Envio de Relatórios - por e-mail
- Kelly Ane Kehl
O que é o Envio de Relatórios?
O envio de relatórios pode ser utilizado por empresas que optarem em enviar os recibos de pagamentos e de rendimentos dos colaboradores por e-mail, não tendo assim que utilizar os recibos em forma de papel.
CONFIGURAÇÃO NO FOLHA
Para enviar corretamente os relatórios é necessário as seguintes configurações:
1 - Cadastro de Configuração de E-mail
Para Incluir, Alterar ou Excluir as configurações de e-mail acesse: Menu Cadastros Gerais – Configurações – Configuração E-mail a seguinte tela será exibida:
Campos que merecem atenção especial:
- Host: Informar a configuração do host de e-mail, geralmente é a configuração smtp.
- Requer Autenticação?: Informar se necessita de autenticação de usuário ao enviar o e-mail.
- Usuário: Usuário de envio de e-mail, em alguns casos é o próprio e-mail.
- Senha: Senha do usuário.
- Conta de Email: Conta que realizará o envio do e-mail.
Após realizar esse cadastro e ter a folha de pagamento dos colaboradores ou comprovante de rendimentos processados a empresa poderá realizar o envio dos comprovantes para o e-mail dos colaboradores.
2 - Processo de Envio de Email:
Para poder realizar o processo de envio de e-mail acesse: Menu Processos – Envio de Relatório a seguinte tela será exibida:
Campos que merecem atenção especial:
– Configuração para Envio: Informar o código da configuração de e-mail cadastrado anteriormente para enviar os e-mails.
- Assunto: Informar o assunto que irá no e-mail.
- Mensagem: Informar uma mensagem para o usuário que será inserida no corpo do e-mail.
- Tipo de Geração:
1 – Gerar Relatório e Enviar: Utilizando essa opção o sistema gera os recibos em pdf e após isso envia os mesmos por e-mail aos colaboradores.
2 – Apenas Gerar: Nessa opção o sistema apenas gera o arquivo em pdf mas não realiza o envio aos e-mails dos colaboradores. Obs: Os arquivos em pdf serão gerados na pasta: C:\Users\SEUSUARIO\Documents\Ini\PDFFiles.
-Diretório: informe o caminho onde deseja que seja salvo o log de envio.
- Relatórios a Enviar: Nesse campo o usuário informa os recibos que ele deseja enviar aos colaboradores.
1 - Recibo de pagamento 2 : Enviará o recibo de pagamento igual ao acessado em: Menu Relatórios – Recibos – Recibos de Pagamento – Recibo de Pagamento 2.
2 – Recibo de pagamento: Enviará o recibo de pagamento igual ao acessado em: Menu Relatórios – Recibos – Recibos de Pagamento – Recibo de Pagamento utilizando a opção listar em formato razão igual a Não.
3 – Recibo de pagamento(Razão): Enviará o recibo de pagamento igual ao acessado em: Menu Relatórios – Recibos – Recibos de Pagamento – Recibo de Pagamento utilizando a opção listar em formato razão igual a Sim.
4 – Relatório de Rendimentos: Enviará o Comprovante de Rendimentos igual ao acessado em: Menu Relatórios – Arquivos >> IRRF – Comprovante de Rendimentos. Os demais campos em tela serão utilizados para filtros conforme a necessidade da empresa.
5 - Aviso de Férias: envia o aviso de férias.
6 - Recibo de Férias: envia o recibo de férias.