima do estabelecimento e na tela direita localize o usuário, caso o mesmo esteja marcado na coluna do "quadrinho" sim quer dizer que ele tem acesso e o seu caixa irá aparecer no financeiro. 

 

Lembrando que somente o usuário supervisor tem permissão para dar acesso ao estabelecimento para o usuário, caso necessário.

 

 

Além disso, o usuário do caixa precisa ter alguns controle de ações liberados para o seu usuário conseguir realizar os processos na tela de controle de caixa, para realizar a liberação do controle de acesso vamos acessar a rotina PSGerencial >> Gerente >> Controle de ações, conforme imagem abaixo:

 

 

Para realizar os processos, vamos precisar liberar algumas ações, dentre estas:

 

 

Outra parametrização importante, localiza-se dentro do módulo PSFinanceiro >> Cadastros Específicos >> Configurações financeiras, deve acessar o menu Controle de Caixa e informar os portadores e analíticas que o sistema deve contabilizar quando tiver a sobra ou falta de caixa, bem como se o sistema manter o lançamento de alguma baixa quando gerado estorno da mesma e também se irá gerar duplicata da diferença do caixa, segue exemplo de parametrização:

 

 

E também na opção Portadores de Sangria/Suprimento, deve ser parametrizado o portador que será utilizado para os lançamentos de Sangria e Suprimento do caixa. Segue exemplo de parametrização:

 

 

CONTROLE DE CAIXA

 

Agora iremos conhecer a rotina de Controle de Caixa, para isso vamos acessar o módulo PSFinanceiro >> Caixas/Bancos >> Caixa >> Controle de Caixa, conforme imagem abaixo:

 

 

Aqui irá listar todos os caixas que estão disponíveis, bem como os abertos, fechados parcialmente e os fechados totalmente pelo usuário do PDV.

 

Nessa tela temos duas abas, vamos conhecer cada uma delas.

 

CAIXAS EM USO

 

Aqui irá listar os usuários disponíveis que não estão usando nenhum caixa, bem como os usuários que estão trabalhando, ou seja, que estão com caixa aberto, e os usuários que já fecharam parcialmente seus caixas e também os caixas já fechados totalmente pelo usuário do PDV, conforme exemplo abaixo:

 

 

Para diferenciar de forma prática, podemos usar as cores abaixo:

 

 

Quando selecionado os caixas em aberto, o sistema irá disponibilizar as seguintes opções:

 

 

  • Fechar Caixa: Clicando nessa opção irá realizar o fechamento do caixa, totalizando os valores e ficando habilitada a opção de Salvar para concluir a operação.

 

  • Consultar: Essa opção irá listar na tela todos os lançamentos efetuados neste caixa a fim de consulta e conferência, sendo assim irá disponibilizar as abas Movimentação de Caixa para verificar tudo que movimentou o caixa, como notas fiscais, recebimento de duplicatas, etc. Nesta opção irá listar várias abas, dentre elas: 

 

  • Fechamento do Caixa: Aqui irá englobar a aba Movimentação do Caixa que irá listar todos os documentos faturados e recebidos pelo usuário neste PDV, além dos lançamentos financeiros de sangria e suprimento e lançamentos manuais. Além disso na aba Cancelamentos/Estornos De Caixa irá listar os lançamentos e notas estornadas e na aba Situação nos PDV’s irá listar em qual PDV esse usuário trabalhou, bem como a data e horário de abertura e fechamento deste caixa e na última aba Sincronizações Pendentes irá listar caso esse PDV esteja com algum erro na hora de sincronizar, no qual dai o usuário precisa acessar o PDV e verificar qual é a mensagem que está apresentando no momento da sincronização (pode ser por exemplo data de movimentação de documentos que não está em aberto).

 

 

  • Itens Vendidos: Aqui o sistema irá listar todos os itens que foram vendidos por este usuário do PDV, bem como a quantidade e valor:

 

 

  • Consumo Interno: irá listar caso algum item tenha sido utilizado para consumo interno

 

  • Encerrantes: Aqui irá listar todos os abastecimentos faturados nesse PDV, bem como o bico, bomba, encerrante inicial e final e o volume.

 

 

Essa opção é para o usuário do financeiro efetuar lançamentos de Sangria e/ou Suprimento que o usuário do caixa tenha esquecido de efetuar.

 

 

 

Para os caixas fechados irá habilitar também a opção de Abrir Caixa, caso o usuário do financeiro precise abrir um caixa fechado para realizar algum lançamento manual que tenha faltado.

 

 

Ao selecionar a opção Abrir Caixa, o sistema irá listar ao lado direito da tela uma série de atalhos que irão auxiliar o usuário do financeiro na inclusão de lançamentos financeiros manuais, alteração de acerto financeiro de notas, baixa de duplicatas e estornos caso necessário:

 

 

Na tela inferior do caixa, o sistema irá listar as Informações do Pré-Fechamento que são as informações que o usuário do PDV informar na tela de fechamento do Caixa lá no PDV, as Informações da Conferência que são as informações que o usuário do financeiro conferiu e ajustou caso tenha sido necessário e na última linha os totalizadores da Movimentação de Caixa que são os totais listados na tela de Controle de Caixa, caso tenha divergência entre os valores informados na conferência pelo usuário do caixa e os valores totalizados pelo sistema na movimentação do caixa, o sistema irá gerar uma diferença que pode ser positiva ou negativa e irá listar no campo Dif. Fin. Atual e caso o caixa seja fechado com essa diferença, o sistema irá gerar um lançamento financeiro com este valor.

 

 

Além disso, ainda na tela acima temos dois campos de data, a data de fechamento é a data de fechamento do caixa e a data de lançamento financeiro é a data que o usuário do caixa está conferindo os lançamentos, então caso ele precise que os lançamentos de diferença e fechamento fiquem na mesma data do caixa, precisa ajustar manualmente a Data Lançamento Fin.

 

Após todas as conferências e ajustes feitos, o usuário do financeiro pode clicar no botão salvar para salvar o fechamento do caixa. 

 

Após os caixas estarem fechados, o usuário pode utilizar o relatório de extrato do portador para conferir se os lançamentos ficaram corretos e o saldo do portador também. Para isso irá acessar o módulo PSFinanceiro >> Relatórios >> Extrato do Portador, nele pode filtrar por data ou especificamente pelo código do caixa.

 

 

Para saber o código do caixa, podemos clicar no caixa e analisar o canto esquerdo, conforme apresentado na tela abaixo:

 

 

E podemos usar esse código para tirar o extrato do portador, conforme exemplo abaixo:

 

 

Ao informar o Id Caixa na tela acima, o sistema irá automaticamente atualizar o intervalo de datas de acordo com a data de lançamentos vinculado a eles, para saber se o saldo deste caixa ficou correto, o mesmo deve inicial com um saldo e terminar com o mesmo, conforme exemplo abaixo.

 

Saldo Inicial:

 

 

Saldo Final:

 

 

Além disso, na tela de controle de caixa existem alguns relatórios que podem auxiliar o usuário do financeiro, para verificar eles vamos acessar o menu abaixo:

 

 

 

Feito isso, encerramos a rotina de Controle de Caixa.

 

VERSÃO DO SISTEMA DOCUMENTADO

 

Versão 2108.1001.