Conferência de Documentos Fiscais Eletrônicos - ( DF-e e MD-e)
- Samara Lazzarotto
1.OBJETIVO
Este material tem como objetivo detalhar as configurações necessárias para utilizar a rotina de Conferência DF-e, abrangendo desde a configuração inicial, a busca de documentos, até o processo de download dos XML.
2.CONFIGURAÇÃO INICIAL
2.1-Plugin
Antes de executar a rotina de conferência, é fundamental que o plugin DFEPORTALVIASOFT esteja ativo no sistema. Isso permitirá que o sistema faça a busca de documentos no novo portal de notas e não mais diretamente do portal da receita.
2.2 Configuração do Certificado Digital
Além disso, o estabelecimento precisa ter um certificado digital do tipo PFX configurado no sistema para que a busca e a importação de documentos sejam feitas corretamente. Para isso, é necessário configurar o certificado digital no módulo Viasoft Gerente (VIASOFTX) no seguinte “Menu: Cadastros > Certificados Digitais.”
Se o certificado já estiver configurado, certifique-se de que está correto e válido.
Observação: Não é necessário instalar o certificado diretamente na máquina local, pois o sistema permite o uso do arquivo PFX. Contudo, na primeira consulta com o certificado é obrigatório selecionar a opção 'Enviar Certificado p/ Portal Doc', para o certificado ser incluído no portal de notas, e assim possibilitar a consulta de notas fiscais no portal da Receita.
Atenção: Após enviar o certificado pela primeira vez, aguarde alguns minutos antes de executar a busca da DF-e, para que o portal de notas carregue todos os documentos disponíveis. Esse procedimento é necessário apenas no primeiro envio do certificado, nos meses seguintes, a espera não será necessária.
2.3 Configurações de Importação
Antes de realizar a importação de documentos, o usuário deve configurar as opções de importação de NF-e e CT-e. Para isso, basta acessar o seguinte menu no módulo Fiscal da Viasoft, “Menu: Cadastros Específicos > Importação > Importação NF-e (Entradas) > Configuração Para Importação”.
Ao acessar o referido menu, deverão ser alimentados os seguintes campos para serem considerados no processo de importação dos documentos:
Código: Código da configuração.
Descrição: Informe uma descrição para identificar essa configuração.
Importar Duplicatas (Movimentação Financeira): Campo onde será definido se deseja ou não importar as duplicatas da movimentação financeira.
Data de Entrada a Considerar: Campo onde será definido a data a ser considerada na importação, com as seguintes opções:
Igual à Emissão: Considera a data da emissão da NF-e.
Dia da Importação: Considera a data da máquina no momento da importação.
Comparação de Mercadorias por Prioridade: Campo onde será definidos as prioridades de 1 a 4 para a comparação de mercadorias, onde 1 é a maior prioridade. As opções de comparação são:
Descrição + NCM
Descrição
NCM
Código
Caso alguma prioridade não seja informada, ela será ignorada na comparação.
Cadastrar Mercadoria Automaticamente: Se configurado como SIM, o sistema fará o cadastro automático de mercadorias que não forem encontradas no sistema. Se configurado como NÃO, a nota será importada sem vinculação de mercadoria.
Configuração de Contas Padrão: Informa forma de cadastro da configuração de contas para valores.
Somente Operação: Vincula a configuração de contas conforme a operação fiscal da mercadoria.
Em Branco: Não atribui configuração de contas.
Todas: Aplica uma configuração de contas padrão a todas as mercadorias importadas.
3.CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS
Após efetuar as configurações necessárias para a execução da rotina, o usuário deverá acessar o menu “Menu: Processos>> Conferência DF-e” para executar o processo de conferência dos documentos fiscais.
Ao acessar o referido menu, será apresentado o campo de período, onde a referência mês/ano são gerados automaticamente conforme o mês e ano da máquina.
No campo “Listar Documentos” o usuário poderá informar qual status do documento deseja visualizar, as opção serão:
Todos- Quando informado serão retornados todos os documentos localizados no portal;
Inconsistentes- Quando informado serão retornados todos os documentos localizados no portal;
Consistentes-Serão listados apenas os documentos com status de consistentes;
No campo “Configuração Importação” o usuário deverá informar a configuração de importação cadastrada para considerar no processo de importação dos documentos. Essa configuração só será habilitada quando a consulta for individual por estabelecimento.
3.1-Execução do processo
Para iniciar a busca e validação dos documentos fiscais, clique no botão "Executar", localizado no canto superior da tela de Conferência DF-e. Neste botão, também é possível realizar a busca e a validação individual, para isso basta clicar sobre a seta virada para baixo e selecionar a opção desejada.
Após clicar no botão de execução, o sistema buscará os documentos pelo NSU no novo portal de notas, listando todos os documentos disponíveis para importação na aba 'Documentos'.
OBSERVAÇÃO: Para usuários que não realizaram consultas ao Webservice da Receita nos últimos 60 dias, as notas começarão a ser salvas e os NSUs gerados a partir da data de reativação da rotina, não considerando documentos anteriores a essa data. Essa limitação ocorre devido a uma validação da Receita Federal na geração do NSU, que é criado apenas a partir do primeiro acesso ao Webservice e permanece ativo por 60 dias. Como não houve consultas ao Webservice de notas nos últimos 60 dias, a geração do NSU (Identificador Único da nota no portal) foi suspensa, e não haverá geração de NSU retroativo, conforme as regras estabelecidas pela Receita na Nota Técnica NT2014_002 (Item 3.4).
Essa restrição aplica-se apenas a quem não fez consultas nos últimos 60 dias. Para aqueles que utilizam regularmente o Webservice, as notas serão retornadas normalmente, sem a limitação pela data de reativação
3.2-Importação do XML
No grid da aba "Documentos" oferece a opção “Selecionar Documentos para Importação”. Ao marcar essa opção e clicar no botão “Importar”, todos os documentos selecionados serão importados para o sistema respeitando as regras de CFOP, CST e outras configurações definidas na configuração da importação.
Importação de NF-e: Será feita a comparação de mercadorias com base nas prioridades configuradas.
Importação de CT-e: Será utilizada a mercadoria padrão configurada para o CT-e.
Campo será habilitado para seleção apenas para as notas fiscais que estiverem com o status "Documento não localizado no fiscal".
Observação: Caso algum documento não tenha XML disponível no portal, o seguinte log será gerado:
"Não foi possível importar o documento, pois não existe XML para este documento. Verifique as configurações de Ciência da Operação e download do XML no Viasoft Gerente, Menu Cadastros >> Certificados Digitais".
Na aba "Log" será exibido o histórico de consultas por NSU, incluindo o histórico das notas que foram baixadas do portal da receita para o portal de notas, como também as seguintes verificações durante a busca:
"O estabelecimento não possui certificado digital configurado. Configure através do Viasoft Gerente, Menu Cadastros >> Certificados Digitais": Esta mensagem será exibida quando o certificado digital não estiver configurado.
"Não foi possível comunicar com o portal de Documentos. Entre em contato com o suporte": Esta mensagem aparecerá em caso de falha de conexão ou indisponibilidade do portal.
4.OBSERVAÇÕES
Ordem Cronológica: A busca de documentos deve seguir a ordem cronológica crescente dos meses, pois algumas notas podem ser emitidas em um mês, mas registradas em meses posteriores.
Fiscal On Line: Se o estabelecimento utilizar o Fiscal On Line, o cadastro de mercadorias e pessoas será desabilitado, e as regras atuais do sistema serão respeitadas.
Para escritórios contábeis, a rotina funcionará apenas quando for utilizado o certificado digital do próprio cliente. Nos casos em que o certificado do escritório permite a concessão para download de documentos de terceiros, a rotina ainda não atende a essa funcionalidade.
IMPORTANTE: Tanto a rotina com plugin quanto sem plugin requerem que o certificado utilizado para consulta seja exclusivo de um único local. Isso significa que, se o certificado estiver sendo usado simultaneamente por qualquer robô de download automático de xmls que concorra com o portal de notas, os documentos não serão baixados.