Explorando a rotina

Para ter acesso ao menu de conciliação, basta acessar o Menu: Consulta » Conciliação Contábil.

Filtros:

Na rotina de conciliação, nós temos alguns filtros que facilitam ao usuário o retorno das informações. Orienta-se que se trabalhe com filtros a fim de listar informações menores na tela, pois, em caso de listar informações de um período muito grande, ou de vários estabelecimentos, em bases de dados que tenham uma movimentação bastante grande, a rotina poderá se tornar demasiadamente demorada. Então, a orientação é que se trabalhe períodos curtos, em conciliações pontuais para ter uma melhor performance da rotina.

Estabelecimentos

O primeiro filtro é o filtro de estabelecimentos, será informado qual o estabelecimento da contabilidade que se deseja conciliar. Então, se a empresa trabalhar com uma contabilidade centralizada, deverá ser informando sempre a o estabelecimento contábil matriz, que é onde, geralmente, se trabalha com a contabilidade centralizada. Nos casos onde a empresa trabalhar com contabilidade aberta, ou seja, descentralizada, é possível estar conciliando todas as filhadas de uma única vez, ou então duas ou três filhais, ao mesmo tempo, ou até mesmo estar conciliando uma única filhada por vez.

Data Inicial/Data Final

Abaixo, nós temos, então, as datas inicial e final, para que eu possa determinar qual período se deseja conciliar. É muito importante destacar aqui que para uma correta verificação de saldos, principalmente do saldo inicial, se orienta sempre buscar como data inicial o primeiro dia do mês. Por quê? Como é sabido, no contábil, os controles de saldo são mensais. Então, o saldo inicial do mês sempre vai ser o saldo final do mês anterior. Ou seja, se eu trabalhar com datas distintas, por exemplo, essa informação não será carregada da forma correta. Então, para que o saldo inicial liste correto, orienta-se que se trabalha sempre a partir do dia primeiro. E a data final, deve ser a data deseja conciliar. Reiteramos que se trabalhe com períodos de no máximo de 30 dias, para que a melhor performance da rotina seja aplicada.

Listar Documentos

Ao lado, temos a opção de listar documentos, onde é possível escolher se será carregado em tela para a conciliação somente o que está inconsistente, pois o que está consistente entende-se que já está correto, ou, se irá trazer tudo e fazer a verificação visual em tela.

Tipo Conciliação

Depois, temos os tipos de conciliação. Atualmente, são esses tipos de conciliação que a rotina hoje oferece:

Portador: é a conciliação para o disponível da contabilidade, ou seja, a conta caixa, as contas de banco, as contas de aplicações financeiras, por exemplo, e que, no sistema agro, tratado como portador.
Clientes e Fornecedores: em linha gerais, seriam as conciliações de duplicados a receber e duplicadas apagar.
Cheques emitidos e Cheques recebidos: que também, em linha gerais, seriam, então, as conciliações das duplicadas, que foram quitadas por um cheque, ou que foram convertidas em um cheque.
Adiantamentos de ativo: para os adiantamentos realizados a fornecedores, e que se deseja fazer esse acompanhamento.
Adiantamentos de passivo: para os adiantamentos que clientes realizaram para a empresa.
Conciliação de estoque: para se verificar o estoque da empresa, com base no que foi descrito anteriormente, separando em estoque próprio, estoque próprio em poder de terceiro ou estoque de terceiro em meu poder.

Estabelecimento gerenciais

Na seqüência, temos o filtro de estabelecimento gerenciais. Aqui a idéia de fato é filtrar o estabelecimento do agro que se deseja conciliar. Por que existe isso se já tem um filtro de estabelecimento mais acima? Justamente para quem trabalha com a contabilidade centralizada. Então, quando eu trabalho com a contabilidade centralizada, o estabelecimento vai ser um único, mas dentro do sistema gerencial, cada filial é um estabelecimento separado. E aí, se o desejo é fazer essa conferência de uma forma mais detalhada, é possível estar filtrando, para conciliar somente a matriz, somente a filial, e assim, por diante. Na contabilidade, isso se desmembra através do centro de custo pai. Dentro do sistema agro, existe uma configuração onde se vincula qual centro de custo pai refere a cada estabelecimento. E aí, a partir do momento que é filtrado o estabelecimento do sistema agro, irá carregar as informações de acordo com o centro de custo pai. Ou seja, por mais que esteja considerando todo o estabelecimento matriz na contabilidade, utilizando o filtro de estabelecimento gerencial, vai se limitar a trazer a informação somente do centro de custo ao qual esses estabelecimentos se refere.

Analíticas

E por fim, o campo de analíticas. É possível estar buscando, de acordo com as analíticas para cada tipo de conciliação. Por exemplo, numa conciliação de portadores, é possível escolher somente a conta caixa para fazer a verificação somente dessa conta. Se não for informado nada nesse filtro, onde é possível informar inclusive várias contas, entende-se para considerar todos os portadores, todo o disponível. Neste caso, o sistema vai buscar as informações lá do sistema agro gerencial de todo o disponível, de todos os portadores, e vai trazer essa informação aqui para a tela para fazer essa conciliação.

Funcionamento:

A conciliação parte da idéia de verificar os valores do nível mais sintético para o mais analítico. O primeiro nível de conciliação é o de conta contábil, onde o sistema retorna as contas contábeis que ele identificou nos portadores, com o saldo inicial, a movimentação e o saldo final: o saldo inicial é considerado obviamente das tabelas de saldo, onde, para empresas que utilizam centro de custos e/ou contabilidade centralizada, os saldo são considerados das tabelas de centro de custo. Para contabilidade decentralizada, e/ou empresas que não trabalham com centro de custo, os saldos são considerados pela tabela de analíticas.

A movimentação de lançamentos que ocorreu no período informado e o saldo final é montado a partir do saldo inicial, ou seja, o saldo final sempre é montado a partir da informação composta pelo saldo inicial e a movimentação que foram listados.

O mesmo acontece nas colunas do módulo gerencial, onde são listados o saldo inicial, a movimentação e o saldo final. Com estas informações, o sistema realiza a comparação de cada coluna, descrevendo na coluna situação se está consistente, ou se não está consistente, e sendo inconsistente, qual é a diferença, inclusive, pintando de vermelho o campo que está com a inconsistência. Identificada a conta contábil que tem uma inconsistência, é possível realizar o detalhamento em cada passo, para identificar onde está essa diferença.

O segundo nível de detalhamento é o de estabelecimento. Essa etapa somente é habilitada quando a contabilidade é centralizada. Quando a contabilidade é decentralizada, somente é habilitada se o filtro de estabelecimento possuir mais de um estabelecimento. Selecionando então a conta contábil onde foi identificada a divergência, é possível verificar em qual estabelecimento ou em quais estabelecimentos ocorre essa divergência.

Encontrado os estabelecimentos com divergência, então é possível selecionar esse estabelecimento, e então habilita uma nova etapa mais analítica, que é a etapa que retorna as informações por data. São listadas dia a dia as informações de saldo inicial, movimentação e saldo final, a partir da data inicial e Final que foram informados no filtro. Novamente, cabe-se comentar que o saldo inicial do dia primeiro é montado a partir da tabela de saldos e dos demais dias é o saldo final do dia anterior, montado sempre pela saldo inicial, mais a movimentação.

Verificado, então, o dia com a diferença, é possível acessar a quarta etapa, mais analítica do processo, que é a etapa dos lançamentos. Aqui, basicamente, há um cruzamento entre os lançamentos daquele dia, daquele estabelecimento e daquela conta contábil entre a contabilidade e o sistema gerencial. São demonstrados o valor específico do lançamento, se ele é a débito, ou a crédito, o número do lançamento e o histórico. Para fazer esse cruzamento, se dá através do código do ID origem. Assim, o sistema faz o cruzamento dos lançamentos da contabilidade e do financeiro que possui um mesmo ID origem, que é a chave de ligação entre o lançamento na contabilidade e o lançamento no sistema gerencial.

Caso o identifique que o lançamento possui uma divergência e esse lançamento for um lançamento composto, ou seja, sendo um lançamento de multi-sequências, é possível então abrir um quinto nível de tratamento, que é o detalhe do lançamento, ou seja, a abertura de cada perna do lançamento, onde é possível verificar, então, no seu nível mais micro, mais detalhado, quais foram as seqüências que compuseram aquele lançamento, novamente cruzando gerencial com a contabilidade e identificando onde consta essa diferença, qual é a situação que gerou essa diferença de lançamentos. E a partir daí, cabe ao usuário realizar os ajustes necessários para que aquele lançamento fique condizente e conseqüentemente as informações a nível de saldo também fiquem condizentes.

Uma informação bastante importante é ser relembrada aqui: Os saldos são alimentados pelas tabelas de saldo, ou seja, no caso da contabilidade, o lançamento precisa estar consistido e processado, (Controle P), para que ele alimente a tabela de saldo. Sendo assim, nas três primeiras etapas, somente são considerados lançamentos que possuem o controle igual P. Porém, na tela de lançamentos, são listados lançamentos que estão com a situação em aberto ou com erro, justamente para que o usuário possa verificar se a diferença de saldo ou movimentação, é pelo fato, de haver lançamentos que ainda não foram consistidos, ou ainda não foram processados.