Gerenciar Assinatura

1. Objetivo

A funcionalidade Gestão de Assinaturas é essencial para o setor de Recursos Humanos, oferecendo uma forma segura e eficiente de administrar dados trabalhistas. Por meio dela, os colaboradores podem validar e realizar o aceite dos recibos de pagamento e registros de ponto.

Essa validação melhora a transparência, simplifica a gestão de informações e minimiza conflitos, promovendo um ambiente de trabalho mais organizado e confiável.

2. Funcionalidade

Para acessar a funcionalidade Gestão de Assinaturas, siga os passos abaixo:

• Menu Principal

• Gestão de Pessoas

• Gerenciar Assinaturas

Ao selecionar esta opção, o usuário será direcionado para a lista de documentos enviados, onde pode visualizar os documentos aguardando validação e outros detalhes importantes.

• Tela Inicial: Filtros de Pesquisa

Na tela inicial, estão disponíveis filtros que permitem refinar a busca por documentos, facilitando a localização de informações específicas. Os filtros disponíveis são:

• Documento: Tipo (Recibo de Pagamento ou Cartão Ponto).

• Competência: Períodos de envio.

• Colaborador: Nome de quem realizou o envio.

• Status: Assinaturas concluídas ou pendentes.

• Lista de lotes de documentos Enviados

Logo abaixo dos filtros, será exibida uma tabela contendo as informações sobre os documentos enviados. A tabela possui as seguintes colunas:

• Documento: Tipo de documento (Recibo de Pagamento ou Cartão Ponto).

• Competência: Período de referência.

• Usuário: Nome do responsável pelo envio.

• Data de Envio: Data e hora do envio.

• Status: Assinaturas concluídas ou Pendentes.

No canto superior da tabela, existem dois botões que possibilitam a execução de ações:

Enviar Documentos

Este botão é a funcionalidade principal para realizar o envio de documentos que precisam ser assinados. Por meio dele, o usuário poderá selecionar os tipos de documentos, períodos correspondentes e encaminhá-los de forma segura e organizada para validação pelos colaboradores, garantindo agilidade e precisão no processo de assinaturas.

Passo a Passo para Envio:

• Clique no botão Enviar Documentos.

• Selecione as opções desejadas:

  • Tipo de Documento: Recibo de Pagamento ou Cartão Ponto.

  • Competência: Período de envio.

• Os documentos serão enviados automaticamente para os destinatários.

Observação: Caso algum documento precise ser editado, ele pode ser reenviado sem afetar o processo dos demais documentos enviados no mesmo lote. O envio de documentos editados será tratado de forma independente, garantindo que a validação dos outros documentos continue sem interrupções.

Documentos Enviados
Ao clicar nesta opção, o usuário será redirecionado para uma tela que exibe detalhes adicionais sobre os documentos enviados, incluindo informações específicas para cada envio, de forma clara e organizada.

• Competência: Período de referência.

• Filial: Unidade da empresa do colaborador.

• Departamento: Setor do colaborador.

• Colaborador: Nome do destinatário.

• Status: Concluído ou Pendente.

• Data da Assinatura: Data de validação.

• Ação: Possibilidade de emissão do documento.

Exportação de Dados

Na tela de documentos enviados, também está disponível a opção de Exportar CSV, permitindo ao usuário gerar um arquivo com todas as informações dos documentos enviados.

3. Aceite dos documentos

Quando um documento for enviado para o colaborador realizar o aceite, será exibida uma modal de Aceite de Documentos ao acessar o Voors. Não será possível prosseguir na plataforma sem concluir uma das ações abaixo:

• Adiar: O colaborador pode adiar o aceite do documento apenas uma vez, por um período de 30 minutos. Após esse prazo, a modal será exibida novamente, impedindo a navegação no Voors até que o aceite seja finalizado.

• Aceitar: Ao optar por visualizar o documento, o colaborador será direcionado para uma tela onde poderá analisar todas as informações antes de confirmar o aceite.

Essa funcionalidade garante que o processo de aceite seja concluído de forma eficiente, mantendo a conformidade e integridade dos registros.