Descrição

Índice

Pré-Requisitos

• Acesso ao Viasoft Construshow;

Configurações Gerais

• Em Configurações >> Gerais >> Processos >> Geral, no agrupamento “Importação NFe (XML)”, estão as configurações relacionadas a esta rotina. 

  Open

  

   

• Atualiza NCM dos produtos: Se estiver como “Sim”, irá atualizar o NCM dos produtos automaticamente ao dar entrada em uma nota com NCM diferente do cadastro. Se estiver como “Não”, o produto será exibido em uma cor diferente no grid de produtos, sendo possível editar pelo botão “Atualizar NCM e Código de Barras” na tela de importação

  • Permite Excluir Produto: Habilita uma opção no clique-direito sobre o produto para excluí-lo da importação.

  • Valida Local de Retirada: Carrega o Local de Retirada do produto, e permite alterá-lo no momento da importação. Se torna obrigatório informar o Local de Retirada de todos os produtos para poder salvar a importação. Se a configuração de processo “139 – Não permite Troca de Local Retirada” estiver marcada, permite alterar apenas para locais de retirada que sejam do mesmo estabelecimento que o local do cadastro do produto.

  • Permite Importar sem Acerto Financeiro: Define se os usuários poderão salvar a importação mesmo que a nota importada não tenha Acerto Financeiro, caso o XML não venha com as TAGs de cobrança. Notas importadas sem acerto financeiro ficarão pendentes aguardando que o acerto seja informado na rotina de Notas Fiscais, e o estoque não será movimentado até que ela seja conferida. Para que o acerto do XML seja carregado para a nota, deverá estar marcado o processo “26 – Importa Financeiro na Importação de XML”.

  • Permite Vincular Item do Forn. a vários Produtos: Define se o mesmo item do fornecedor pode ser vinculado a mais de um produto existente no cadastro do sistema

  • Valida Custo na Entrega dos Pedidos: Caso esteja como “Sim”, irá obrigar a filtrar um pedido específico ao realizar a entrega do pedido pela importação de XML. No processo de entrega, irá comparar o custo da nota com o custo do pedido, sendo possível comparar os valores que compuseram o custo de ambos os documentos.

  • Atualiza Imposto do Fornecedor: Se estiver como “Sim”, irá gravar ou atualizar os impostos da nota nos dados do fornecedor.

  • % Máx. Diferença no Vlr. Unit.  entre Nota e Pedido:

  Campo utilizado na validação da ação “276 – Valida Valor na Entrega do Pedido”, definindo o percentual máximo permitido para a diferença de valores antes que seja solicitado liberado

  • Conf. Doc. Pré-Importação: Configuração de Documento utilizada para gravar a nota de pré-importação no banco de dados. Essa nota é gravada para permitir o vínculo com o pedido e não será exibida em nenhuma rotina. Esta configuração de documento não poderá movimentar financeiro, não poderá movimentar estoque, não poderá considerar na média de vendas e deverá ser do tipo “Ajuste de Entrada”. Esta configuração é obrigatória para conseguir fazer a importação de XML.

  • Variação de Custo nas Compras - % Mínimo: Irá verificar a variação de custo entre o cadastro do produto e nota sendo importada. Se o percentual for superior ao informado nesta configuração, será exibida uma mensagem de alerta avisando que a diferença de custo está acima do esperado. Essa configuração é validada também para notas manuais.

• Em Configurações >> Gerais >> Cadastros >> Cadastros Gerais, também é possível configurar o Produto Modelo:

  Open

  

  • Produto Modelo:
    Define um produto padrão. Ao ser adicionado um novo produto pelo cadastro rápido, os dados serão baseados neste produto. Este produto também é utilizado pelo sistema para conseguir fazer a pré-importação de notas com produtos que ainda não tenham vínculo com o fornecedor. Esta configuração é obrigatória para conseguir fazer a importação de XML.

• Em Configurações >> Gerais >> Processos >> Impressora Padrão, é possível configurar o relatório de sistema “IMPORTACAOXML”.

  Este relatório recebe como parâmetro os campos “ESTAB” e “IDNOTA”, sendo impresso ao final da importação, para cada nota que tenha sido importada no mesmo processo. 

Configuração de Usuário

•  Em Configurações >> Usuários >> Configuração de Grupos/Usuários >> Configuração de Processos, temos os seguintes processos que influenciam na rotina de Importação de NF-e 

  Autoriza Nota nas Entradas:

  Caso marcado, ao finalizar uma importação de XML, a nota já irá ser salva na situação “Conferida”, movimentando o estoque dos produtos. Essa configuração interfere também nas notas de entrada lançadas manualmente, incluindo devoluções de venda. Se a configuração de documento utilizada na importação estiver configurada para conferir lista cega, esta configuração não será considerada. Caso o usuário que realizou a importação esteja com este processo desmarcado, um outro usuário que tenha ela marcada deverá acessar a nota e clicar no ícone verde em destaque. A nota terá sua situação alterada de “Em Digitação” para “Conferida”, realizando as movimentações de estoque. 

  • Importa Financeiro na Importação de XML:

  Define se o sistema deverá ou não importar os boletos de cobrança enviados nos dados do XML

  • Permite alterar o Local de Estoque na Importação de XML:

  Habilita o campo “Local de Estoque” na tela de importação, permitindo selecionar para qual local de estoque será dado entrada para o produto. Se estiver desmarcado, irá dar entrada para o local de estoque do cadastro do produto.

• Já em Configurações >> Usuários >> Configuração de Grupos/Usuários >> Configuração de Ações, temos as seguintes ações que influenciam na rotina de Importação de NF-e:

  • Valida Quantidade na Entrega do Pedido:

  Caso esteja marcada para executar, ao salvar a entrega de pedido irá verificar se a quantidade do pedido é igual à quantidade da nota sendo importada. Se não for, irá solicitar liberação.

  • Valida Valor na Entrega do Pedido:

  Caso esteja marcada para executar, ao salvar a entrega de pedido irá verificar se a diferença entre o valor unitário do pedido e o valor unitário da nota está dentro da margem informada na configuração "% Máx. Diferença no Vlr. Unit. entre Nota e Pedido" (Configurações Gerais). Se não estiver, irá solicitar liberação.

Configurações de Documento

• Em Configurações >> Documentos >> Configuração de Documentos, também existem algumas configurações que irão influenciar na rotina: Nota de compra
  
  

  • Operação: Será possível informar apenas configurações do tipo “Compra”, “Transferência de Entrada”, “Outras Entradas” e “Devolução de Venda”.

  • Atualiza Custo Reposição: Se irá atualizar o custo do produto ao salvar a nota

  • Atualiza PMZ: Se irá atualizar o PMZ do produto ao salvar a nota

  • Gera Conferência de Prod: Se irá gerar um registro de conferência na rotina “Conferência de Produtos” (Processos >> Conferência/Lista Cega >> Conferência de Produtos)

  • Confere Lista Cega: Se a nota ficará pendente para conferência na Lista Cega, liberando a nota apenas após finalizar este processo

  • Importar Nota sem Pedido: Se permite ou não realizar a importação da nota sem fazer a entrega de pedidos.

  • Recalcula ICMS/PIS/IPI/COFINS: Define se o respectivo imposto sempre será recalculado de acordo com a tributação do estabelecimento para todos os produtos ao finalizar a importação. 

Nota Pré-Importação

•  Esta configuração é obrigatória para conseguir fazer a importação de XML, ao atualizar o sistema ela é criada automaticamente.

• Configuração de Documento utilizada para gravar a nota de pré-importação no banco de dados. Essa nota é gravada para permitir o vínculo com o pedido e não será exibida em nenhuma rotina.

• Esta configuração de documento não poderá movimentar financeiro, não poderá movimentar estoque, não poderá considerar na média de vendas e deverá ser do tipo “Ajuste de Entrada”.

• Se a configuração de documento informada na aba "Configurações" estiver marcada como "Gera Conferência", para que as divergências sejam adicionadas ao salvar a entrega do pedido é necessário que a conf. de Pré-Importação também esteja configurada para Gerar Conferência.

Configuração de CFOP

•  Em Configurações >> Documentos >> Operações Fiscais é possível definir algumas particularidades: 

  • CFOP de Conversão: Ao realizar a importação de uma nota com este CFOP, ele será substituído na nota gerada pelo CFOP de conversão. Como no exemplo desta tela, caso o fornecedor tenha emitido o produto da nota com o CFOP 5102, a nota de compra no sistema será importada com o CFOP 1102

  • Soma no Financeiro da Nota: Define se o produto será considerado no valor total da nota. Para casos de produtos enviados como bonificação, por exemplo, esta configuração

Configuração na Importação de NF-e

• Na própria tela de importação é possível definir algumas configurações: 

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  • Configuração de Documento: Define a configuração de documento da nota de entrada que será gravada no final do processo.

  • Local de Estoque: Define o local de estoque em que os produtos darão entrada. O campo só ficará habilitado caso esteja marcada a configuração de processo “255 - Permite alterar o Local de Estoque na Importação de XML”.

  • Atualiza Dados do Fornecedor: Permite escolher se os dados de cadastro (Fantasia, Inscrição Estadual, Endereço, etc) do fornecedor serão atualizados de acordo com as informações do XML, e se o processo será feito de forma automática ou mediante confirmação do usuário.

  • Atualiza Dados da Transportadora: Permite escolher se os dados de cadastro (Fantasia, Inscrição Estadual, Endereço, etc) da transportadora serão atualizados de acordo com as informações do XML. Como são enviadas menos informações da transportadora no arquivo XML, só é possível definir se será atualizado com confirmação do usuário ou se nunca será atualizado.

  • Transferência Entre Filiais: Informa ao sistema que está sendo importada uma nota de Transferência Entre Filiais, assim os vínculos dos produtos serão procurados pelo próprio código do produto, e não pelo vínculo com o fornecedor.

  • Entrega Pedido: Define se irá realizar a entrega de pedidos no processo de importação. Caso a configuração de documento informada esteja com a configuração “Importar Nota sem Pedido” como “Não”, o campo será selecionado automaticamente e bloqueado para edição, obrigando a sempre fazer a entrega.

Passo a passo

1.  A rotina está disponível no menu: Processos >> Documentos Fiscais >> Importar NF-e . Na primeira aba da rotina é realizada a buscar na SEFAZ dos documentos que foram emitidos para seu estabelecimento, permitindo realizar a manifestação do destinatário. 

   1. Filtros Para listagem das notas na tela: É possível filtrar pelo tipo da Manifestação que a nota já teve (Sem Manifestação, Operação Confirmada, Operação Desconhecida, Operação Não Realizada e Ciência da Operação), pela data de emissão do documento pelo fornecedor e pela data de emissão do manifesto. 

2. Após definidos os filtros, deve ser selecionada a opção " Consulta MD-e". Com isso é realizada a busca no sistema das notas e os registros são listados na tela. 

Buscando Novas Notas

1. Para consultar novas notas no SEFAZ deve ser utilizada a opção " Localizar novos registros". 

   
   
   

2. Para a pesquisa de novos registros, pode ser realizada parametrização de a partir que qual NSU será realizada a busca. Para isso pode ser informado o valor desejado no campo " Último NSU". Nesse campo, por padrão vai carregar o ultimo NSU de nota que foi pesquisado. 

3. Para voltar no campo o ultimo pesquisado, pode ser usado o botão com as "Setinhas" ao lado do campo de NSU.

4. Ao clicar em “Localizar novos registros”, o sistema irá verificar novas notas emitidas para o estabelecimento logado, carregando-as no grid. Ao localizar as notas, irá exibir a seguinte mensagem: 

5. Caso não sejam localizados novos registros, é listada a seguinte mensagem: 

   1. Essa consulta é feita diretamente na SEFAZ. Isso significa que, dependendo da velocidade de conexão da Internet, da quantidade de notas sendo gravadas e do fluxo no servidor da SEFAZ, a consulta pode demorar alguns segundos para ser executada. Lembrando que as notas exibidas no grid também irão validar os demais filtros, ou seja, se a mensagem informar que foram encontrados 13 novos registros, mas no grid aparecer apenas 5, é necessário verificar se os filtros não estão impedindo a exibição das demais notas.
      
      

6. Conforme a operação de cada nota, o registro é listado em uma cor diferente.

   Preto: Sem manifestação

   Azul: Operação Confirmada

   Roxo: Operação Desconhecida

   Vermelho: Operação Não Realizada

   Verde: Ciência da Operação

   Cinza: Operação com Rejeição

7. A coluna "Nota Importada", indica se o XML da nota já foi importado para o sistema.

   Verde indica que foi importada e vermelho que não foi importada.

Emitindo um MD-e de Ciência da Operação

1. Para fazer o download do XML, é necessário fazer a manifestação do destinatário de Ciência da Operação. Para isso, localize a nota que deverá emitir o MD-e, e selecione a operação “4 - Ciência da Operação”.

2. Isso pode ser feito tanto marcando a coluna “Selecionar” no grid, selecionando a operação no campo respectivo acima do grid e clicando em “Aplicar Operação”, ou pode ser selecionado diretamente na coluna “Operação” do grid de notas.

3. Essa operação só poderá ser realizada se a nota não tiver nenhum MD-e vinculado a ela ainda. Porém, após esta operação, ainda será possível emitir manifestações de Operação Confirmada, Operação Desconhecida e Operação Não Realizada.

   O processo é o mesmo de realizar a operação de Ciência. Lembrando que após realizar uma destas 3 operações, não será mais permitido realizar novas manifestações do destinatário para  a mesma nota. Também, para notas que tenham enviado manifestações de operações Desconhecidas e Não Realizadas, não será possível importar a nota.

4. Para enviar apenas 1 registro, é só clicar na coluna “Enviar MD-e”. Para enviar mais notas ao mesmo tempo, é necessário selecionar todas as notas e clicar no botão “Enviar MD-e” acima do grid de notas.

5. Após este processo, será possível realizar o download do arquivo pela coluna “Baixar XML”, ou selecionando vários registros e clicando no botão “Baixar XML” acima do grid de notas. Caso a opção “Salvar XML em arquivo” estiver marcada, o arquivo .XML gera gravado na pasta informada ali. Caso contrário, o XML será gravado somente no banco de dados para permitir a importação da nota.  

6. Após o download ser efetuado com sucesso, serão habilitadas mais duas colunas. Em “Imprimir DANFE”, será possível visualizar e imprimir o espelho do DANFE para conferência das informações do XML. Pela coluna “Importar”, será dado continuação no processo de importação da nota de entrada. 

Importação por Arquivo

1. Pela aba “Importação por Arquivo”, é possível importar os dados de uma nota de compra que já tenha o arquivo XML armazenado no computador, incluindo arquivo baixados da rotina de Manifestação de Destinatário. Para isso, é necessário informar a pasta onde estão estes arquivo no campo “Diretório dos Arquivos XML”. 

2. Caso esteja marcado para Entregar Pedidos, será possível entregar apenas uma nota por vez. Caso contrário, permitirá entregar várias notas simultaneamente. Notas listadas em vermelho, não poderão ser importadas (arquivo inválido, nota já foi importada, etc). Para fazer a importação, é só selecionar a(s) nota(s) que deseja importar, e clicar em “Validar NF’s”

3. Se tem a chave de acesso da nota que deseja importar, também é possível fazer a manifestação do destinatário pelo botão “Recuperar XML”.

4. Salvando a nota, o xml é importado e a rotina é automaticamente redirecionada para o próximo passo.

5. Após selecionada a nota a ser importada, deve ser clicado na opção “Validar NFs “, com isso será dada continuidade ao processo de importação

Entrega de Pedidos

1. Caso na aba de configurações esteja marcada a opção “Entrega Pedidos”, o próximo passo será selecionar os pedidos para entrada. Caso a configuração esteja desmarcada, esta etapa será ignorada, indo diretamente para a Validação das Informações.

2. É necessário vincular os produtos da nota ao fornecedor (grid de baixo) para carregar os pedidos na rotina. Os itens que não tem vínculo são listados em vermelho.

3. Para realizar o vínculo, deve ser informado o código do produto no campo “produto”. Nesse campo está disponível a opção de pesquisa rápida(F3), consulta completa( F4),e também pode ser feito o cadastro rápido de produtos. Clicando nos três pontinhos dentro do campo, é listada a opção de cadastro rápido de produtos. 

4. Caso a configuração "Valida Custo na Entrega do Pedido" (Gerais > Processos) esteja como "Não", serão automaticamente carregados todos os pedido para este fornecedor que tenha pelo menos 1 dos itens sendo importados na nota selecionada. 

    

5. O sistema irá percorrer os pedidos, setando as quantidades de acordo com o saldo a entregar dos pedidos, na ordem "Quantidade Igual" ->> "menor Data de Emissão" ->> "menor Validade". Somente são listados pedidos com as situações “Pendente” e “Parcialmente entregue”

   Os pedidos localizados são marcados em negrito no quadro de pedidos do fornecedor.

   É possível editar as quantidades a serem entregues, e selecionar o pedido desejado na lista dos que foram encontrados para o fornecedor e que possui o item.

   Se a nota importada foi emitida com o código do pedido(TAG xPed) informado, irá verificar a existência do pedido. Se localizar, irá setar as quantidades automaticamente e não irá permitir alterações, alterando o campo para azul e removendo o negrito do cabeçalho.

   Existem algumas legendas para identificar a situação de cada item da nota .

6. As legendas também atuam como filtros, marcando alguma, somente os itens naquela situação serão listados. 

7. Se está marcado para validar custo na entrega de pedido(Configurações > Gerais > Processos > Geral > Importação de XML “Valida Custo na Entrega do Pedido”, obriga a filtrar o número do pedido para entregar.

Quantidade menor

1. Quando a nota vem com quantidade menor do que a quantidade que está informada no pedido, é possível fazer algumas configurações de como o sistema deve se comportar nesses casos.

1. Após realizados todos os ajustes e conferidas todas as informações, deve ser colocado na opção “Salvar Entrega e Validar NF “ .

2. Neste momento, se estiverem configuradas as ações 275 e 276, e algum produto cair na validação, será listada a tela de solicitação de liberação. 

Validação das Informações

1. Nesta tela serão carregadas as informações da nota. Caso algum item esteja com o código de barras ou NCM divergente, os mesmos serão listados em cores diferentes no grid de produtos.

2. Se houver alguma rejeição que irá impedir que o processo seja salvo, as mesmas serão listadas na parte inferior da tela.

3. Se algum produto que vier na nota não estiver vinculado com um produto da empresa, é possível realizar o vínculo pela coluna “ Produto”. Nesse campo está disponível a opção de pesquisa rápida(F3), consulta completa( F4),e também pode ser feito o cadastro rápido de produtos. Clicando nos três pontinhos dentro do campo, é listada a opção de cadastro rápido de produtos. 

4. É possível verificar informações referentes ao fornecedor e a transportadora navegando pelas abas da parte superior da tela. 

Dados da nota importada

1. Neste quadro serão carregados os dados da nota importada, aqui também deve ser informada a data de entrada para a nota.

2. Nesta opção são disponibilizadas as formas de pagamento da nota. Se a mesma tiver pagamento em duplicata os mesmas serão carregadas nesta tela.

3. Para que o acerto do XML seja carregado para a nota, deverá estar marcado o processo “26 – Importa Financeiro na Importação de XML”.

4. Para importar sem acerto financeiro: Deve ser marcada a opção “permite importar sem lançamento financeiro” das configurações gerais (Configurações >> Gerais >> Processos >> Geral, no agrupamento “Importação NFe (XML)”)
   Notas importadas sem acerto financeiro ficarão pendentes aguardando que o acerto seja informado na rotina de Notas Fiscais, e o estoque não será movimentado até que ela seja conferida.

5. Nesta aba também é possível definir alguns procedimentos para a importação da nota.

1. É possível realizar o recálculo individual por item e por imposto, para isso deve ser selecionada a aba do imposto desejado e marcar o checkbox “ Recalcular”.

2. Na aba de observações pode ser informada uma observação que será salva e levada no registro. 

3. Opção “Comparar” tem o proposito de analisar os impostos contidos no XML em comparação as informações presentes no sistema.
   
   

4. Ao clicar na opção “Comparar” será aberta uma janela para realizar a comparação dos impostos.

   No primeiro grid será apresentada a tributação presente no XML importado.

   No segundo grid será apresentada a tributação presente do sistema conforme o produto que esta sendo usado.

   Os valores em vermelho são divergências entre uma tributação e outra conforme a legenda.

   Caso seja feita alguma alteração nas tributações ao salvar a tela a opção de “Recalcular” será preenchida automaticamente.

   Após ajustadas todas as informações necessárias, deve ser clicado na opção “Salvar”.

   Na aba de Log serão listadas as informações referentes a importação da nota.

   Na finalização do processo também irá aparecer uma mensagem perguntando se deseja atualizar o preço dos itens. Se clicar em sim será aberta a tela de formação de preço.

   Caso configurado, também será impresso o relatório da importação.

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