Controle de Caixa.

MÓDULO
Petroshow Financeiro

OBJETIVO DO MÓDULO
O Módulo Financeiro é utilizado obrigatoriamente por todos os clientes Petroshow, nele é realizado os principais cadastros financeiros do sistema.

ROTINA / PROCESSO
PSFinanceiro >> Caixa/Bancos >> Caixa >> Controle de Caixa

OBJETIVO DA ROTINA / PROCESSO
A rotina de Controle de Caixa permite o gerenciamento completo, desde abrir, fechar, conferir e fazer os lançamentos necessários. Através dela o usuário responsável do financeiro poderá a conferência dos valores informados lá pelo usuário do caixa no PDV, será exibido as notas fiscais faturadas e seus acertos financeiros, além das duplicatas recebidas, as sangrias e suprimentos,

PRÉ REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO DA ROTINA

Para que essa rotina funcione corretamente é necessário realizar algumas parametrizações no sistema antes, dentre elas é necessário que o usuário do PDV possua direito de acesso ao estabelecimento no qual utiliza o caixa, caso não tenha, o seu caixa fechado no PDV não irá aparecer no módulo PSFinanceiro para o usuário do financeiro efetivar o fechamento.

Para conferir se o usuário tem acesso ao estabelecimento acesso o módulo VIASOFT 3C >> Configuração >> Direito de Acesso > Acessos a Empresas, conforme imagem abaixo:

Open

Para saber se o usuário tem acesso ao estabelecimento clique em cima do estabelecimento e na tela direita localize o usuário, caso o mesmo esteja marcado na coluna do "quadrinho" sim quer dizer que ele tem acesso e o seu caixa irá aparecer no financeiro. 
Lembrando que somente o usuário supervisor tem permissão para dar acesso ao estabelecimento para o usuário, caso necessário.

Open

Além disso, o usuário do caixa precisa ter alguns controle de ações liberados para o seu usuário conseguir realizar os processos na tela de controle de caixa.
Para realizar a liberação do controle de acesso vamos acessar a rotina PSGerencial >> Gerente >> Controle de ações, conforme imagem abaixo:

Para realizar os processos, vamos precisar liberar algumas ações, dentre estas:

Os controles de ação servem para auxiliar na gestão da rotina de Caixa, permitindo que apenas usuários estratégicos tenham acesso a determinadas funcionalidades, como por exemplo ação “65 - Pode Reabrir Caixas”.

Outra parametrização importante, localiza-se dentro do módulo PSFinanceiro >> Cadastros Específicos >> Configurações financeiras, deve acessar o menu Controle de Caixa e informar os portadores e analíticas que o sistema deve contabilizar quando tiver a sobra ou falta de caixa, bem como se o sistema manter o lançamento de alguma baixa quando gerado estorno da mesma e também se irá gerar duplicata da diferença do caixa, segue exemplo de parametrização:

E também na opção Portadores de Sangria/Suprimento, deve ser parametrizado o portador que será utilizado para os lançamentos de Sangria e Suprimento do caixa. Segue exemplo de parametrização:

UTILIZANDO A ROTINA CONTROLE DE CAIXA

O acesso a rotina se dá através do menu Caixas/Bancos >> Caixa >> Controle de Caixa, conforme imagem abaixo:

Conforme as permissões definidas para cada usuário, será exibida na rotina de Controle de Caixa as opções.
Nessa tela temos duas abas, vamos conhecer cada uma delas.

USUÁRIOS
Na aba “Caixas em Uso”, lista os usuários disponíveis, ou seja, que não estão usando nenhum caixa e os usuários que estão com caixa em uso.
Já na aba “Caixas Fechados” estão os caixas já conferidos e finalizados para consulta.

STATUS DO CAIXA
Para diferenciar de forma prática, podemos usar as cores abaixo:

Quando selecionado os caixas em aberto, o sistema irá disponibilizar as seguintes opções:

• Fechar Caixa: Clicando nessa opção pode ser realizado o fechamento do caixa, totalizando os valores e ficando habilitada a opção de Salvar para concluir a operação.

• Consultar: Essa opção listar na tela todos os lançamentos efetuados neste caixa a fim de consulta e conferência, sendo assim irá disponibilizar as abas Movimentação de Caixa para verificar tudo que movimentou o caixa, como notas fiscais, recebimento de duplicatas, etc. Nesta opção irá listar várias abas, dentre elas: 

• Fechamento do Caixa: Aqui engloba a aba “Movimentação do Caixa” que lista todos os documentos faturados e recebidos pelo usuário no PDV, além dos lançamentos financeiros de sangria e suprimento e lançamentos manuais. Além disso na aba “Cancelamentos/Estornos De Caixa” lista os lançamentos e notas estornadas e na aba ”Situação” nos PDV’s lista em qual PDV esse usuário trabalhou, bem como a data e horário de abertura e fechamento deste caixa e na última aba “Sincronizações Pendentes” lista caso esse PDV esteja com algum erro na hora de sincronizar, no qual dai o usuário precisa acessar o PDV e verificar qual é a mensagem que está apresentando no momento da sincronização (pode ser por exemplo data de movimentação de documentos que não está em aberto).

• Itens Vendidos: Aqui o sistema lista todos os itens que foram vendidos por este usuário do PDV, bem como a quantidade e valor:

• Consumo Interno: lista caso algum item tenha sido utilizado para consumo interno

• Encerrantes: Aqui lista todos os abastecimentos faturados nesse PDV, bem como o bico, bomba, Encerrante inicial e final e o volume.

Essa opção é para o usuário do financeiro efetuar lançamentos de Sangria e/ou Suprimento que o usuário do caixa tenha esquecido de efetuar.

Para os caixas fechados habilitará também a opção de Abrir Caixa, caso o usuário do financeiro precise abrir um caixa fechado para realizar algum lançamento manual que tenha faltado.

Ao selecionar a opção Abrir Caixa ou Fechar Caixa, o sistema listará ao lado direito da tela uma série de atalhos que irão auxiliar o usuário do financeiro na inclusão de lançamentos financeiros manuais, alteração de acerto financeiro de notas, baixa de duplicatas e estornos caso necessário:

Na parte inferior da tela do caixa, o sistema lista as Informações do Pré-Fechamento que são as informações que o usuário do PDV informar na tela de fechamento do Caixa lá no PDV, as Informações da Conferência que são as informações que o usuário do financeiro conferiu e ajustou caso tenha sido necessário e na última linha os totalizadores da Movimentação de Caixa que são os totais listados na tela de Controle de Caixa, caso tenha divergência entre os valores informados na conferência pelo usuário do caixa e os valores totalizados pelo sistema na movimentação do caixa, o sistema gerará uma diferença que pode ser positiva ou negativa e irá listar no campo Dif. Fin. Atual e caso o caixa seja fechado com essa diferença, o sistema irá gerar um lançamento financeiro com este valor.

Além disso, ainda na tela acima temos dois campos de data, a data de fechamento é a data de fechamento do caixa e a data de lançamento financeiro é a data que o usuário do caixa está conferindo os lançamentos, então caso ele precise que os lançamentos de diferença e fechamento fiquem na mesma data do caixa, precisa ajustar manualmente a Data Lançamento Fin.
Após todas as conferências e ajustes feitos, o usuário do financeiro pode clicar no botão salvar para salvar o fechamento do caixa. 

Relatório Extrato do Portador

Após os caixas estarem fechados, o usuário pode utilizar o relatório de extrato do portador para conferir se os lançamentos ficaram corretos e o saldo do portador também. Para isso irá acessar o módulo PSFinanceiro >> Relatórios >> Extrato do Portador, nele pode filtrar por data ou especificamente pelo código do caixa.

Para saber o código do caixa, podemos clicar no caixa e analisar o canto esquerdo, conforme apresentado na tela abaixo:

E podemos usar esse código para tirar o extrato do portador, conforme exemplo abaixo:

Ao informar o Id Caixa na tela acima, o sistema automaticamente atualizará o intervalo de datas de acordo com a data de lançamentos vinculado a eles, para saber se o saldo deste caixa ficou correto, o mesmo deve inicial com um saldo e terminar com o mesmo, conforme exemplo abaixo.

Saldo Inicial:

Saldo Final:

Além disso, na tela de controle de caixa existem alguns relatórios que auxiliam o usuário do financeiro, para verificar eles vamos acessar o menu abaixo:

-311 - Diferença de Caixa por Usuário
-278 - FechamentoCaixa
-283 - Movimentação de Itens Por Caixa
-707 - Movimento de Caixa
-708 - Resumo de Caixa
-706 - Resumo de Caixa por Período

VERSÃO DO SISTEMA DOCUMENTADO

Versão 2302.1002